rezervační systém pro
vaše podnikání

Rezervační systém reenio je provozován primárně v cloudu Microsoft Azure, jednom z nejrozšířenějších a nejdůkladněji prověřených cloudových řešení na světě. Provoz v cloudu znamená, že se nemusíte starat o vlastní servery, jejich údržbu ani zálohování dat – o infrastrukturu, dostupnost a bezpečnost se stará Microsoft, který do výkonu, zabezpečení a certifikací platformy Azure dlouhodobě investuje. Některé vybrané služby jsou provozovány také na platformě Amazon Web Services (AWS).

Platforma Microsoft Azure byla jako první cloudové řešení v ČR prověřeno a zapsáno do katalogu cloud computingu eGovernmentu s nejvyšší dosažitelnou bezpečnostní úrovní BÚ3. Provoz v takto prověřeném prostředí přináší vyšší odolnost proti útokům či výpadkům, moderní zabezpečení dat i průběžné bezpečnostní aktualizace již na úrovni platformy jako takové.

Díky cloudovému provozu je rezervační systém dostupný odkudkoli s připojením k internetu a dokáže pružně reagovat na rostoucí nároky – ať už jde o počet zákazníků, rezervací nebo objem dat.

Mobilní aplikace reenio (Android a iOS) slouží především k jednoduchému a rychlému online odbavování jednotlivých rezervací a vstupenek přímo na místě. Mimo to obsahuje také přehledový kalendář s rezervacemi a seznamem zákazníků, takže rezervaci lze dohledat i bez znalosti konkrétního kódu.

Aplikace je tedy určena pro správce příp. další uživatele (např. brigádníci, obsluha, recepční), kteří potřebují mít přístup k datům a informacím rychle a operativně. S tímto se i počítá v tom, že pro přihlášení do aplikace nemusí mít uživatel přístup do plné administrace systému, ale pro přihlášení lze využít speciální autorizační QR kód.

Kód rezervace se primárně skenuje v podobě QR kódu pomocí fotoaparátu mobilního zařízení, ale lze jej zadat i ručně nebo dohledat. Při větším počtu návštěvníků je vhodné si pořídit mobilní zařízení s hardwarovou laserovou čtečkou kódů – čtení je výrazně rychlejší a spolehlivější. Ve spojení s režimem automatického odbavení, kdy se kód, pokud je s rezervací/vstupenkou vše v pořádku, po naskenování po chvíli sám označí jako odbavený, je to velmi rychlý pomocník.

Aplikace umí odbavit i jednotlivá místa v rámci jedné rezervace (např. konkrétní sedadla), a kromě rezervací zvládá i uplatnění poukazů či permanentek naskenováním jejich kódu.

Typ termínu Poukaz na rozdíl od ostatních typů termínů nenutí zákazníka vybrat si konkrétní datum a čas využití rezervovaných služeb. Rezervace mu jen řekne, v jakém období může službu využít. Právě proto se tento typ termínu nehodí pro služby omezené kapacitou nebo konkrétním časem – neumožňuje totiž nastavit celkovou kapacitu, protože předem není jasné, kdy přesně zákazník svou rezervaci využije.

Tento typ termínu resp. rezervací je vhodný všude tam, kde chcete prodávat své služby (typicky ve formě vstupenek) a zároveň není příliš důležité, kdy zákazníci dorazí či jaká je omezující kapacita. Mezi typické využití tak patří různé výstavy, zoologické zahrady, pamětihodnosti nebo různé formy přístupů.

Rezervační systém umí automaticky informovat zákazníky, ale i správce a zaměstnance, o dění kolem rezervací – odeslání systémových upozornění můžete nastavit dle svých potřeb a způsobu fungování.

Systémová upozornění jsou automatické e-maily a SMS zprávy, které systém odesílá jménem vaší rezervační stránky bez jakéhokoli dalšího zásahu z vaší strany. Patří sem potvrzení úspěšné rezervace, potvrzení zrušení, potvrzení platby, schválení rezervace, PDF s rezervačními kódy, upozornění na blížící se termín konání a další.

V nastavení si u jednotlivých typů událostí určíte, jakým kanálem se mají posílat – e-mailem, SMS, nebo obojím – a případně i s jakým předstihem. Například upozornění na blížící se konání může odejít 24 hodin a zároveň 3 hodiny předem. Odeslání samozřejmě předpokládá, že máte k dispozici odpovídající kontaktní údaje zákazníka.

• Pro zákazníky

  Veškerá komunikace a informace směrem od systému k zákazníkovi, vč. připomenutí, aby rezervace zbytečně nepropadla.

• Pro správce

  Pro zajištění základního přehledu o dění v systému bez potřeby jeho neustálé kontroly a přihlašování se do administrace.

• Pro zaměstnance

  Ideální, pokud je potřeba upozornit konkrétního zaměstnance, že na jeho služby vznikla rezervace a musí s tím počítat.

Na rozdíl od vlastních zpráv jde v tomto případě o zprávy s pevně daným obsahem zohledňujícím informace o rezervaci – jejich obsah či podobu nelze volně upravovat, pouze nastavit, kdy a komu se mají posílat.

Oslovte a komunikujte se svými zákazníky v jejich jazyce, ať už rezervují z Česka, Slovenska nebo ze zahraničí – rezervační stránku i celou administraci lze provozovat ve více jazykových verzích současně. Pro administraci jsou dostupné 4 podporované jazyky, pro rezervační stránku pak 7 jazyků pro možnou lokalizaci.

Vlastní obsah, který si do systému zadáváte sami (obchodní podmínky, popisy zdrojů, názvy termínů, informace na úvodní stránce apod.), je potřeba přeložit a zajistit z vaší strany. Systém nabízí přehledný způsob, jak spravovat informace ve více jazycích.

Nabídněte zákazníkům možnost si uložit jejich vstupenku, rezervaci nebo poukaz přímo do mobilu do aplikace, kterou znají a používají - Apple Wallet nebo Google Wallet.

Systém reenio umožňuje zákazníkům přidat si QR kód rezervace či vstupenky přímo do Apple nebo Google systémových peněženek, takže zákazník nemusí dohledávat potvrzovací e-mail nebo tisknout doklad, kód má uložený rovnou v mobilu, odkud ho při vstupu snadno najde.

Stejnou možnost lze využít i u poukazů – tedy QR kódů pro dárkové poukazy, slevové kódz i permanentky. U poukazu s postupným čerpáním má toto řešení i jednu obrovskou výhodu, a to v tom, že zákazník přímo ve své peněžence v mobilu vidí i aktuální zůstatek.

Pro zákazníka jde tak především o pohodlí a menší riziko, že vstupenku či poukaz ztratí nebo zapomene - pro vás o o něco plynulejší a rychlejší odbavení vstupenek a poukazů.

Rezervace v systému reenio můžete propojit přímo s podporovanými chytrými zámky a automaticky tak řídit přístup zákazníků.

Jsou podporovány zámky Igloohome (možný i offline provoz díky technologii algoPIN), Nuki a systém Unifi Access od Ubiquiti. Každý z nich má svá specifika a je ideálním řešením pro různé typy provozu a scénářů fungování.

• Igloohome

  Nejen online provoz pomocí internetové brány, ale také standardně offline režim pomocí algoritmu algoPIN.

• Nuki

  Známá a ověřená značka chytrých zámků s online cloudovým řešením.

• Unifi Access

  Profesionální řešení pro náročné provozy umožňující plnohodnotné řízení přůstupů a napojení např. na kamerový systém.

Celý proces může fungovat podle konkrétního nastavení, ale typicky se např. 1 hodinu před konáním rezervace, která musí být uhrazená, automaticky vygeneruje a zákazníkovi zašle PIN kód platný jen pro něj a po dobu jeho rezervace. U Igloohome existuje možnost, že zámek nemusí být připojen k internetu a přesto zákazník obdrží unikátní PIN kód. Nicméně online propojení nabízí větší flexibilitu a kontrolu nad přístupy.

Pro využívání této integrace potřebujete mít v administraci aktivní funkci REENIO Connect a možnost používat Vlastní zprávy, přes které probíhá samotná automatizace. Unikátní PIN kód je pak zákazníkovi zasílán pomocí e-mailové zprávy nebo SMS.

Veďte si přehlednou databázi zákazníků s historií rezervací, a celou řadou navazujících nástrojů. Systém reenio automaticky vytváří databázi zákazníků na základě provedených rezervací nebo přímo registrací. Registrovaný zákazník získává možnost přihlášení a správy svých rezervací přímo v prostředí rezervační stránky. Pokud je využíván zákaznický kredit, pak v rámci svého účtu vidí zůstatek a může so jej online dobíjet.

Rezervaci lze podle nastavení umožnit i bez registrace, jen zadáním e-mailu či telefonního čísla, což je vhodné především tam, kde se nepředpokládá pravidelné a časté využívání rezervačního systému jedním konkrétním zákazníkem.

Kvalitně vedená a rozsáhlá databáze zákazníků je důležitým marketingovým nástrojem. Systém nabízí možnost hromadné rozesílky e-mailových nebo SMS zpráv, což je vhodné pro oslovení zákazníků s novou nabídkou, slevovou akcí, ale i provozními informacemi či v rámci krizového managementu.

Součastí databáze zákazníků jsou samozřejmě osobní údaje, což dnes vyžaduje určitý režim práce s nimi a také jejich ochrany. Rezervační systém umožňuje nastavit automatické mazání osobních údajů po uplynutí zvolené doby a eviduje i žádosti zákazníků o výmaz údajů. Toto tak usnadňuje plnění požadavků GDPR ve vazbě na pravidla definovaná v rámci konkrétního podnikání.

Pokud potřebujete zákaznickou databázi importovat z jiného systému nebo ručně spravované tabulky, není to žádný probém – existující seznam zákazníků lze do systému reenio snadno a chytře naimportovat.

Systém reenio prochází průběžným a neustálým vývojem, díky kterému přibývají nové funkce, integrace s dalšími nástroji a zařízeními i vylepšení stávajících funkcí a prvků administrace či rezervační stránky. Vývoj sleduje jak potřeby uživatelů a jejich podnikání, tak dění ve světě technologií – nová technická řešení či webové technologie se do systému postupně zapracovávají tak, aby s nimi mohl každý uživatel efektivně pracovat.

Vývoj zároveň automaticky reaguje na aktuální formální a legislativní požadavky, například v oblasti ochrany osobních údajů (GDPR) nebo na povinnosti spojené s hlášením závadného obsahu nebo online odstoupením od smlouvy. Díky tomu můžete rezervační systém provozovat v souladu s aktuálními pravidly, aniž byste museli sami sledovat a řešit každou legislativní změnu.

Díky koncepci systému, která pro svůj provoz využívá cloudové technologie a funguje formou SaaS (Software as a Service), tak vždy platí, že nové funkce či aktualizace jsou dostupné pro všechny uživatele. Dostupnost těchto funkcí a úprav je vždy automatická a uživatel nemusí provádět žádnou aktualizaci systému nebo instalaci.

Přehled novinek a aktuálních změn najdete průběžně v dokumentaci nebo v administraci systému.

Pokud nabízíte služby v režimu pravidelných časových intervalů (60 minut, 90 minut atd.) pak toto je ideální typ termínu, který nabídne jednoduchou a přehlednou rezervaci.

Typ termínu Interval umožňuje definovat časový rozsah v rámci jednoho dne a ten rozdělit na menší pravidelné úseky. Zákazník si na rezervační stránce volí tyto konkrétní časové úseky, které na sebe mohou i navazovat a tím si prodlouží svou rezervaci podle definovaných pravidel.

Tento typ termínu se typicky hodí pro sportoviště a sportovní areály, poradenské a konzultační služby, wellness nebo saunu.

Provozujte na jedné rezervační stránce libovolně pestrou nabídku služeb – jednorázové akce, opakující se kurzy, pronájem prostor i prodej vstupenek současně? Rezervační systém reenio umí pokrýt i tyto kompexní modely podnikání.

Rezervační systém reenio není omezen jen na jediný typ nabídky – v rámci jedné stránky si můžete vytvořit libovolné množství zdrojů (míst, služeb, zaměstnanců) a ke každému z nich přiřadit termíny toho typu, který dané nabídce nejlépe vyhovuje. Vedle sebe tak může fungovat třeba hodinový pronájem kurtu přes intervalové termíny, měsíční kurz jógy jako celá sekvence, jednorázový seminář jako celý jeden termín i prodej permanentek nebo dárkových poukazů – vše na jedné rezervační stránce a v jedné administraci.

Přehlednost takto pestré nabídky zajišťuje rozcestník, který lze nastavit jako vícestupňový a zákazníka jím provést krok za krokem (např. nejprve výběr služby, pak zaměstnance nebo pobočky).

V neposlední řadě díky hlídání kolizí v čase navíc systém sám ohlídá, že se stejný zdroj (např. konkrétní zaměstnanec nebo místnost) neocitne ve dvou rezervacích současně, i když je využívaný napříč různými typy termínů a zdrojů.

Pořádáte akce přístupné pouze online? Prodávejte vstup na webináře, online kurzy nebo jiné akce probíhající čistě online a mějte pod kontrolou, kdo se k tomuto obsahu skutečně dostane.

Doplněk termínu typu Celý jeden termín nebo Poukaz umožňuje efektivně vytvořit rezervaci či prodat vstupenku na akci, která neprobíhá fyzicky, ale formou online přenosu nebo komunikace – typicky webinář, online workshop, koncert, divadelní představení, schůzku či online výuku.

Podporovány jsou platformy jako Youtube, Zoom či Vimeo, které je možné integrovat skrz rezervační stránku do zabezpečeného přehrávače. Tato ochrana obsahu funguje tak, že zákazník k online termínu přistupuje přes svůj rezervační kód. Kód rezervace je využitelný po celou dobu trvání termínu a případně lze nastavit i prodloužení. Důležité je, že online obsah je přístupný pouze s odpovídajícím omezením a pomocí integrace do rezervační stránky, nikoliv na samotné online platformě.