rezervační systém pro
vaše podnikání

Rezervace v systému reenio nemusí znamenat jen zamluvený termín v kalendáři, ale také vstupenku. Jde jen o jiný pohled na to, co zákazníkům nabízíte, co si kupují a jak pak vše probíhá.

Každá rezervace v sobě nese vše, co byste čekali od vstupenky – jedinečný kód, QR kód pro rychlé odbavení a informaci o čase a o tom, na co přesně lze využít. Z tohoto pohledu je prodej vstupenek základním modelem využití rezervačního systému. Vstupenka se často chápe jako nějaký dokument, který např. odpovídá vizuálu akce a obsahuje také doplňující informace. To vše je možné zajistit i v systému reenio, kdy je možné si vytvořit vlastní vzhled potvrzení rezervace = vzhled a obsah vstupenky.

Vstupenku zákazník dostane obratem po zaplacení e-mailem, může si ji uložit do Apple nebo Google peněženky a u vstupu ji jednoduše naskenujete mobilní aplikací. Pokud chcete prodávat vstupenky na akce, není to tedy nic víc než rezervace s online platbou a vlastním vzhledem potvrzení.

Oslovte a komunikujte se svými zákazníky v jejich jazyce, ať už rezervují z Česka, Slovenska nebo ze zahraničí – rezervační stránku i celou administraci lze provozovat ve více jazykových verzích současně. Pro administraci jsou dostupné 4 podporované jazyky, pro rezervační stránku pak 7 jazyků pro možnou lokalizaci.

Vlastní obsah, který si do systému zadáváte sami (obchodní podmínky, popisy zdrojů, názvy termínů, informace na úvodní stránce apod.), je potřeba přeložit a zajistit z vaší strany. Systém nabízí přehledný způsob, jak spravovat informace ve více jazycích.

Mobilní aplikace reenio (Android a iOS) slouží především k jednoduchému a rychlému online odbavování jednotlivých rezervací a vstupenek přímo na místě. Mimo to obsahuje také přehledový kalendář s rezervacemi a seznamem zákazníků, takže rezervaci lze dohledat i bez znalosti konkrétního kódu.

Aplikace je tedy určena pro správce příp. další uživatele (např. brigádníci, obsluha, recepční), kteří potřebují mít přístup k datům a informacím rychle a operativně. S tímto se i počítá v tom, že pro přihlášení do aplikace nemusí mít uživatel přístup do plné administrace systému, ale pro přihlášení lze využít speciální autorizační QR kód.

Kód rezervace se primárně skenuje v podobě QR kódu pomocí fotoaparátu mobilního zařízení, ale lze jej zadat i ručně nebo dohledat. Při větším počtu návštěvníků je vhodné si pořídit mobilní zařízení s hardwarovou laserovou čtečkou kódů – čtení je výrazně rychlejší a spolehlivější. Ve spojení s režimem automatického odbavení, kdy se kód, pokud je s rezervací/vstupenkou vše v pořádku, po naskenování po chvíli sám označí jako odbavený, je to velmi rychlý pomocník.

Aplikace umí odbavit i jednotlivá místa v rámci jedné rezervace (např. konkrétní sedadla), a kromě rezervací zvládá i uplatnění poukazů či permanentek naskenováním jejich kódu.

Rezervační systém umí automaticky informovat zákazníky, ale i správce a zaměstnance, o dění kolem rezervací – odeslání systémových upozornění můžete nastavit dle svých potřeb a způsobu fungování.

Systémová upozornění jsou automatické e-maily a SMS zprávy, které systém odesílá jménem vaší rezervační stránky bez jakéhokoli dalšího zásahu z vaší strany. Patří sem potvrzení úspěšné rezervace, potvrzení zrušení, potvrzení platby, schválení rezervace, PDF s rezervačními kódy, upozornění na blížící se termín konání a další.

V nastavení si u jednotlivých typů událostí určíte, jakým kanálem se mají posílat – e-mailem, SMS, nebo obojím – a případně i s jakým předstihem. Například upozornění na blížící se konání může odejít 24 hodin a zároveň 3 hodiny předem. Odeslání samozřejmě předpokládá, že máte k dispozici odpovídající kontaktní údaje zákazníka.

• Pro zákazníky

  Veškerá komunikace a informace směrem od systému k zákazníkovi, vč. připomenutí, aby rezervace zbytečně nepropadla.

• Pro správce

  Pro zajištění základního přehledu o dění v systému bez potřeby jeho neustálé kontroly a přihlašování se do administrace.

• Pro zaměstnance

  Ideální, pokud je potřeba upozornit konkrétního zaměstnance, že na jeho služby vznikla rezervace a musí s tím počítat.

Na rozdíl od vlastních zpráv jde v tomto případě o zprávy s pevně daným obsahem zohledňujícím informace o rezervaci – jejich obsah či podobu nelze volně upravovat, pouze nastavit, kdy a komu se mají posílat.

Zjistěte o zákaznících vše potřebné už při rezervaci – rozšiřte standardní formulář o vlastní pole a přizpůsobte formulář konkrétnímu termínu i typu služby.

Vlastní rezervační formuláře umožňují doplnit standardní rezervační formulář (jméno, e-mail, telefon) o libovolná další pole podle potřeb vašeho podnikání – od zaškrtávacích políček přes výběr z možností, zadávání textu až po nahrání souboru (např. fotka zákazníka nebo scan potvrzení). Možné je i zadávání specializovaných údajů, kdy se systém postará o kontrolu jejich správného formátu.

Jednotlivá vlastní pole je možné vyžadovat jako povinná nebo je zobrazovat až na základě rezervované kapacity či dříve vybrané hodnoty. Speciální skupinu pak tvoří formulářová pole, která ovlivňují cenu rezervace - typicky je tak snadné řešit např. příplatek za zapůjčení vybavení, slevu pro členy nebo úpravu ceny při nadstandardním rozsahu poskytnuté služby.

Formulář lze přiřadit jednotlivému termínu, nebo nastavit globálně tak, aby platil automaticky pro všechny termíny na rezervační stránce. Práce s vlastními formuláři je tedy velmi jednoduchá a zároveň nabízí velmi široké možnosti využití.

Data zadaná v rámci vlastního rezervačního formuláře se ukládají jako součást konkrétní rezervace a lze je také zahrnout do exportu do Excelu a dále s nimi dle potřeby pracovat.

Nastavte ceny zákazníkům přesně podle své nabídky – různé kategorie zákazníků, zvýhodnění za delší rezervaci nebo včasně provedenou rezervaci, slevové kupóny i kombinace všeho dohromady.

Cena rezervace v systému reenio nemusí být jen jedno pevné číslo – systém poskytuje nástroje, jak nabídku ocenit chytře a přesně podle toho, jak vaše podnikání funguje. Můžete nastavit různé cenové kategorie, například vstupné pro jednotlivce či rodinu, které se pak dle volby zákazníka zohlední automaticky v jeho rezervaci.

Cenu navíc můžete přizpůsobit i konkrétním okolnostem rezervace – zvýhodníte třeba zákazníky, kteří si termín zamluví s dostatečným předstihem, nebo naopak nastavíte jinou sazbu pro delší pobyt či pronájem. Díky vlastnímu rezervačnímu formuláři pak snadno nabídnete příplatkové služby nebo slevu pro vybranou skupinu zákazníků.

Pro marketingové kampaně i řízený přístup k vybraným termínům se hodí slevové kupóny s vlastním nastavením platnosti a počtu použití – ať už jde o jednorázovou akci, věrnostní slevu, nebo uzavřenou skupinu, pro kterou termín otevřete jen při použití odpovídajícího kódu.

Síla cenotvorby pak spočívá v tom, že všechny tyto nástroje lze libovolně kombinovat a použít současně. Výsledná cena vždy odpovídá přesně tomu, jak chcete své služby nabízet a co si zákazník sám zvolí.

Doručte zákazníkovi důležité informace přímo do jeho mobilu, a to i v případech, kdy e-mailová zpráva z různých důvodů nestačí – potvrzení rezervace, upomínka před termínem nebo instrukce k využití služeb.

SMS zprávy jsou v systému dostupné jak v podobě systémových notifikací, tak jako vlastní zprávy s libovolným textem. Ty pak mohou být automatické, kdy se odesílají v souvislosti s nějakou událostí, nebo odeslané ručně přímo z detailu konkrétního zákazníka či hromadně pro více zákazníků najednou. SMS zprávy jsou omezeny svou délkou a možnostmi sdělení, nicméně i tak hrají důležitou roli při informování zákazníků.

Zajímavou možností je využití SMS zpráv pro další funkcionality. Ať už jde o ověření telefonního čísla zákazníka při registraci či vytváření nové rezervace nebo jako technický komunikační kanál – pro ovládání zařízení pomocí předem definovaného textu SMS zprávy, např. spuštění topení v sauně před začátkem rezervace.

Synchronizace kalendáře umožňuje propojit systém reenio s externím kalendářem. Typické je propojení s Google Kalendářem a nastavuje se jednoduše přes přihlášení vaším Google účtem a povolením přístupu.

Vytvořené rezervace v systému reenio se objeví ve vašem kalendáři, ale naopak rezervace z vašich událostí v Google kalendáři nevznikají (rezervační proces je natolik komplexní, že událost v kalendáři nestačí). Opačným směrem, tedy z Google Kalendáře do systému reenio, lze tedy synchronizovat jen omezeně - události mohou být synchronizovány jako blokace času, takže na dané datum a čas už nepůjde vytvořit další novou rezervaci.

Nabídněte zákazníkům rezervaci na pevně daný časový úsek s omezenou kapacitou – ideální tam, kde je potřeba, aby se jedné akce mohlo zúčastnit více lidí, ale zároveň ne více než kolik dokážete obsloužit.

Termínu typu Celý jeden termín si zákazník vždy rezervuje celý stanovený termín, tedy pevný časový úsek od – do, bez možnosti volby vlastního času. Typicky jde o termín s vyšší kapacitou, který se koná v pevně daný čas - hodí se pro sportovní akce a lekce, semináře, přednášky, koncerty, vernisáže, jednorázové kurzy, workshopy nebo prohlídky.

U tohoto typu lze zapnout i funkci tzv. náhradníků, kdy zákazník i po vyčerpání dostupné kapacity může projevit zájem o rezervaci. Termín podporuje také vytváření opakovaných rezervací a také podporuje on-line události.

Nabídněte zákazníkům rezervaci přesně v čase, který jim i vám vyhovuje – nemusí se vejít do předem daných časových bloků jako u Typu interval, prostě si zvolí start i délku podle možností termínu.

U typu termínu Libovolný čas definujete časové okno, ve kterém je rezervace možná, a další nastavení pak určuje, v jakých časových krocích může rezervace začínat a jak dlouho může trvat. Hodí se tam, kde je základem provozní doba a typicky se jedná o poskytování různých služeb jako pronájem prostor, masáže, kadeřnictví, solárium nebo osobní schůzky.

V kombinaci s hlídáním kolizí tak tento typ nabízí velmi flexibilní možnost nabídky různých služeb, za různé ceny a s různou délkou, a to tak, že objednáním jedné služby se blokuje nabídka na jiné služby ve stejný čas.

Nepřicházejte o zákazníky jen proto, že je termín již plně obsazený – nechte je zapsat se jako náhradníky a automaticky je informujte, jakmile se pro ně uvolní místo díky tomu, že některý předchozí zákazník svou rezervaci stornuje.

Funkce náhradníci umožňuje zákazníkům projevit zájem o rezervaci i v okamžiku, kdy už termín nemá volnou kapacitu. Rezervace jim v tu chvíli ještě nevznikne, systém pouze eviduje jejich zájem vč. jejich údajů. Jakmile se odpovídající kapacita uvolní (např. jiný zákazník rezervaci zruší), systém automaticky vybere dle pořadí a kapacity náhradníka z fronty a vytvoří pro něj standardní rezervaci se vším, co k tomu patří – odesláním potvrzení, případnou výzvou k platbě, storno pravidly apod. Pokud se na náhradníka nedostane, systém ho již více nijak nijak neinformuje.

Tato funkcionalita je dostupná pouze u termínu typu Celý jeden termín a je třeba ji nejprve povolit a nastavit její parametry v rámci konkrétního termínu.

Propojte rezervační stránku s Google Analytics nebo Facebook Pixelem a sledujte úspěšnost kampaní, a získávejte tak důležitá data. Zároveň můžete pomocí systému komunikovat se zákazníky automatizovaně a efektivně a udržet si je, motivovat či získávat zpětnou vazbu.

Do rezervační stránky lze vložit měřicí kód Google Analytics, Facebook Pixelu nebo podobných nástrojů a sledovat tak chování návštěvníků i konverze z reklamních kampaní.

Rezervační systém reenio nabízí také celou řadu nástrojů pro udržení kontaktu se zákazníky v různých fázích životního procesu. Například, pomocí vlastních zpráv lze automaticky odeslat dotazník spokojenosti krátce po konci termínu a získat tak zpětnou vazbu, aniž byste museli zákazníky obesílat ručně. Stejným způsobem lze zákazníka, který se dlouho nerezervoval, motivovat k návratu připomínkou nebo nabídkou, případně mu popřát k narozeninám či svátku a rovnou přidat dárkový poukaz. Díky štítkům lze zákazníky navíc automaticky rozřadit podle toho, jakou službu využili, a dál s nimi cíleně pracovat v rámci vlastních marketingových aktivit.