rezervační systém pro
vaše podnikání

Chcete vědět, jak jsou vaši zákazníci spokojení – stačí jim po skončení termínu poslat žádost o hodnocení. Rezervační systém s tímto umí pomoci a může automatizovaně zasílat, ukládat a zpracovávat hodnotící dotazníky od zákazníků.

Sběr zpětné vazby funguje s využitím kombinace dvou funkcí – hodnotícího formuláře a vlastních zpráv. Hodnotící formulář definuje vlastní otázky různého typu, na které chcete získat odpovědi, a pak také hodncoení pomocí hvězdiček. Tento formulář je pak možné spojit s vlastní zprávou, která zajistí odeslání zákazníkovi dle definovaných pravidel a na základě konkrétní události.

Automatizujte komunikaci se zákazníky přesně podle svých potřeb – od upomínek přes dotazníky spokojenosti až po marketingové nabídky, a to formou e-mailů či SMS zpráv. Možnosti vlastních zpráv jsou ale daleko širší. Pomocí vlastních zpráv je možné notifikovat externí systém či zařízení nebo informovat správce či zaměstnance.

Vlastní zprávy umožňují nastavit odesílání zpráv navázaných na konkrétní událost v rezervačním procesu a odpovídající okamžik v čase. Událost může být automatická (vytvoření rezervace, konec konání rezervace apod.) nebo navázaná na ruční změnu stavu rezervace v administraci či mobilní aplikaci.

• E-mail

  Základní typ vlastní zprávy, kdy se odesílá textová e-mailová zpráva a vlastním obsahem.

• SMS

  Populární typ zprávy, která je sice omezena svou velikostí a formátem, ale zase má větší jistotu doručení.

• Webhook

  Technické řešení pro notifikaci externího systému o tom, že nastala nějaká událost. Typicky pro různé automatizace.

• Mobilní aplikace

  Rychlá možnost zaslání upozornění přímo do konkrétní mobilní aplikace reenio.

• Smartemailing

  Pokud nestačí jednoduchý textový obsah e-mailové zprávy, je možné využít šablony a odesílání pomocí nástroje Smartemailing.

Na rozdíl od systémových notifikací, které obsahují pevně danou strukturu a obsah, u vlastních zpráv si sami určujete obsah a účel použití – typicky jde o poděkování či prosbu o zpětnou vazbu po skončení termínu, upomínku před blížícím se termínem, marketingovou nabídku, instrukce k rezervaci, přání k narozeninám či svátku (i s dárkovým poukazem) nebo připomenutí se zákazníkovi, který se dlouho nerezervoval.

Obsah vlastních zpráv můž eobsahovat také tzv. zástupné proměnné, které jsou při samotném odeslání zprávy nahrazeny odpovídající hodnotou, např. jménem zákazníka, časem začátku rezervace. Vlastní zprávy se k termínům přiřazují přes skupiny zpráv, takže není nutné nastavovat pravidla pro každý termín zvlášť a zároveň je zachována flexibilita pro různé sitace a potřeby.

Specialitou něktrých typů zpráv a konkrétních událostí je možnost doplnit vlastní zprávu o dynamické prvky - dotazník spokojenosti nebo vygenerovaný kód poukazu. Zde je jen na vás, jak tyto možnosti zaintegrujete do svých marketingových aktivit a činností.

Pokud nabízíte služby v režimu pravidelných časových intervalů (60 minut, 90 minut atd.) pak toto je ideální typ termínu, který nabídne jednoduchou a přehlednou rezervaci.

Typ termínu Interval umožňuje definovat časový rozsah v rámci jednoho dne a ten rozdělit na menší pravidelné úseky. Zákazník si na rezervační stránce volí tyto konkrétní časové úseky, které na sebe mohou i navazovat a tím si prodlouží svou rezervaci podle definovaných pravidel.

Tento typ termínu se typicky hodí pro sportoviště a sportovní areály, poradenské a konzultační služby, wellness nebo saunu.

Oslovte a komunikujte se svými zákazníky v jejich jazyce, ať už rezervují z Česka, Slovenska nebo ze zahraničí – rezervační stránku i celou administraci lze provozovat ve více jazykových verzích současně. Pro administraci jsou dostupné 4 podporované jazyky, pro rezervační stránku pak 7 jazyků pro možnou lokalizaci.

Vlastní obsah, který si do systému zadáváte sami (obchodní podmínky, popisy zdrojů, názvy termínů, informace na úvodní stránce apod.), je potřeba přeložit a zajistit z vaší strany. Systém nabízí přehledný způsob, jak spravovat informace ve více jazycích.

Přizpůsobte si rezervační systém podle svého podnikání – ať provozujete sportoviště, kosmetický salon, půjčovnu nebo pořádáte vzdělávací kurzy, systém dokáže flexibilně reagovat na různé potřeby a představy spojené s konkértním type podnikání. Samozřejmě, pořád se jedná o univerzální cloudový systém a nikoliv řešení na míru, takže některé specifické představy fungování, vzhledu atd. nemusí být reálně možné pokrýt.

Systém nabízí širokou škálu nastavení, díky kterým je možné snadněji přizpůsobit rezervování právě vašim zákazníkům a podnikání. Základem flexibility jsou různé typy termínů (Celý jeden termín, Intervaly, Celá sekvence, Libovolný čas, Vícedenní, Poukaz, Rezervace místenek), z nichž je možné si vybrat ten nejvhodnější – od jednorázových workshopů přes hodinové pronájmy sportovišť až po vícedenní pobyty nebo prodej vstupenek na akce.

Na tento základ pak navazuje řada dalších nastavení, kterými lze proces dále doladit: vlastní rezervační formuláře pro sběr specifických údajů, různé typy cen a slev, online platby i platby kreditem, schvalování rezervací, náhradníci, hlídání kolizí mezi zdroji, nebo automatizovanou komunikaci pomocí systémových a vlastních zpráv. Díky uživatelským rolím lze zapojit i celý tým se správně nastavenými oprávněními a přes API či webhooky propojit rezervační systém s dalšími systémy podle potřeby.

Systém tak roste spolu s podnikáním – od jednoduchého nasazení s minimem nastavení až po komplexní řešení využívající většinu dostupných funkcí najednou.

Získávejte od zákazníků potřebné dokumenty přímo v průběhu rezervace – souhlasy, potvrzení, fotografie nebo jiné soubory, které pak máte vždy po ruce ke konkrétní rezervaci či zákazníkovi. Podobně je možné si ukládat dokumenty i ke konkrétnímu zákazníkovi a mít tak ucelený profil a jeho historii.

Funkce úložiště umožňuje zákazníkům nahrávat a systému ukládat soubory navázané na konkrétní rezervaci nebo zákaznický profil. Typickým využitím jsou různá potvrzení, plné moci, fotografie nebo kopie dokladů potřebných k poskytnutí služby – vše, co usnadní komunikaci i samotný průběh poskytnutí služby, protože dokumenty máte k dispozici už v okamžiku rezervace.

Nahrávání souborů se do rezervačního formuláře doplňuje pomocí vlastních formulářů jako samostatná formulářová položka. Soubor lze získat i v procesu registrace zákazníka, obdobným rozšířením registračního formuláře. Další možností je správa souborů přímo v administraci, kdy je možné s nimi typicky pracovat v rámci detailu konkrétního zákazníka.

Rezervační systém umí automaticky informovat zákazníky, ale i správce a zaměstnance, o dění kolem rezervací – odeslání systémových upozornění můžete nastavit dle svých potřeb a způsobu fungování.

Systémová upozornění jsou automatické e-maily a SMS zprávy, které systém odesílá jménem vaší rezervační stránky bez jakéhokoli dalšího zásahu z vaší strany. Patří sem potvrzení úspěšné rezervace, potvrzení zrušení, potvrzení platby, schválení rezervace, PDF s rezervačními kódy, upozornění na blížící se termín konání a další.

V nastavení si u jednotlivých typů událostí určíte, jakým kanálem se mají posílat – e-mailem, SMS, nebo obojím – a případně i s jakým předstihem. Například upozornění na blížící se konání může odejít 24 hodin a zároveň 3 hodiny předem. Odeslání samozřejmě předpokládá, že máte k dispozici odpovídající kontaktní údaje zákazníka.

• Pro zákazníky

  Veškerá komunikace a informace směrem od systému k zákazníkovi, vč. připomenutí, aby rezervace zbytečně nepropadla.

• Pro správce

  Pro zajištění základního přehledu o dění v systému bez potřeby jeho neustálé kontroly a přihlašování se do administrace.

• Pro zaměstnance

  Ideální, pokud je potřeba upozornit konkrétního zaměstnance, že na jeho služby vznikla rezervace a musí s tím počítat.

Na rozdíl od vlastních zpráv jde v tomto případě o zprávy s pevně daným obsahem zohledňujícím informace o rezervaci – jejich obsah či podobu nelze volně upravovat, pouze nastavit, kdy a komu se mají posílat.

Mobilní aplikace reenio (Android a iOS) slouží především k jednoduchému a rychlému online odbavování jednotlivých rezervací a vstupenek přímo na místě. Mimo to obsahuje také přehledový kalendář s rezervacemi a seznamem zákazníků, takže rezervaci lze dohledat i bez znalosti konkrétního kódu.

Aplikace je tedy určena pro správce příp. další uživatele (např. brigádníci, obsluha, recepční), kteří potřebují mít přístup k datům a informacím rychle a operativně. S tímto se i počítá v tom, že pro přihlášení do aplikace nemusí mít uživatel přístup do plné administrace systému, ale pro přihlášení lze využít speciální autorizační QR kód.

Kód rezervace se primárně skenuje v podobě QR kódu pomocí fotoaparátu mobilního zařízení, ale lze jej zadat i ručně nebo dohledat. Při větším počtu návštěvníků je vhodné si pořídit mobilní zařízení s hardwarovou laserovou čtečkou kódů – čtení je výrazně rychlejší a spolehlivější. Ve spojení s režimem automatického odbavení, kdy se kód, pokud je s rezervací/vstupenkou vše v pořádku, po naskenování po chvíli sám označí jako odbavený, je to velmi rychlý pomocník.

Aplikace umí odbavit i jednotlivá místa v rámci jedné rezervace (např. konkrétní sedadla), a kromě rezervací zvládá i uplatnění poukazů či permanentek naskenováním jejich kódu.

Nabídněte zákazníkům možnost si uložit jejich vstupenku, rezervaci nebo poukaz přímo do mobilu do aplikace, kterou znají a používají - Apple Wallet nebo Google Wallet.

Systém reenio umožňuje zákazníkům přidat si QR kód rezervace či vstupenky přímo do Apple nebo Google systémových peněženek, takže zákazník nemusí dohledávat potvrzovací e-mail nebo tisknout doklad, kód má uložený rovnou v mobilu, odkud ho při vstupu snadno najde.

Stejnou možnost lze využít i u poukazů – tedy QR kódů pro dárkové poukazy, slevové kódz i permanentky. U poukazu s postupným čerpáním má toto řešení i jednu obrovskou výhodu, a to v tom, že zákazník přímo ve své peněžence v mobilu vidí i aktuální zůstatek.

Pro zákazníka jde tak především o pohodlí a menší riziko, že vstupenku či poukaz ztratí nebo zapomene - pro vás o o něco plynulejší a rychlejší odbavení vstupenek a poukazů.

Nastavte ceny zákazníkům přesně podle své nabídky – různé kategorie zákazníků, zvýhodnění za delší rezervaci nebo včasně provedenou rezervaci, slevové kupóny i kombinace všeho dohromady.

Cena rezervace v systému reenio nemusí být jen jedno pevné číslo – systém poskytuje nástroje, jak nabídku ocenit chytře a přesně podle toho, jak vaše podnikání funguje. Můžete nastavit různé cenové kategorie, například vstupné pro jednotlivce či rodinu, které se pak dle volby zákazníka zohlední automaticky v jeho rezervaci.

Cenu navíc můžete přizpůsobit i konkrétním okolnostem rezervace – zvýhodníte třeba zákazníky, kteří si termín zamluví s dostatečným předstihem, nebo naopak nastavíte jinou sazbu pro delší pobyt či pronájem. Díky vlastnímu rezervačnímu formuláři pak snadno nabídnete příplatkové služby nebo slevu pro vybranou skupinu zákazníků.

Pro marketingové kampaně i řízený přístup k vybraným termínům se hodí slevové kupóny s vlastním nastavením platnosti a počtu použití – ať už jde o jednorázovou akci, věrnostní slevu, nebo uzavřenou skupinu, pro kterou termín otevřete jen při použití odpovídajícího kódu.

Síla cenotvorby pak spočívá v tom, že všechny tyto nástroje lze libovolně kombinovat a použít současně. Výsledná cena vždy odpovídá přesně tomu, jak chcete své služby nabízet a co si zákazník sám zvolí.

Nechte zákazníky zaplatit za rezervaci nebo vstupenky hned online, ještě před poskytnutím služby – rychleji, pohodlněji a s jistotou, že rezervace bude uhrazená a tedy využitá.

Systém reenio umožňuje vyžadovat platbu předem jako součást rezervačního procesu, takže zákazník má platnou rezervaci až po zaplacení. Sami si nastavíte, zda je online platba povinná, nebo zda necháte na rozhodnutí zákazníka zaplatit až na místě. Při povinné platbě je možné určit lhůtu, do kdy musí být nová rezervace uhrazena, jinak je automaticky stornována a místo je uvolněno pro dalšího zákazníka.

V rámci online plateb je možné si vybrat z několika podporovaných platebních bran. Rezervační systém pak zajistí technické propojení a komunikaci s vybranou platební bránou, ale veškeré obchodní a formální záležitosti řešíte přímo s poskytovatelem platební brány - přijaté peníze máte přímo pod svou kontrolou a na svém vlastním obchodním účtu.

• GoPay

  Online platební brána nabízející širokou paletu platebních metod od platby kartou, až po rychlé bankovní převody, Apple Pay či Google Pay.

• Comgate

  Další z českých platebních bran působících i v dalších evropských zemích. Platební meotdy jsou různé a pokrývají běžné potřeby.

• Stripe

  Globální platební brána, která je stále populárnější. Nabízí rychlou integraci a schválení, takže platby je možné začít přijímat během pár minut.

• Platba převodem

  Speciální typ platební metody, kdy rezervační systém sám umí generovat QR kód pro platbu a následně automatizovaně ověřovat a párovat přijaté platby.

Po úspěšné platbě systém automaticky označí rezervaci jako uhrazenou a zákazníkovi vygeneruje a odešle doklad o platbě. Systém reenio nabízí širokou množinu možností a funkcí, jak s platbami pracovat, včetně exportů, refudnací apod. Je ale třeba brát v úvahu, že reenio samo o sobě není účetním systémem.

Nabídněte zákazníkům i klasickou platbu bankovním převodem tam, kde nespěcháte na okamžité potvrzení – ideální pro rezervace s delším předstihem.

Platba převodem se v systému reenio hodí zejména tam, kde lhůta pro povinnou úhradu rezervace je tři dny a delší, případně kde platba není podmínkou vzniku rezervace vůbec. Výhodou tohoto přístupu je v tom, že vše probíhá pouze v rámci rezervačního systému a banky a není třeba mít zřízenu online platební bránu. Další výhoodu jsou nižší náklady na realizaci plateb. Nevýhoodu naopak je složitější kontrola, synchronizace a rychlost plateb.

Systém zákazníkovi poskytne platební údaje (číslo účtu, částka, variabilní symbol - a to i ve formě oblíbeného platebního QR kódu) potřebné k odeslání platby a podle variabilního symbolu pak lze platbu dohledat a spárovat s konkrétní rezervací resp. nákupem v případě dárkových poukazů. Párování lze provést ručně přímo v administraci, nebo automaticky – stačí si u podporované banky nastavit zasílání notifikací o příchozí platbě na unikátní e-mailovou adresu. Jakmile taková notifikace od banky dorazí, systém platbu podle variabilního symbolu spáruje a rezervaci označí jako uhrazenou sám.

Platba převodem je zpravidla dostupná i jako jedna z metod v rámci online platební brány, nicméně v tomto případě je její aktivace spíše komplikací, kdy se v jednom řešení kombinují zcela odlišné platební metody. Stejně jako u ostatních způsobů platby systém v momentě spárování platby automaticky vystaví a zákazníkovi odešle příslušný účetní doklad.