rezervační systém pro
vaše podnikání

Nechte zákazníky zaplatit za rezervaci nebo vstupenky hned online, ještě před poskytnutím služby – rychleji, pohodlněji a s jistotou, že rezervace bude uhrazená a tedy využitá.

Systém reenio umožňuje vyžadovat platbu předem jako součást rezervačního procesu, takže zákazník má platnou rezervaci až po zaplacení. Sami si nastavíte, zda je online platba povinná, nebo zda necháte na rozhodnutí zákazníka zaplatit až na místě. Při povinné platbě je možné určit lhůtu, do kdy musí být nová rezervace uhrazena, jinak je automaticky stornována a místo je uvolněno pro dalšího zákazníka.

V rámci online plateb je možné si vybrat z několika podporovaných platebních bran. Rezervační systém pak zajistí technické propojení a komunikaci s vybranou platební bránou, ale veškeré obchodní a formální záležitosti řešíte přímo s poskytovatelem platební brány - přijaté peníze máte přímo pod svou kontrolou a na svém vlastním obchodním účtu.

• GoPay

  Online platební brána nabízející širokou paletu platebních metod od platby kartou, až po rychlé bankovní převody, Apple Pay či Google Pay.

• Comgate

  Další z českých platebních bran působících i v dalších evropských zemích. Platební meotdy jsou různé a pokrývají běžné potřeby.

• Stripe

  Globální platební brána, která je stále populárnější. Nabízí rychlou integraci a schválení, takže platby je možné začít přijímat během pár minut.

• Platba převodem

  Speciální typ platební metody, kdy rezervační systém sám umí generovat QR kód pro platbu a následně automatizovaně ověřovat a párovat přijaté platby.

Po úspěšné platbě systém automaticky označí rezervaci jako uhrazenou a zákazníkovi vygeneruje a odešle doklad o platbě. Systém reenio nabízí širokou množinu možností a funkcí, jak s platbami pracovat, včetně exportů, refudnací apod. Je ale třeba brát v úvahu, že reenio samo o sobě není účetním systémem.

Nepřicházejte o zákazníky jen proto, že je termín již plně obsazený – nechte je zapsat se jako náhradníky a automaticky je informujte, jakmile se pro ně uvolní místo díky tomu, že některý předchozí zákazník svou rezervaci stornuje.

Funkce náhradníci umožňuje zákazníkům projevit zájem o rezervaci i v okamžiku, kdy už termín nemá volnou kapacitu. Rezervace jim v tu chvíli ještě nevznikne, systém pouze eviduje jejich zájem vč. jejich údajů. Jakmile se odpovídající kapacita uvolní (např. jiný zákazník rezervaci zruší), systém automaticky vybere dle pořadí a kapacity náhradníka z fronty a vytvoří pro něj standardní rezervaci se vším, co k tomu patří – odesláním potvrzení, případnou výzvou k platbě, storno pravidly apod. Pokud se na náhradníka nedostane, systém ho již více nijak nijak neinformuje.

Tato funkcionalita je dostupná pouze u termínu typu Celý jeden termín a je třeba ji nejprve povolit a nastavit její parametry v rámci konkrétního termínu.

Přizpůsobte si rezervační systém podle svého podnikání – ať provozujete sportoviště, kosmetický salon, půjčovnu nebo pořádáte vzdělávací kurzy, systém dokáže flexibilně reagovat na různé potřeby a představy spojené s konkértním type podnikání. Samozřejmě, pořád se jedná o univerzální cloudový systém a nikoliv řešení na míru, takže některé specifické představy fungování, vzhledu atd. nemusí být reálně možné pokrýt.

Systém nabízí širokou škálu nastavení, díky kterým je možné snadněji přizpůsobit rezervování právě vašim zákazníkům a podnikání. Základem flexibility jsou různé typy termínů (Celý jeden termín, Intervaly, Celá sekvence, Libovolný čas, Vícedenní, Poukaz, Rezervace místenek), z nichž je možné si vybrat ten nejvhodnější – od jednorázových workshopů přes hodinové pronájmy sportovišť až po vícedenní pobyty nebo prodej vstupenek na akce.

Na tento základ pak navazuje řada dalších nastavení, kterými lze proces dále doladit: vlastní rezervační formuláře pro sběr specifických údajů, různé typy cen a slev, online platby i platby kreditem, schvalování rezervací, náhradníci, hlídání kolizí mezi zdroji, nebo automatizovanou komunikaci pomocí systémových a vlastních zpráv. Díky uživatelským rolím lze zapojit i celý tým se správně nastavenými oprávněními a přes API či webhooky propojit rezervační systém s dalšími systémy podle potřeby.

Systém tak roste spolu s podnikáním – od jednoduchého nasazení s minimem nastavení až po komplexní řešení využívající většinu dostupných funkcí najednou.

Propojte rezervační stránku s Google Analytics nebo Facebook Pixelem a sledujte úspěšnost kampaní, a získávejte tak důležitá data. Zároveň můžete pomocí systému komunikovat se zákazníky automatizovaně a efektivně a udržet si je, motivovat či získávat zpětnou vazbu.

Do rezervační stránky lze vložit měřicí kód Google Analytics, Facebook Pixelu nebo podobných nástrojů a sledovat tak chování návštěvníků i konverze z reklamních kampaní.

Rezervační systém reenio nabízí také celou řadu nástrojů pro udržení kontaktu se zákazníky v různých fázích životního procesu. Například, pomocí vlastních zpráv lze automaticky odeslat dotazník spokojenosti krátce po konci termínu a získat tak zpětnou vazbu, aniž byste museli zákazníky obesílat ručně. Stejným způsobem lze zákazníka, který se dlouho nerezervoval, motivovat k návratu připomínkou nebo nabídkou, případně mu popřát k narozeninám či svátku a rovnou přidat dárkový poukaz. Díky štítkům lze zákazníky navíc automaticky rozřadit podle toho, jakou službu využili, a dál s nimi cíleně pracovat v rámci vlastních marketingových aktivit.

Nabídněte svým zákazníkům dárkové poukazy na vaše služby, a zároveň jim umožněte nákup dárkových poukazů online – zákazník svůj poukaz obratem obdrží e-mailem a může jej darovat nebo rovnou použít.

Dárkové poukazy jsou součástí širší funkcionality slevových poukazů a permanentek, kdy pro všechny tyto nástroje je obdobný způsob a možnosti použití. Poukaz vytvoříte s předem danými parametry – nastavenou dobou platnosti, výší slevy nebo hodnotou, a přiřadíte jej konkrétním termínům, na které je možné jej uplatnit (je tak možné mít zároveň různé poukazy pro různé nabídky služeb nebo termíny, které poukazy vůbec neakceptují). Zákazník pak získává kód poukazu, ať již přímo od vás nebo online nákupem.

• Jednorázově čerpatelná částka

  Klasický poukaz s pevně danou finanční hodnotou typicky pro jednorázové použití jako dárek.

• Procentuální sleva

  Slevový poukaz na poměrnou část, typicky vhodný pro rozdávání novým zákazníkům nebo jako permanentka apod.

• Postupně čerpatelná částka

  Poukaz má určitou finanční hodnotu a ta se postupně využívá - forma virtuální peněženky.

• Bez slevy

  Typ poukazu, který nijak neupravuje cenu, ale je možné pomocí něj např. omezovat rezervace jen pro omezenou skupinu zákazníků.

V případě opravdu dárkových poukazů je pak důležitá možnost tvorby vlastního vzhledu (PDF), který bude zohledňovat nejen váš grafický styl, účel použití, ale také možnost umístění vjenování apod.

Nastavte ceny zákazníkům přesně podle své nabídky – různé kategorie zákazníků, zvýhodnění za delší rezervaci nebo včasně provedenou rezervaci, slevové kupóny i kombinace všeho dohromady.

Cena rezervace v systému reenio nemusí být jen jedno pevné číslo – systém poskytuje nástroje, jak nabídku ocenit chytře a přesně podle toho, jak vaše podnikání funguje. Můžete nastavit různé cenové kategorie, například vstupné pro jednotlivce či rodinu, které se pak dle volby zákazníka zohlední automaticky v jeho rezervaci.

Cenu navíc můžete přizpůsobit i konkrétním okolnostem rezervace – zvýhodníte třeba zákazníky, kteří si termín zamluví s dostatečným předstihem, nebo naopak nastavíte jinou sazbu pro delší pobyt či pronájem. Díky vlastnímu rezervačnímu formuláři pak snadno nabídnete příplatkové služby nebo slevu pro vybranou skupinu zákazníků.

Pro marketingové kampaně i řízený přístup k vybraným termínům se hodí slevové kupóny s vlastním nastavením platnosti a počtu použití – ať už jde o jednorázovou akci, věrnostní slevu, nebo uzavřenou skupinu, pro kterou termín otevřete jen při použití odpovídajícího kódu.

Síla cenotvorby pak spočívá v tom, že všechny tyto nástroje lze libovolně kombinovat a použít současně. Výsledná cena vždy odpovídá přesně tomu, jak chcete své služby nabízet a co si zákazník sám zvolí.

Rezervační systém umí automaticky informovat zákazníky, ale i správce a zaměstnance, o dění kolem rezervací – odeslání systémových upozornění můžete nastavit dle svých potřeb a způsobu fungování.

Systémová upozornění jsou automatické e-maily a SMS zprávy, které systém odesílá jménem vaší rezervační stránky bez jakéhokoli dalšího zásahu z vaší strany. Patří sem potvrzení úspěšné rezervace, potvrzení zrušení, potvrzení platby, schválení rezervace, PDF s rezervačními kódy, upozornění na blížící se termín konání a další.

V nastavení si u jednotlivých typů událostí určíte, jakým kanálem se mají posílat – e-mailem, SMS, nebo obojím – a případně i s jakým předstihem. Například upozornění na blížící se konání může odejít 24 hodin a zároveň 3 hodiny předem. Odeslání samozřejmě předpokládá, že máte k dispozici odpovídající kontaktní údaje zákazníka.

• Pro zákazníky

  Veškerá komunikace a informace směrem od systému k zákazníkovi, vč. připomenutí, aby rezervace zbytečně nepropadla.

• Pro správce

  Pro zajištění základního přehledu o dění v systému bez potřeby jeho neustálé kontroly a přihlašování se do administrace.

• Pro zaměstnance

  Ideální, pokud je potřeba upozornit konkrétního zaměstnance, že na jeho služby vznikla rezervace a musí s tím počítat.

Na rozdíl od vlastních zpráv jde v tomto případě o zprávy s pevně daným obsahem zohledňujícím informace o rezervaci – jejich obsah či podobu nelze volně upravovat, pouze nastavit, kdy a komu se mají posílat.

Nabídněte zákazníkům i klasickou platbu bankovním převodem tam, kde nespěcháte na okamžité potvrzení – ideální pro rezervace s delším předstihem.

Platba převodem se v systému reenio hodí zejména tam, kde lhůta pro povinnou úhradu rezervace je tři dny a delší, případně kde platba není podmínkou vzniku rezervace vůbec. Výhodou tohoto přístupu je v tom, že vše probíhá pouze v rámci rezervačního systému a banky a není třeba mít zřízenu online platební bránu. Další výhoodu jsou nižší náklady na realizaci plateb. Nevýhoodu naopak je složitější kontrola, synchronizace a rychlost plateb.

Systém zákazníkovi poskytne platební údaje (číslo účtu, částka, variabilní symbol - a to i ve formě oblíbeného platebního QR kódu) potřebné k odeslání platby a podle variabilního symbolu pak lze platbu dohledat a spárovat s konkrétní rezervací resp. nákupem v případě dárkových poukazů. Párování lze provést ručně přímo v administraci, nebo automaticky – stačí si u podporované banky nastavit zasílání notifikací o příchozí platbě na unikátní e-mailovou adresu. Jakmile taková notifikace od banky dorazí, systém platbu podle variabilního symbolu spáruje a rezervaci označí jako uhrazenou sám.

Platba převodem je zpravidla dostupná i jako jedna z metod v rámci online platební brány, nicméně v tomto případě je její aktivace spíše komplikací, kdy se v jednom řešení kombinují zcela odlišné platební metody. Stejně jako u ostatních způsobů platby systém v momentě spárování platby automaticky vystaví a zákazníkovi odešle příslušný účetní doklad.

Mobilní aplikace reenio (Android a iOS) slouží především k jednoduchému a rychlému online odbavování jednotlivých rezervací a vstupenek přímo na místě. Mimo to obsahuje také přehledový kalendář s rezervacemi a seznamem zákazníků, takže rezervaci lze dohledat i bez znalosti konkrétního kódu.

Aplikace je tedy určena pro správce příp. další uživatele (např. brigádníci, obsluha, recepční), kteří potřebují mít přístup k datům a informacím rychle a operativně. S tímto se i počítá v tom, že pro přihlášení do aplikace nemusí mít uživatel přístup do plné administrace systému, ale pro přihlášení lze využít speciální autorizační QR kód.

Kód rezervace se primárně skenuje v podobě QR kódu pomocí fotoaparátu mobilního zařízení, ale lze jej zadat i ručně nebo dohledat. Při větším počtu návštěvníků je vhodné si pořídit mobilní zařízení s hardwarovou laserovou čtečkou kódů – čtení je výrazně rychlejší a spolehlivější. Ve spojení s režimem automatického odbavení, kdy se kód, pokud je s rezervací/vstupenkou vše v pořádku, po naskenování po chvíli sám označí jako odbavený, je to velmi rychlý pomocník.

Aplikace umí odbavit i jednotlivá místa v rámci jedné rezervace (např. konkrétní sedadla), a kromě rezervací zvládá i uplatnění poukazů či permanentek naskenováním jejich kódu.

Doručte zákazníkovi důležité informace přímo do jeho mobilu, a to i v případech, kdy e-mailová zpráva z různých důvodů nestačí – potvrzení rezervace, upomínka před termínem nebo instrukce k využití služeb.

SMS zprávy jsou v systému dostupné jak v podobě systémových notifikací, tak jako vlastní zprávy s libovolným textem. Ty pak mohou být automatické, kdy se odesílají v souvislosti s nějakou událostí, nebo odeslané ručně přímo z detailu konrétního zákazníka či hromadně pro více zákazníků najednou. SMS zprávy jsou omezeny svou délkou a možnostmi sdělení, nicméně i tak hrají důležitou roli při informování zákazníků.

Zajímavou možností je využítí SMS zpráv pro další funkcionality. Ať už jde o ověření telefonního čísla zákazníka při registraci či vytváření nové rezervace nebo jako technický komunikační kanál – pro ovládání zařízení pomocí předem definovaného textu SMS zprávy, např. spuštění topení v sauně před začátkem rezervace.

Získávejte od zákazníků potřebné dokumenty přímo v průběhu rezervace – souhlasy, potvrzení, fotografie nebo jiné soubory, které pak máte vždy po ruce ke konkrétní rezervaci či zákazníkovi. Podobně je možné si ukládat dokumenty i ke konkrétnímu zákazníkovi a mít tak ucelený profil a jeho historii.

Funkce úložiště umožňuje zákazníkům nahrávat a systému ukládat soubory navázané na konkrétní rezervaci nebo zákaznický profil. Typickým využitím jsou různá potvrzení, plné moci, fotografie nebo kopie dokladů potřebných k poskytnutí služby – vše, co usnadní komunikaci i samotný průběh poskytnutí služby, protože dokumenty máte k dispozici už v okamžiku rezervace.

Nahrávání souborů se do rezervačního formuláře doplňuje pomocí vlastních formulářů jako samostatná formulářová položka. Soubor lze získat i v procesu registrace zákazníka, obdobným rozšířením registračního formuláře. Další možností je správa souborů přímo v administraci, kdy je možné s nimi typicky pracovat v rámci detailu konkrétního zákazníka.

Typ termínu Poukaz na rozdíl od ostatních typů termínů nenutí zákazníka vybrat si konkrétní datum a čas využití rezervovaných služeb. Rezervace mu jen řekne, v jakém období může službu využít. Právě proto se tento typ termínu nehodí pro služby omezené kapacitou nebo konkrétním časem – neumožňuje totiž nastavit celkovou kapacitu, protože předem není jasné, kdy přesně zákazník svou rezervaci využije.

Tento typ termínu resp. rezervací je vhodný všude tam, kde chcete prodávat své služby (typicky ve formě vstupenek) a zároveň není příliš důležité, kdy zákazníci dorazí či jaká je omezující kapacita. Mezi typické využití tak patří různé výstavy, zoologické zahrady, pamětihodnosti nebo různé formy přístupů.