rezervační systém pro
vaše podnikání

Propojte rezervační systém s dalšími aplikacemi, chytrými zařízeními nebo automatizačními procesy podle vlastních potřeb, a to pomocí API (Application Programming Interface).

Možnost využívat API rozhraní přináší zcela nový pohled na to, jak je možné pracovat s daty, které spravuje a poskytuje rezervační systém. Díky dotazům pomocí technologie HTTP je možné získávat konkrétní data o rezervacích, přehledy zákazníků, účetní dokumenty, číselníky apod.

Dalším důležitým prvkem jsou v tomto ohledu také tzv. Webhooky. Jedná se o notifikace, které umí na základě vzniklé události upozornit jakýkoliv externí systém, že vznikla nová rezervace, že byla přijatá platba apod. Kombinací notifikace pomocí Webhooku a následného získání dat pomocí API tak může vzniknout komplexní implemnetace vlatsní logiky zpracování dat.

Potřebujete-li tedy vytvářet vlastní statistické přehledy, ovládat osvětlení v hale ve vazbě na probíhající rezervace, zapnout ohřev sauny, komunikovat s chytrým zámkem atd., pak využití API, které rezervační systém nabízí je nezbytnost. Typickým využitím je také přímé napojení na automatizační služby jako Make nebo Home Assistant. Jaká data a metody API poskytuje (z větší části se jedná o přístup k datům), je detailně popsáno v dokumentaci.

Nechte rezervační systém automaticky hlídat, aby se vám nikdy nepřekrývaly dvě rezervace ve stejný čas, pokud využívají stejný zdroj. Díky hlídání kolizí není problém vytvořit složitou nabídku termínů a služeb, ale zároveň zajistit efektivní řízení rezervací na stejný časový okamžik.

Zdroje (služba, zaměstnanec, místo) slouží v systému reenio nejen jako informační základ pro nabídku termínů, jejich filtrování a navigaci, ale i jako důležitý prvek automatizace celého rezervačního procesu. Díky hlídání kolizí v čase systém automaticky vyhodnotí, zda je v daném čase možné rezervaci vytvořit, nebo zda by došlo ke kolizi kvůli obsazenosti použitých zdrojů – například pokud by měla být sauna ve stejný čas obsazená jinou rezervací, ale s jinou využitou službou.

Pokud chcete rezervovat opravdu efektivně a chcete svým zákazníkům nabídnout různé možnosti, služby, ceny atd., tak hlídání kolizí je určitě funkce, kterou stojí za to správně pochopit a uchopit. Například, pokud máte pneuservis a automyčku se 3 garážemi, tak díky hlídání kolizí můžete nabídnout různé služby (termíny) napříč garážemi a pokud si zákazník zarezervuje jednu službu v garáži 1, žádná další rezervace na stejnou dobu už pro garáž 1 nemůže vzniknout. A právě toto pohlídá rezervační systém automaticky.

Hlídání kolizí je dostupné téměř pro všechny typy termínů. Není možné jej použít pro hlídání kolizí na úrovni jednotlivých míst v mapě sedadel.

Doručte zákazníkovi důležité informace přímo do jeho mobilu, a to i v případech, kdy e-mailová zpráva z různých důvodů nestačí – potvrzení rezervace, upomínka před termínem nebo instrukce k využití služeb.

SMS zprávy jsou v systému dostupné jak v podobě systémových notifikací, tak jako vlastní zprávy s libovolným textem. Ty pak mohou být automatické, kdy se odesílají v souvislosti s nějakou událostí, nebo odeslané ručně přímo z detailu konkrétního zákazníka či hromadně pro více zákazníků najednou. SMS zprávy jsou omezeny svou délkou a možnostmi sdělení, nicméně i tak hrají důležitou roli při informování zákazníků.

Zajímavou možností je využití SMS zpráv pro další funkcionality. Ať už jde o ověření telefonního čísla zákazníka při registraci či vytváření nové rezervace nebo jako technický komunikační kanál – pro ovládání zařízení pomocí předem definovaného textu SMS zprávy, např. spuštění topení v sauně před začátkem rezervace.

Synchronizace kalendáře umožňuje propojit systém reenio s externím kalendářem. Typické je propojení s Google Kalendářem a nastavuje se jednoduše přes přihlášení vaším Google účtem a povolením přístupu.

Vytvořené rezervace v systému reenio se objeví ve vašem kalendáři, ale naopak rezervace z vašich událostí v Google kalendáři nevznikají (rezervační proces je natolik komplexní, že událost v kalendáři nestačí). Opačným směrem, tedy z Google Kalendáře do systému reenio, lze tedy synchronizovat jen omezeně - události mohou být synchronizovány jako blokace času, takže na dané datum a čas už nepůjde vytvořit další novou rezervaci.

Nabídněte zákazníkům rezervaci celého kurzu nebo cyklu lekcí najednou – termín se vždy rezervuje jako jeden celek, a ne po jednotlivých dnech samostatně.

Tento typ termínu je poměrně specifický a umožňuje definovat sadu termínů, které se vždy rezervují jako jeden celek. Typickým příkladem je kurz konající se každé pondělí od 9 do 11 hodin po dobu 3 měsíců – zákazník si tak nerezervuje jednotlivá pondělí zvlášť, ale celý kurz najednou jako nedělitelnou sekvenci.

Sekvenci je možné také upravovat, a to tím způsobem, že se využije opakování termínu a následně editace jednotlivých výskytů, což zajistí, že všechny termíny zůstanou v definované sekvenci. Není tak problém vytvořit sekvenci, která bude mít pondělní termíny v 17 hodin a středeční v 19 hodin.

Sekvence se hodí především pro taneční kurzy, plavecké kurzy, vzdělávací kurzy, jazykovou výuku, kroužky pro děti a podobné opakující se aktivity.

Systém reenio prochází průběžným a neustálým vývojem, díky kterému přibývají nové funkce, integrace s dalšími nástroji a zařízeními i vylepšení stávajících funkcí a prvků administrace či rezervační stránky. Vývoj sleduje jak potřeby uživatelů a jejich podnikání, tak dění ve světě technologií – nová technická řešení či webové technologie se do systému postupně zapracovávají tak, aby s nimi mohl každý uživatel efektivně pracovat.

Vývoj zároveň automaticky reaguje na aktuální formální a legislativní požadavky, například v oblasti ochrany osobních údajů (GDPR) nebo na povinnosti spojené s hlášením závadného obsahu nebo online odstoupením od smlouvy. Díky tomu můžete rezervační systém provozovat v souladu s aktuálními pravidly, aniž byste museli sami sledovat a řešit každou legislativní změnu.

Díky koncepci systému, která pro svůj provoz využívá cloudové technologie a funguje formou SaaS (Software as a Service), tak vždy platí, že nové funkce či aktualizace jsou dostupné pro všechny uživatele. Dostupnost těchto funkcí a úprav je vždy automatická a uživatel nemusí provádět žádnou aktualizaci systému nebo instalaci.

Přehled novinek a aktuálních změn najdete průběžně v dokumentaci nebo v administraci systému.

Rozdělte práci v administraci mezi celý tým a přitom mějte pod kontrolou, kdo co může vidět, upravovat a nastavovat – od plného přístupu správce až po pouhé nahlížení do rezervací.

Do administrace rezervačního systému reenio může mít přístup libovolný počet uživatelů pod svým vlastním účtem. Systém nabízí několik uživatelských rolí, které ve spojení s konkrétními oprávněními jasně určují, k jakým činnostem je daný uživatel oprávněn.

• Administrátor

  Plný přístup ke všem datům i nastavením.

• Zaměstnanec

  Flexibilní role typicky pro uživatele, kteří spravují rezervace, termíny, komunikují se zákazníky apod.

• Recepční

  Role navržena pro rychlou a efektivní práci s existujícími rezervacemi a jejich vytvářením a odbavováním.

• Jen pro čtení

  Doplňková role určená pouze k přístupu k informacím, typicky jako bezpečný náhled na data.

Díky uživatelským rolím a oprávněním lze práci s rezervacemi svěřit dalším lidem, aniž by museli mít přístup k nastavení rezervační stránky nebo dalších parametrů systému – zaměstnanec tak např. může zpracovávat rezervace, ale nemůže zasahovat do konfigurace systému nebo mít přístup k evidenci online plateb. V konkrétních případech lze navíc nastavit i omezení na konkrétní skupinu rezervací podle zdroje (např. jen na určitou pobočku nebo službu).

Přihlašování je možné zabezpečit dvoufaktorovým ověřením, případně nahradit zadávání hesla pomocí moderních passkeys – ověření otiskem prstu, rozpoznáním obličeje nebo zámkem obrazovky přímo v zařízení uživatele.

Nabídněte zákazníkům rezervaci na několik po sobě jdoucích dní najednou – ideální pro pronájmy a ubytování, kde se počítá spíš v nocích nebo dnech než v hodinách.

Tento typ termínu umožňuje zákazníkovi rezervovat jeden nebo víc po sobě jdoucích dní. Definice termínů v tomto případě na sebe navazuje (podle zdrojů) a systém umí automaticky takovéto termíny propojit. To umožňuje snadno nastavit např. rozdílnou cenu pro různé dny – typicky vyšší cenu za víkendové ubytování oproti všedním dnům. V kombinaci s podmíněnou cenou tak může být cenotvorba v rámci tohoto typu termínu velmi flexibilní.

Hodí se především pro ubytování a pronájmy prostor, ale využijete ho i u nejrůznějších půjčoven – aut, karavanů, elektrokol nebo jiného vybavení, kde se cena i dostupnost počítají na úrovni dnů či nocí. Díky nastavení minimální a maximální délky rezervace snadno nabídnete týdenní nebo víkendový pronájem.

Typ termínu Poukaz na rozdíl od ostatních typů termínů nenutí zákazníka vybrat si konkrétní datum a čas využití rezervovaných služeb. Rezervace mu jen řekne, v jakém období může službu využít. Právě proto se tento typ termínu nehodí pro služby omezené kapacitou nebo konkrétním časem – neumožňuje totiž nastavit celkovou kapacitu, protože předem není jasné, kdy přesně zákazník svou rezervaci využije.

Tento typ termínu resp. rezervací je vhodný všude tam, kde chcete prodávat své služby (typicky ve formě vstupenek) a zároveň není příliš důležité, kdy zákazníci dorazí či jaká je omezující kapacita. Mezi typické využití tak patří různé výstavy, zoologické zahrady, pamětihodnosti nebo různé formy přístupů.

Nabídněte zákazníkům rezervaci na pevně daný časový úsek s omezenou kapacitou – ideální tam, kde je potřeba, aby se jedné akce mohlo zúčastnit více lidí, ale zároveň ne více než kolik dokážete obsloužit.

Termínu typu Celý jeden termín si zákazník vždy rezervuje celý stanovený termín, tedy pevný časový úsek od – do, bez možnosti volby vlastního času. Typicky jde o termín s vyšší kapacitou, který se koná v pevně daný čas - hodí se pro sportovní akce a lekce, semináře, přednášky, koncerty, vernisáže, jednorázové kurzy, workshopy nebo prohlídky.

U tohoto typu lze zapnout i funkci tzv. náhradníků, kdy zákazník i po vyčerpání dostupné kapacity může projevit zájem o rezervaci. Termín podporuje také vytváření opakovaných rezervací a také podporuje on-line události.

Mobilní aplikace reenio (Android a iOS) slouží především k jednoduchému a rychlému online odbavování jednotlivých rezervací a vstupenek přímo na místě. Mimo to obsahuje také přehledový kalendář s rezervacemi a seznamem zákazníků, takže rezervaci lze dohledat i bez znalosti konkrétního kódu.

Aplikace je tedy určena pro správce příp. další uživatele (např. brigádníci, obsluha, recepční), kteří potřebují mít přístup k datům a informacím rychle a operativně. S tímto se i počítá v tom, že pro přihlášení do aplikace nemusí mít uživatel přístup do plné administrace systému, ale pro přihlášení lze využít speciální autorizační QR kód.

Kód rezervace se primárně skenuje v podobě QR kódu pomocí fotoaparátu mobilního zařízení, ale lze jej zadat i ručně nebo dohledat. Při větším počtu návštěvníků je vhodné si pořídit mobilní zařízení s hardwarovou laserovou čtečkou kódů – čtení je výrazně rychlejší a spolehlivější. Ve spojení s režimem automatického odbavení, kdy se kód, pokud je s rezervací/vstupenkou vše v pořádku, po naskenování po chvíli sám označí jako odbavený, je to velmi rychlý pomocník.

Aplikace umí odbavit i jednotlivá místa v rámci jedné rezervace (např. konkrétní sedadla), a kromě rezervací zvládá i uplatnění poukazů či permanentek naskenováním jejich kódu.

Rezervace v systému reenio nemusí znamenat jen zamluvený termín v kalendáři, ale také vstupenku. Jde jen o jiný pohled na to, co zákazníkům nabízíte, co si kupují a jak pak vše probíhá.

Každá rezervace v sobě nese vše, co byste čekali od vstupenky – jedinečný kód, QR kód pro rychlé odbavení a informaci o čase a o tom, na co přesně lze využít. Z tohoto pohledu je prodej vstupenek základním modelem využití rezervačního systému. Vstupenka se často chápe jako nějaký dokument, který např. odpovídá vizuálu akce a obsahuje také doplňující informace. To vše je možné zajistit i v systému reenio, kdy je možné si vytvořit vlastní vzhled potvrzení rezervace = vzhled a obsah vstupenky.

Vstupenku zákazník dostane obratem po zaplacení e-mailem, může si ji uložit do Apple nebo Google peněženky a u vstupu ji jednoduše naskenujete mobilní aplikací. Pokud chcete prodávat vstupenky na akce, není to tedy nic víc než rezervace s online platbou a vlastním vzhledem potvrzení.