rezervační systém pro
vaše podnikání

Nenechte zákazníky vytvářet rezervace online, ale rozhodněte sami, kterou rezervaci schválíte – to je užitečné všude tam, kde je potřeba žádost o rezervaci nejdřív posoudit, než zákazníkovi termín skutečně přiřadíte.

Funkce schvalování rezervací mění standardní proces tak, že rezervace vytvořená zákazníkem nevznikne rovnou jako schválená, ale nejprve čeká na vaše schválení v administraci. Zákazník po vytvoření rezervace dostane informaci, že jeho rezervace čeká na schválení, a definitivní potvrzení (případně i výzvu k online platbě) obdrží až ve chvíli, kdy rezervaci sami schválíte, nebo naopak zamítnete.

Toto se hodí všude tam, kde chcete mít nad obsazením termínů plnou kontrolu – například u individuálních konzultací, kde si potřebujete nejdřív ověřit vhodnost termínu, u služeb vyžadujících zařízení návazných potřeb, nebo tam, kde chcete zamezit náhodným či nevhodným rezervacím.

Chcete vědět, jak jsou vaši zákazníci spokojení – stačí jim po skončení termínu poslat žádost o hodnocení. Rezervační systém s tímto umí pomoci a může automatizovaně zasílat, ukládat a zpracovávat hodnotící dotazníky od zákazníků.

Sběr zpětné vazby funguje s využitím kombinace dvou funkcí – hodnotícího formuláře a vlastních zpráv. Hodnotící formulář definuje vlastní otázky různého typu, na které chcete získat odpovědi, a pak také hodncoení pomocí hvězdiček. Tento formulář je pak možné spojit s vlastní zprávou, která zajistí odeslání zákazníkovi dle definovaných pravidel a na základě konkrétní události.

Rezervace v systému reenio můžete propojit přímo s podporovanými chytrými zámky a automaticky tak řídit přístup zákazníků.

Jsou podporovány zámky Igloohome (možný i offline provoz díky technologii algoPIN), Nuki a systém Unifi Access od Ubiquiti. Každý z nich má svá specifika a je ideálním řešením pro různé typy provozu a scénářů fungování.

• Igloohome

  Nejen online provoz pomocí internetové brány, ale také standardně offline režim pomocí algoritmu algoPIN.

• Nuki

  Známá a ověřená značka chytrých zámků s online cloudovým řešením.

• Unifi Access

  Profesionální řešení pro náročné provozy umožňující plnohodnotné řízení přůstupů a napojení např. na kamerový systém.

Celý proces může fungovat podle konkrétního nastavení, ale typicky se např. 1 hodinu před konáním rezervace, která musí být uhrazená, automaticky vygeneruje a zákazníkovi zašle PIN kód platný jen pro něj a po dobu jeho rezervace. U Igloohome existuje možnost, že zámek nemusí být připojen k internetu a přesto zákazník obdrží unikátní PIN kód. Nicméně online propojení nabízí větší flexibilitu a kontrolu nad přístupy.

Pro využívání této integrace potřebujete mít v administraci aktivní funkci REENIO Connect a možnost používat Vlastní zprávy, přes které probíhá samotná automatizace. Unikátní PIN kód je pak zákazníkovi zasílán pomocí e-mailové zprávy nebo SMS.

Rezervační systém reenio je provozován primárně v cloudu Microsoft Azure, jednom z nejrozšířenějších a nejdůkladněji prověřených cloudových řešení na světě. Provoz v cloudu znamená, že se nemusíte starat o vlastní servery, jejich údržbu ani zálohování dat – o infrastrukturu, dostupnost a bezpečnost se stará Microsoft, který do výkonu, zabezpečení a certifikací platformy Azure dlouhodobě investuje. Některé vybrané služby jsou provozovány také na platformě Amazon Web Services (AWS).

Platforma Microsoft Azure byla jako první cloudové řešení v ČR prověřeno a zapsáno do katalogu cloud computingu eGovernmentu s nejvyšší dosažitelnou bezpečnostní úrovní BÚ3. Provoz v takto prověřeném prostředí přináší vyšší odolnost proti útokům či výpadkům, moderní zabezpečení dat i průběžné bezpečnostní aktualizace již na úrovni platformy jako takové.

Díky cloudovému provozu je rezervační systém dostupný odkudkoli s připojením k internetu a dokáže pružně reagovat na rostoucí nároky – ať už jde o počet zákazníků, rezervací nebo objem dat.

Dostaňte data o rezervacích a zákaznících snadno mimo systém reenio a můžete s nimi dále pracovat v Excelu, pomocí AI nebo je využít pro import do dalších systémů, např. pro emailový marketing.

Přehledy rezervací i zákazníků lze kdykoliv snadno exportovat do Excelu, a to i s daty z vlastních rezervačních a registračních formulářů.

Kromě jednoduchého exportu dat lze rezervační systém propojit s dalšími systémy i pomocí API nebo webhooků, a předávat tak data programově a v reálném čase, stejně jako s nimi pracovat na úrovni jejich datové struktury.

Doručte zákazníkovi důležité informace přímo do jeho mobilu, a to i v případech, kdy e-mailová zpráva z různých důvodů nestačí – potvrzení rezervace, upomínka před termínem nebo instrukce k využití služeb.

SMS zprávy jsou v systému dostupné jak v podobě systémových notifikací, tak jako vlastní zprávy s libovolným textem. Ty pak mohou být automatické, kdy se odesílají v souvislosti s nějakou událostí, nebo odeslané ručně přímo z detailu konrétního zákazníka či hromadně pro více zákazníků najednou. SMS zprávy jsou omezeny svou délkou a možnostmi sdělení, nicméně i tak hrají důležitou roli při informování zákazníků.

Zajímavou možností je využítí SMS zpráv pro další funkcionality. Ať už jde o ověření telefonního čísla zákazníka při registraci či vytváření nové rezervace nebo jako technický komunikační kanál – pro ovládání zařízení pomocí předem definovaného textu SMS zprávy, např. spuštění topení v sauně před začátkem rezervace.

Typ termínu Poukaz na rozdíl od ostatních typů termínů nenutí zákazníka vybrat si konkrétní datum a čas využití rezervovaných služeb. Rezervace mu jen řekne, v jakém období může službu využít. Právě proto se tento typ termínu nehodí pro služby omezené kapacitou nebo konkrétním časem – neumožňuje totiž nastavit celkovou kapacitu, protože předem není jasné, kdy přesně zákazník svou rezervaci využije.

Tento typ termínu resp. rezervací je vhodný všude tam, kde chcete prodávat své služby (typicky ve formě vstupenek) a zároveň není příliš důležité, kdy zákazníci dorazí či jaká je omezující kapacita. Mezi typické využití tak patří různé výstavy, zoologické zahrady, pamětihodnosti nebo různé formy přístupů.

Nabídněte zákazníkům rezervaci na několik po sobě jdoucích dní najednou – ideální pro pronájmy a ubytování, kde se počítá spíš v nocích nebo dnech než v hodinách.

Tento typ termínu umožňuje zákazníkovi rezervovat jeden nebo víc po sobě jdoucích dní. Definice termínů v tomto případě na sebe navazuje (podle zdrojů) a systém umí automaticky takovéto termíny propojit. To umožňuje snadno nastavit např. rozdílnou cenu pro různé dny – typicky vyšší cenu za víkendové ubytování oproti všedním dnům. V kombinaci s podmíněnou cenou tak může být cenotvorba v rámci tohoto typu termínu velmi flexibilní.

Hodí se především pro ubytování a pronájmy prostor, ale využijete ho i u nejrůznějších půjčoven – aut, karavanů, elektrokol nebo jiného vybavení, kde se cena i dostupnost počítají na úrovni dnů či nocí. Díky nastavení minimální a maximální délky rezervace snadno nabídnete týdenní nebo víkendový pronájem.

Rezervace v systému reenio nemusí znamenat jen zamluvený termín v kalendáři, ale také vstupenku. Jde jen o jiný pohled na to, co zákazníkům nabízíte, co si kupují a jak pak vše probíhá.

Každá rezervace v sobě nese vše, co byste čekali od vstupenky – jedinečný kód, QR kód pro rychlé odbavení a informaci o čase a o tom, na co přesně lze využít. Z tohoto pohledu je prodej vstupenek základním modelem využití rezervačního systému. Vstupenka se často chápe jako nějaký dokument, který např. odpovídá vizuálu akce a obsahuje také doplňující informace. To vše je možné zajistit i v systému reenio, kdy je možné si vytvořit vlastní vzhled potvrzení rezervace = vzhled a obsah vstupenky.

Vstupenku zákazník dostane obratem po zaplacení e-mailem, může si ji uložit do Apple nebo Google peněženky a u vstupu ji jednoduše naskenujete mobilní aplikací. Pokud chcete prodávat vstupenky na akce, není to tedy nic víc než rezervace s online platbou a vlastním vzhledem potvrzení.

Pořádáte akce přístupné pouze online? Prodávejte vstup na webináře, online kurzy nebo jiné akce probíhající čistě online a mějte pod kontrolou, kdo se k tomuto obsahu skutečně dostane.

Doplněk termínu typu Celý jeden termín nebo Poukaz umožňuje efektivně vytvořit rezervaci či prodat vstupenku na akci, která neprobíhá fyzicky, ale formou online přenosu nebo komunikace – typicky webinář, online workshop, koncert, divadelní představení, schůzku či online výuku.

Podporovány jsou platformy jako Youtube, Zoom či Vimeo, které je možné integrovat skrz rezervační stránku do zabezpečeného přehrávače. Tato ochrana obsahu funguje tak, že zákazník k online termínu přistupuje přes svůj rezervační kód. Kód rezervace je využitelný po celou dobu trvání termínu a případně lze nastavit i prodloužení. Důležité je, že online obsah je přístupný pouze s odpovídajícím omezením a pomocí integrace do rezervační stránky, nikoliv na samotné online platformě.

Nabídněte zákazníkům rezervaci přímo tam, kde nabídku termínů očekávají – ať už na vlastní webové adrese, nebo přímo vloženou do vašich stávajících webových stránek. V obou případech v podobě, která je vhodná pro počítače, tablety i mobily.

Rezervační stránka systému reenio je hlavní místo, kde zákazníci vybírají a rezervují vaše služby. Její webová adresa je otázkou vašeho nastavení a může být v podobě např. vasefirma.reenio.cz nebo ji můžete nastavit přímo jako web s vaší vlastní doménou. Stránka je responzivní a přizpůsobí se zobrazení na různých zařízeních bez ztráty obsahu či funkčnosti, a podporuje i více jazykových verzí, pokud oslovujete zákazníky z různých zemí.

Kromě samostatné adresy lze rezervační stránku vložit i přímo do vašeho existujícího webu pomocí jednoduchého kódu, takže návštěvník celý proces rezervace absolvuje v rámci vaši vlastní webové prezentace. Vložit lze buď celou nabídku, nebo jen konkrétní termín či službu, případně schovat nepotřebné prvky, aby vzhled co nejlépe zapadl do vašeho webu.

Obsah, vzhled a funkčnost rezervační stránky lze do určité míry přizpůsobit - od volby základního rozložení, barevného schématu, obsahových informací až po způsob zobrazení nabídky a zákaznické cesty chování zákazníka.

Zjistěte o zákaznících vše potřebné už při rezervaci – rozšiřte standardní formulář o vlastní pole a přizpůsobte formulář konkrétnímu termínu i typu služby.

Vlastní rezervační formuláře umožňují doplnit standardní rezervační formulář (jméno, e-mail, telefon) o libovolná další pole podle potřeb vašeho podnikání – od zaškrtávacích políček přes výběr z možností, zadávání textu až po nahrání souboru (např. fotka zákazníka nebo scan potvrzení). Možné je i zadávání specializovaných údajů, kdy se systém postará o kontrolu jejich správného formátu.

Jednotlivá vlastní pole je možné vyžadovat jako povinná nebo je zobrazovat až na základě rezervované kapacity či dříve vybrané hodnoty. Speciální skupinu pak tvoří formulářová pole, která ovlivňují cenu rezervace - typicky je tak snadné řešit např. příplatek za zapůjčení vybavení, slevu pro členy nebo úpravu ceny při nadstandardnímu rozsahu poskytnuté služby.

Formulář lze přiřadit jednotlivému termínu, nebo nastavit globálně tak, aby platil automaticky pro všechny termíny na rezervační stránce. Práce s vlastními formuláři je tedy velmi jednoduchá a zároveň nabízí velmi široké možnosti využití.

Data zadaná v rámci vlastního rezervačního formuláře se ukládají jako součást konkrétní rezervace a lze je také zahrnout do exportu do Excelu a dále s nimi dle potřeby pracovat.