rezervační systém pro
vaše podnikání

Nabídněte zákazníkům rezervaci na několik po sobě jdoucích dní najednou – ideální pro pronájmy a ubytování, kde se počítá spíš v nocích nebo dnech než v hodinách.

Tento typ termínu umožňuje zákazníkovi rezervovat jeden nebo víc po sobě jdoucích dní. Definice termínů v tomto případě na sebe navazuje (podle zdrojů) a systém umí automaticky takovéto termíny propojit. To umožňuje snadno nastavit např. rozdílnou cenu pro různé dny – typicky vyšší cenu za víkendové ubytování oproti všedním dnům. V kombinaci s podmíněnou cenou tak může být cenotvorba v rámci tohoto typu termínu velmi flexibilní.

Hodí se především pro ubytování a pronájmy prostor, ale využijete ho i u nejrůznějších půjčoven – aut, karavanů, elektrokol nebo jiného vybavení, kde se cena i dostupnost počítají na úrovni dnů či nocí. Díky nastavení minimální a maximální délky rezervace snadno nabídnete týdenní nebo víkendový pronájem.

Provozujte rezervační systém v souladu s aktuální legislativou, aniž byste museli sami sledovat každou změnu v této oblasti – průběžně doplňujeme funkce, které vám plnění povinností usnadní. Samozřejmě rezervační systém je v tomto ohledu jen nástroj, legislativní požadavky a procesy vždy musí vycházet z reality vašeho podnikání i mimo svět internetu.

Například v rámci GDPR umožňuje systém reenio nastavit automatické mazání osobních údajů po uplynutí zvolené doby nebo eviduje žádosti zákazníků o výmaz osobních údajů. Dále můžete definovat vlastní souhlasy, které přesahují definovaný oprávněný zájem a na jejich základě pak např. zasílat marketingová sdělení jen těm zákazníkům, kteří k tomuto dali přímý souhlas.

V reakci na průběžné změny legislativy a novelizace zákonů se tak v systému reenio objevily nové funkce usnadňující naplnění tzv. tlačítkového zákona, požadavku na snadné odstoupení od smlouvy nebo možnost nahlášení závadného obsahu na rezervační stránce.

Vyřešte také platby přijaté osobně na místě – označte rezervaci jako uhrazenou, vygenerujte účetní doklad a vytiskněte ho rovnou na pokladní (POS) tiskárně, nebo rovnou přijměte platbu kartou přes připojený platební terminál.

Funkce pokladna umožňuje označit rezervaci jako uhrazenou přímo v administraci, i když platba proběhla mimo online platební bránu, například v hotovosti na recepci. K takto přijaté platbě pak systém umí vystavit i odpovídající účetní doklad, který respektuje nastavenou číselnou řadu atd.

Pro platby kartou lze navíc systém propojit s platebním terminálem (SumUp, Genius, Comgate), díky čemuž se přímo tlačítkem v detailu rezervace pošle platební požadavek na terminál a po úspěšné platbě systém rezervaci automaticky označí jako uhrazenou, vytvoří platbu i doklad a zákazníkovi odešle potvrzení e-mailem, stejně jako u platby přes online bránu.

Mobilní aplikace reenio (Android a iOS) slouží především k jednoduchému a rychlému online odbavování jednotlivých rezervací a vstupenek přímo na místě. Mimo to obsahuje také přehledový kalendář s rezervacemi a seznamem zákazníků, takže rezervaci lze dohledat i bez znalosti konkrétního kódu.

Aplikace je tedy určena pro správce příp. další uživatele (např. brigádníci, obsluha, recepční), kteří potřebují mít přístup k datům a informacím rychle a operativně. S tímto se i počítá v tom, že pro přihlášení do aplikace nemusí mít uživatel přístup do plné administrace systému, ale pro přihlášení lze využít speciální autorizační QR kód.

Kód rezervace se primárně skenuje v podobě QR kódu pomocí fotoaparátu mobilního zařízení, ale lze jej zadat i ručně nebo dohledat. Při větším počtu návštěvníků je vhodné si pořídit mobilní zařízení s hardwarovou laserovou čtečkou kódů – čtení je výrazně rychlejší a spolehlivější. Ve spojení s režimem automatického odbavení, kdy se kód, pokud je s rezervací/vstupenkou vše v pořádku, po naskenování po chvíli sám označí jako odbavený, je to velmi rychlý pomocník.

Aplikace umí odbavit i jednotlivá místa v rámci jedné rezervace (např. konkrétní sedadla), a kromě rezervací zvládá i uplatnění poukazů či permanentek naskenováním jejich kódu.

Zjistěte o zákaznících vše potřebné už při rezervaci – rozšiřte standardní formulář o vlastní pole a přizpůsobte formulář konkrétnímu termínu i typu služby.

Vlastní rezervační formuláře umožňují doplnit standardní rezervační formulář (jméno, e-mail, telefon) o libovolná další pole podle potřeb vašeho podnikání – od zaškrtávacích políček přes výběr z možností, zadávání textu až po nahrání souboru (např. fotka zákazníka nebo scan potvrzení). Možné je i zadávání specializovaných údajů, kdy se systém postará o kontrolu jejich správného formátu.

Jednotlivá vlastní pole je možné vyžadovat jako povinná nebo je zobrazovat až na základě rezervované kapacity či dříve vybrané hodnoty. Speciální skupinu pak tvoří formulářová pole, která ovlivňují cenu rezervace - typicky je tak snadné řešit např. příplatek za zapůjčení vybavení, slevu pro členy nebo úpravu ceny při nadstandardním rozsahu poskytnuté služby.

Formulář lze přiřadit jednotlivému termínu, nebo nastavit globálně tak, aby platil automaticky pro všechny termíny na rezervační stránce. Práce s vlastními formuláři je tedy velmi jednoduchá a zároveň nabízí velmi široké možnosti využití.

Data zadaná v rámci vlastního rezervačního formuláře se ukládají jako součást konkrétní rezervace a lze je také zahrnout do exportu do Excelu a dále s nimi dle potřeby pracovat.

Nastavte ceny zákazníkům přesně podle své nabídky – různé kategorie zákazníků, zvýhodnění za delší rezervaci nebo včasně provedenou rezervaci, slevové kupóny i kombinace všeho dohromady.

Cena rezervace v systému reenio nemusí být jen jedno pevné číslo – systém poskytuje nástroje, jak nabídku ocenit chytře a přesně podle toho, jak vaše podnikání funguje. Můžete nastavit různé cenové kategorie, například vstupné pro jednotlivce či rodinu, které se pak dle volby zákazníka zohlední automaticky v jeho rezervaci.

Cenu navíc můžete přizpůsobit i konkrétním okolnostem rezervace – zvýhodníte třeba zákazníky, kteří si termín zamluví s dostatečným předstihem, nebo naopak nastavíte jinou sazbu pro delší pobyt či pronájem. Díky vlastnímu rezervačnímu formuláři pak snadno nabídnete příplatkové služby nebo slevu pro vybranou skupinu zákazníků.

Pro marketingové kampaně i řízený přístup k vybraným termínům se hodí slevové kupóny s vlastním nastavením platnosti a počtu použití – ať už jde o jednorázovou akci, věrnostní slevu, nebo uzavřenou skupinu, pro kterou termín otevřete jen při použití odpovídajícího kódu.

Síla cenotvorby pak spočívá v tom, že všechny tyto nástroje lze libovolně kombinovat a použít současně. Výsledná cena vždy odpovídá přesně tomu, jak chcete své služby nabízet a co si zákazník sám zvolí.

Nabídněte věrným zákazníkům výhodnější a pohodlnější způsob platby za opakované návštěvy – permanentku na určitý počet vstupů či v určité hodnotě nebo dobíjecí zákaznický kredit.

Systém reenio nabízí několik způsobů, jak zákazníkům umožnit platit za rezervace na základě dříve předplacené hodnoty místo jednotlivých přímých plateb.

Permanentky fungují jako speciální typ poukazu s nastaveným počtem vstupů nebo s postupně čerpanou částkou (kreditová permanentka). Aplikace kódu permanentky pak odpovídajícím způsobem upraví cenu rezervace, a to odečtením definované částky nebo slevou klidně 100%. Tyto kódy nemusí být vázané na konkrétní registrovaný účet zákazníka, takže se dají snadno a flexibilně používat. Lze je také omezit na konkrétní termíny, takže jasně určíte, na které nabízené aktivity permanentku použít lze, a na které nikoliv.

Zákaznický kredit naproti tomu funguje jako virtuální peněženka napojená na registrovaný a přihlášený zákaznický účet. Zákazník si kredit může sám dobít online přes platební bránu (i s případným bonusem), nebo mu jej dobijete ručně v administraci, například při platbě na recepci v hotovosti. Kreditová peněženka může mít z principu také nastavenu expiraci.

Obě řešení lze efektivně využívat ve spojení s online platbami, kdy celý proces pořízení permanentky či kreditů může být plně automatizovaný. Možností jsou široké a je vždy na konkrétním nastavení a promyšlení fungování, jak a podle jakých pravidel budou tyto prozákaznické nástroje fungovat v konkrétním typu podnikání.

Rozdělte práci v administraci mezi celý tým a přitom mějte pod kontrolou, kdo co může vidět, upravovat a nastavovat – od plného přístupu správce až po pouhé nahlížení do rezervací.

Do administrace rezervačního systému reenio může mít přístup libovolný počet uživatelů pod svým vlastním účtem. Systém nabízí několik uživatelských rolí, které ve spojení s konkrétními oprávněními jasně určují, k jakým činnostem je daný uživatel oprávněn.

• Administrátor

  Plný přístup ke všem datům i nastavením.

• Zaměstnanec

  Flexibilní role typicky pro uživatele, kteří spravují rezervace, termíny, komunikují se zákazníky apod.

• Recepční

  Role navržena pro rychlou a efektivní práci s existujícími rezervacemi a jejich vytvářením a odbavováním.

• Jen pro čtení

  Doplňková role určená pouze k přístupu k informacím, typicky jako bezpečný náhled na data.

Díky uživatelským rolím a oprávněním lze práci s rezervacemi svěřit dalším lidem, aniž by museli mít přístup k nastavení rezervační stránky nebo dalších parametrů systému – zaměstnanec tak např. může zpracovávat rezervace, ale nemůže zasahovat do konfigurace systému nebo mít přístup k evidenci online plateb. V konkrétních případech lze navíc nastavit i omezení na konkrétní skupinu rezervací podle zdroje (např. jen na určitou pobočku nebo službu).

Přihlašování je možné zabezpečit dvoufaktorovým ověřením, případně nahradit zadávání hesla pomocí moderních passkeys – ověření otiskem prstu, rozpoznáním obličeje nebo zámkem obrazovky přímo v zařízení uživatele.

Rezervace v systému reenio nemusí znamenat jen zamluvený termín v kalendáři, ale také vstupenku. Jde jen o jiný pohled na to, co zákazníkům nabízíte, co si kupují a jak pak vše probíhá.

Každá rezervace v sobě nese vše, co byste čekali od vstupenky – jedinečný kód, QR kód pro rychlé odbavení a informaci o čase a o tom, na co přesně lze využít. Z tohoto pohledu je prodej vstupenek základním modelem využití rezervačního systému. Vstupenka se často chápe jako nějaký dokument, který např. odpovídá vizuálu akce a obsahuje také doplňující informace. To vše je možné zajistit i v systému reenio, kdy je možné si vytvořit vlastní vzhled potvrzení rezervace = vzhled a obsah vstupenky.

Vstupenku zákazník dostane obratem po zaplacení e-mailem, může si ji uložit do Apple nebo Google peněženky a u vstupu ji jednoduše naskenujete mobilní aplikací. Pokud chcete prodávat vstupenky na akce, není to tedy nic víc než rezervace s online platbou a vlastním vzhledem potvrzení.

Provozujte na jedné rezervační stránce libovolně pestrou nabídku služeb – jednorázové akce, opakující se kurzy, pronájem prostor i prodej vstupenek současně? Rezervační systém reenio umí pokrýt i tyto komplexní modely podnikání.

Rezervační systém reenio není omezen jen na jediný typ nabídky – v rámci jedné stránky si můžete vytvořit libovolné množství zdrojů (míst, služeb, zaměstnanců) a ke každému z nich přiřadit termíny toho typu, který dané nabídce nejlépe vyhovuje. Vedle sebe tak může fungovat třeba hodinový pronájem kurtu přes intervalové termíny, měsíční kurz jógy jako celá sekvence, jednorázový seminář jako celý jeden termín i prodej permanentek nebo dárkových poukazů – vše na jedné rezervační stránce a v jedné administraci.

Přehlednost takto pestré nabídky zajišťuje rozcestník, který lze nastavit jako vícestupňový a zákazníka jím provést krok za krokem (např. nejprve výběr služby, pak zaměstnance nebo pobočky).

V neposlední řadě díky hlídání kolizí v čase navíc systém sám ohlídá, že se stejný zdroj (např. konkrétní zaměstnanec nebo místnost) neocitne ve dvou rezervacích současně, i když je využívaný napříč různými typy termínů a zdrojů.

Nenechte zákazníky vytvářet rezervace online, ale rozhodněte sami, kterou rezervaci schválíte – to je užitečné všude tam, kde je potřeba žádost o rezervaci nejdřív posoudit, než zákazníkovi termín skutečně přiřadíte.

Funkce schvalování rezervací mění standardní proces tak, že rezervace vytvořená zákazníkem nevznikne rovnou jako schválená, ale nejprve čeká na vaše schválení v administraci. Zákazník po vytvoření rezervace dostane informaci, že jeho rezervace čeká na schválení, a definitivní potvrzení (případně i výzvu k online platbě) obdrží až ve chvíli, kdy rezervaci sami schválíte, nebo naopak zamítnete.

Toto se hodí všude tam, kde chcete mít nad obsazením termínů plnou kontrolu – například u individuálních konzultací, kde si potřebujete nejdřív ověřit vhodnost termínu, u služeb vyžadujících zařízení návazných potřeb, nebo tam, kde chcete zamezit náhodným či nevhodným rezervacím.

Rezervační systém reenio je provozován primárně v cloudu Microsoft Azure, jednom z nejrozšířenějších a nejdůkladněji prověřených cloudových řešení na světě. Provoz v cloudu znamená, že se nemusíte starat o vlastní servery, jejich údržbu ani zálohování dat – o infrastrukturu, dostupnost a bezpečnost se stará Microsoft, který do výkonu, zabezpečení a certifikací platformy Azure dlouhodobě investuje. Některé vybrané služby jsou provozovány také na platformě Amazon Web Services (AWS).

Platforma Microsoft Azure byla jako první cloudové řešení v ČR prověřena a zapsána do katalogu cloud computingu eGovernmentu s nejvyšší dosažitelnou bezpečnostní úrovní BÚ3. Provoz v takto prověřeném prostředí přináší vyšší odolnost proti útokům či výpadkům, moderní zabezpečení dat i průběžné bezpečnostní aktualizace již na úrovni platformy jako takové.

Díky cloudovému provozu je rezervační systém dostupný odkudkoli s připojením k internetu a dokáže pružně reagovat na rostoucí nároky – ať už jde o počet zákazníků, rezervací nebo objem dat.