Na co je dobré myslet...

S provozováním a používáním jakéhokoliv informačního systému je potřeba myslet i na určité formality, které jsou s takovýmto provozem spojené. Především se jedná o vazbu na koncové zákazníky, pravidla při využívání Vašich služeb a legislativní požadavky kladené na ochranu dat a provoz webových aplikací. Tyto pravidla a formální náležitosti však překračují hranici internetu a měly by být zajištěny i v rámci standardních obchodních vztahů a vazeb.

Ochrana osobních údajů

Ochrana osobních údajů dnes patří k velmi aktuálním pojmům, především pak v oblasti webových stránek a aplikací. V rámci využívání rezervačního systému pracujete s osobními údaji svých zákazníků, kteří svou registrací do systému souhlasí s pravidly užívání Vašich služeb. Ať již pracujete s databází zákazníků v jakékoliv podobě (nemusí se jednat jen o online zpracování dat v rezervačním systému), vždy byste měli myslet na ochranu těchto zákaznických dat a naplnění formálních požadavků. Mezi hlavní požadavek tak patří registrace na Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Tato problematika je velmi přehledně zpracována a popsána na blogu systému SmartEmailing: Proč a jak se registrovat na ÚOOÚ? Jak se zaregistrovat na Úřadu pro ochranu osobních údajů

Kromě samotné registrace na výše zmíněném úřadu, byste měli svým zákazníkům poskytovat také informace, jak se s osobními údaji zachází a jak jsou, v rámci vztahu se zákazníky a poskytování služeb, využívány. Tyto informace by měly být dostupné na provozovně či webových stránkách, bez ohledu na využívání rezervačního systému. Ať již informace o svých zákaznících uchováváte jakkoliv či používáte jakýkoliv systém, vždy je třeba myslet na formální náležitosti nakládání s těmito daty.

Pravidla užívání služeb

Každý zákazník, který se registruje nebo rezervuje na Vaší rezervační stránce, souhlasí potvrzením rezervace resp. registrace s "pravidly a podmínkami poskytovatele rezervovaných služeb a zpracováním svých údajů dle zásad ochrany osobních údajů". Tato pravidla a podmínky obecně definují využívání Vámi nabízených služeb svým zákazníkům, a to bez ohledu na využívání rezervačního systému či jakékoliv jiné aplikace. V tomto kontextu je potřeba myslet také na zákazníky, kteří se sami neregistrují či nerezervují, ale jejich údaje jsou zpracovávány ručně, např. na základě telefonní komunikace, osobní objednávky, apod. I v tomto případě je však nutné myslet na způsob nakládání s osobními údaji, a to včetně souhlasu zákazníka s jejich využíváním!

Pravidla a podmínky poskytovatele služeb, stejně jako zásady zpracování osobních údajů by měly být dostupné na Vašich webových stránkách či na Vašich provozovnách.

Informujte své zákazníky

Pro úspěšné a efektivní provozování rezervačního systému je důležité, aby o něm Vaši zákazníci věděli. Proto nezapomeňte informovat své zákazníky, že jej používáte a jak jim usnadní využívání Vašich služeb. Uvidíte, že si na to hned zvyknou a Vy budete mít konečně dostatek času na svou práci!

Říct jim to můžete pomocí různých kanálů. Tím základním je samozřejmě přímo u Vás na pracovišti. Dalším kanálem je ale například Facebook, e-mail, SMS. A pokud máte vlastní webové stránky, požádejte svého správce stránky, a ten informaci o systému reenio napíše i tam. Na Facebook stačí pak do příspěvku zkopírovat tento vzor, přidat vhodný obrázek, který bude ilustrovat Vaše služby, a už můžete jen očekávat nové zákazníky. Jako první doporučujeme vložit samotný odkaz - Facebook si následně načte informaci o stránce a umožní na ni přímo odkázat. Pak stačí jen odkaz smazat, doplnit text a změnit ilustrační obrázek.

Vzor textu pro e-mail/newsletter:

Krásný den,
jako našeho věrného klienta Vás informujeme o změně v rezervacích. Nebojte, je to úplně jednoduché! Stále nám můžete zavolat, jako doposud, ale pro větší pohodlí a vyšší rychlost jsme pro Vás spustili interaktivní rezervační systém reenio.
Ten najdete na adrese http://... (zde doplníte odkaz na rezervační stránku, kterou zvolíte v nastavení systému).
Provést rezervaci je hračka. Jen si vyberete den a čas (případně konkrétní službum místo nebo pracovníka) a vyplníte údaje o sobě, a je to!
Uložte si naši stránku do oblíbených a budete mít naše služby stále po ruce.
Rádi Vám s tím v začátcích pomůžeme, pokud si nebudete vědět rady, ozvěte se nám.
Děkujeme a těšíme se na Vaše rezervace.
Vaše, jméno firmy.

Vzor textu pro příspěvek na Facebook: stáhněte si obrázek k příspěvku

Důležitá novinka. Změnili jsme pro Vás možnost rezervace! Stále nám můžete zavolat, jako doposud, ale pro Vaše větší pohodlí a vyšší rychlost jsme pro Vás spustili interaktivní rezervační systém @reenio.system. Ten najdete na http://... (zde doplníte odkaz na rezervační stránku, kterou sami zvolíte). Neváhejte a rezervujte s k nám on-line.

 

Jak řešit SPAM?

Rozesílání nevyžádaných e-mailů (obchodních sdělení) je dnes poměrně aktuální téma. S ohledem na velké množství takovýchto e-mailů se objevují technická řešení, která se snaží omezit anonymizované rozesílání nevyžádané pošty. Bohužel, tyto antispamové nástroje, filtry a nastavení mohou mít někdy za důsledek označení bezproblémových a očekávaných e-mailů jako SPAMu (vždy záleží na konkrétní konfiguraci poštovního serveru příjemce a způsobu, jakým s nevyžádanou poštou zachází).

Když tedy provozujete rezervační systém, ze kterého odesíláte (svým jménem/adresou) e-maily svým zákazníkům s potvrzením o rezervaci, upozorněním na rezervaci, atd., je dobré myslet i na to, že v některých případech mohou tyto e-maily končit ve SPAMu. Jedno z řešení, které může pomoci snížit riziko nedoručení informačních e-mailů je využití konfigurace SPF (Sender Policy Framework). Díky správnému nastavení své domény řeknete světu (poštovním serverům), že konkrétní poštovní servery mají právo odesílat e-mailové zprávy Vašim jménem tj. s Vaší adresou. Protože veškeré e-maily ze systému reenio odesíláme prostřednictvím profesionálního cloudového řešení, je potřeba nastavit, aby e-maily s Vaší adresou byly považovány za důvěryhodné, i když budou odeslány z našich serverů.

Co je potřeba nastavit

SPF se nastavuje v konfiguraci DNS Vaší domény, tj. domény, která odpovídá e-mailové adrese nastavené v systému. Protože se jedná o poměrně významný zásah (nesprávným nastavením můžete ovlivnit odesílání e-mailů s Vaší adresou), důrazně doporučujeme toto nastavení přenechat správci IT, který se Vám stará o domény!

V rámci nastavení SPF je potřeba vytvořit/upravit TXT záznam v DNS nastavení domény, a to tak, aby zahrnovalo doménu reenio.cz.
Zde je vzorová ukázka možné hodnoty TXT záznamu:

v=spf1 a mx include:_spf.google.com include:spf.smartemailing.cz include:reenio.cz ~all

Pokud Vás zajímá problematika SPF a chcete vědět, jak tento způsob ochrany funguje příp. jak jej správně nastavit, doporučujeme začít tímto článkem: Posíláte newslettery? Sbíráte hodnocení na Heurece? Nastavte si správně SPF záznamy!

Mimo zabezpečení a ověření domény ve formě SPF (Sender Policy Framework), což je poměrně snadné (vyžaduje pouze správné nastavení DNS záznamu) a zvládnete to sami (příp. s Vašim IT správcem), existují i další způsoby, jak doménu zabezpečit a certifikovat pro posílání Vašich ověřených e-mailových zpráv. Tyto další přístupy se schovávají pod zkratkami DKIM (DomainKeys Identified Mail) a DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) a jsou již technicky komplikovanější. Jak nastavit SPF, DKIM, DMARC?

Jedná se však již o pokročilejší techniku, která využívá šifrování a tedy i šifrovací klíč. Ten získáte od nás a následně si jej odpovídajícím způsobem nastavíte jako DNS záznam. Pokud máte některý z balíčků BUSINESS nebo PREMIUM, kontaktujte naši podporu, kde Vám informace pro nastavení DKIM a DMARC poskytneme. V případě balíčku FREE si musíte vystačit s technikou SPF popsanou výše.

 


SMS

Problematika rozesílání e-mailových zpráv a ochrany proti nevyžádané poště je velmi komplexní a stále se vyvíjející. Ne vždy tak budete moci mít jistotu, že e-maily dorazí ke všem adresátům přes všechny ochrany, filtry a bezpečnostní nastavení (obzvláště to platí tehdy, když adresáti maji e-mail provozovaný v rámci podnikových sítí a systémů). Také proto rezervační systém reenio nabízí i druhou formu přímé komunikace se zákazníky, a to pomocí SMS zpráv. Kombinací obou přístupů a využitím dvou komunikačních kanálů (e-mail a SMS) budete mít jistotu, že veškeré potřebné informace se dostanou až k Vašemu zákazníkovi!