rezervační systém pro
vaše podnikání

Rezervace v systému reenio můžete propojit přímo s podporovanými chytrými zámky a automaticky tak řídit přístup zákazníků.

Jsou podporovány zámky Igloohome (možný i offline provoz díky technologii algoPIN), Nuki a systém Unifi Access od Ubiquiti. Každý z nich má svá specifika a je ideálním řešením pro různé typy provozu a scénářů fungování.

• Igloohome

  Nejen online provoz pomocí internetové brány, ale také standardně offline režim pomocí algoritmu algoPIN.

• Nuki

  Známá a ověřená značka chytrých zámků s online cloudovým řešením.

• Unifi Access

  Profesionální řešení pro náročné provozy umožňující plnohodnotné řízení přístupů a napojení např. na kamerový systém.

Celý proces může fungovat podle konkrétního nastavení, ale typicky se např. 1 hodinu před konáním rezervace, která musí být uhrazená, automaticky vygeneruje a zákazníkovi zašle PIN kód platný jen pro něj a po dobu jeho rezervace. U Igloohome existuje možnost, že zámek nemusí být připojen k internetu a přesto zákazník obdrží unikátní PIN kód. Nicméně online propojení nabízí větší flexibilitu a kontrolu nad přístupy.

Pro využívání této integrace potřebujete mít v administraci aktivní funkci REENIO Connect a možnost používat Vlastní zprávy, přes které probíhá samotná automatizace. Unikátní PIN kód je pak zákazníkovi zasílán pomocí e-mailové zprávy nebo SMS.

Rezervace v systému reenio nemusí znamenat jen zamluvený termín v kalendáři, ale také vstupenku. Jde jen o jiný pohled na to, co zákazníkům nabízíte, co si kupují a jak pak vše probíhá.

Každá rezervace v sobě nese vše, co byste čekali od vstupenky – jedinečný kód, QR kód pro rychlé odbavení a informaci o čase a o tom, na co přesně lze využít. Z tohoto pohledu je prodej vstupenek základním modelem využití rezervačního systému. Vstupenka se často chápe jako nějaký dokument, který např. odpovídá vizuálu akce a obsahuje také doplňující informace. To vše je možné zajistit i v systému reenio, kdy je možné si vytvořit vlastní vzhled potvrzení rezervace = vzhled a obsah vstupenky.

Vstupenku zákazník dostane obratem po zaplacení e-mailem, může si ji uložit do Apple nebo Google peněženky a u vstupu ji jednoduše naskenujete mobilní aplikací. Pokud chcete prodávat vstupenky na akce, není to tedy nic víc než rezervace s online platbou a vlastním vzhledem potvrzení.

Synchronizace kalendáře umožňuje propojit systém reenio s externím kalendářem. Typické je propojení s Google Kalendářem a nastavuje se jednoduše přes přihlášení vaším Google účtem a povolením přístupu.

Vytvořené rezervace v systému reenio se objeví ve vašem kalendáři, ale naopak rezervace z vašich událostí v Google kalendáři nevznikají (rezervační proces je natolik komplexní, že událost v kalendáři nestačí). Opačným směrem, tedy z Google Kalendáře do systému reenio, lze tedy synchronizovat jen omezeně - události mohou být synchronizovány jako blokace času, takže na dané datum a čas už nepůjde vytvořit další novou rezervaci.

Nabídněte zákazníkům rezervaci celého kurzu nebo cyklu lekcí najednou – termín se vždy rezervuje jako jeden celek, a ne po jednotlivých dnech samostatně.

Tento typ termínu je poměrně specifický a umožňuje definovat sadu termínů, které se vždy rezervují jako jeden celek. Typickým příkladem je kurz konající se každé pondělí od 9 do 11 hodin po dobu 3 měsíců – zákazník si tak nerezervuje jednotlivá pondělí zvlášť, ale celý kurz najednou jako nedělitelnou sekvenci.

Sekvenci je možné také upravovat, a to tím způsobem, že se využije opakování termínu a následně editace jednotlivých výskytů, což zajistí, že všechny termíny zůstanou v definované sekvenci. Není tak problém vytvořit sekvenci, která bude mít pondělní termíny v 17 hodin a středeční v 19 hodin.

Sekvence se hodí především pro taneční kurzy, plavecké kurzy, vzdělávací kurzy, jazykovou výuku, kroužky pro děti a podobné opakující se aktivity.

Propojte rezervační stránku s Google Analytics nebo Facebook Pixelem a sledujte úspěšnost kampaní, a získávejte tak důležitá data. Zároveň můžete pomocí systému komunikovat se zákazníky automatizovaně a efektivně a udržet si je, motivovat či získávat zpětnou vazbu.

Do rezervační stránky lze vložit měřicí kód Google Analytics, Facebook Pixelu nebo podobných nástrojů a sledovat tak chování návštěvníků i konverze z reklamních kampaní.

Rezervační systém reenio nabízí také celou řadu nástrojů pro udržení kontaktu se zákazníky v různých fázích životního procesu. Například, pomocí vlastních zpráv lze automaticky odeslat dotazník spokojenosti krátce po konci termínu a získat tak zpětnou vazbu, aniž byste museli zákazníky obesílat ručně. Stejným způsobem lze zákazníka, který se dlouho nerezervoval, motivovat k návratu připomínkou nebo nabídkou, případně mu popřát k narozeninám či svátku a rovnou přidat dárkový poukaz. Díky štítkům lze zákazníky navíc automaticky rozřadit podle toho, jakou službu využili, a dál s nimi cíleně pracovat v rámci vlastních marketingových aktivit.

Nepřicházejte o zákazníky jen proto, že je termín již plně obsazený – nechte je zapsat se jako náhradníky a automaticky je informujte, jakmile se pro ně uvolní místo díky tomu, že některý předchozí zákazník svou rezervaci stornuje.

Funkce náhradníci umožňuje zákazníkům projevit zájem o rezervaci i v okamžiku, kdy už termín nemá volnou kapacitu. Rezervace jim v tu chvíli ještě nevznikne, systém pouze eviduje jejich zájem vč. jejich údajů. Jakmile se odpovídající kapacita uvolní (např. jiný zákazník rezervaci zruší), systém automaticky vybere dle pořadí a kapacity náhradníka z fronty a vytvoří pro něj standardní rezervaci se vším, co k tomu patří – odesláním potvrzení, případnou výzvou k platbě, storno pravidly apod. Pokud se na náhradníka nedostane, systém ho již více nijak nijak neinformuje.

Tato funkcionalita je dostupná pouze u termínu typu Celý jeden termín a je třeba ji nejprve povolit a nastavit její parametry v rámci konkrétního termínu.

Doručte zákazníkovi důležité informace přímo do jeho mobilu, a to i v případech, kdy e-mailová zpráva z různých důvodů nestačí – potvrzení rezervace, upomínka před termínem nebo instrukce k využití služeb.

SMS zprávy jsou v systému dostupné jak v podobě systémových notifikací, tak jako vlastní zprávy s libovolným textem. Ty pak mohou být automatické, kdy se odesílají v souvislosti s nějakou událostí, nebo odeslané ručně přímo z detailu konkrétního zákazníka či hromadně pro více zákazníků najednou. SMS zprávy jsou omezeny svou délkou a možnostmi sdělení, nicméně i tak hrají důležitou roli při informování zákazníků.

Zajímavou možností je využití SMS zpráv pro další funkcionality. Ať už jde o ověření telefonního čísla zákazníka při registraci či vytváření nové rezervace nebo jako technický komunikační kanál – pro ovládání zařízení pomocí předem definovaného textu SMS zprávy, např. spuštění topení v sauně před začátkem rezervace.

Získávejte od zákazníků potřebné dokumenty přímo v průběhu rezervace – souhlasy, potvrzení, fotografie nebo jiné soubory, které pak máte vždy po ruce ke konkrétní rezervaci či zákazníkovi. Podobně je možné si ukládat dokumenty i ke konkrétnímu zákazníkovi a mít tak ucelený profil a jeho historii.

Funkce úložiště umožňuje zákazníkům nahrávat a systému ukládat soubory navázané na konkrétní rezervaci nebo zákaznický profil. Typickým využitím jsou různá potvrzení, plné moci, fotografie nebo kopie dokladů potřebných k poskytnutí služby – vše, co usnadní komunikaci i samotný průběh poskytnutí služby, protože dokumenty máte k dispozici už v okamžiku rezervace.

Nahrávání souborů se do rezervačního formuláře doplňuje pomocí vlastních formulářů jako samostatná formulářová položka. Soubor lze získat i v procesu registrace zákazníka, obdobným rozšířením registračního formuláře. Další možností je správa souborů přímo v administraci, kdy je možné s nimi typicky pracovat v rámci detailu konkrétního zákazníka.

Nabídněte zákazníkům možnost si uložit jejich vstupenku, rezervaci nebo poukaz přímo do mobilu do aplikace, kterou znají a používají - Apple Wallet nebo Google Wallet.

Systém reenio umožňuje zákazníkům přidat si QR kód rezervace či vstupenky přímo do Apple nebo Google systémových peněženek, takže zákazník nemusí dohledávat potvrzovací e-mail nebo tisknout doklad, kód má uložený rovnou v mobilu, odkud ho při vstupu snadno najde.

Stejnou možnost lze využít i u poukazů – tedy QR kódů pro dárkové poukazy, slevové kódy i permanentky. U poukazu s postupným čerpáním má toto řešení i jednu obrovskou výhodu, a to v tom, že zákazník přímo ve své peněžence v mobilu vidí i aktuální zůstatek.

Pro zákazníka jde tak především o pohodlí a menší riziko, že vstupenku či poukaz ztratí nebo zapomene - pro vás o něco plynulejší a rychlejší odbavení vstupenek a poukazů.

Rezervační systém reenio je provozován primárně v cloudu Microsoft Azure, jednom z nejrozšířenějších a nejdůkladněji prověřených cloudových řešení na světě. Provoz v cloudu znamená, že se nemusíte starat o vlastní servery, jejich údržbu ani zálohování dat – o infrastrukturu, dostupnost a bezpečnost se stará Microsoft, který do výkonu, zabezpečení a certifikací platformy Azure dlouhodobě investuje. Některé vybrané služby jsou provozovány také na platformě Amazon Web Services (AWS).

Platforma Microsoft Azure byla jako první cloudové řešení v ČR prověřena a zapsána do katalogu cloud computingu eGovernmentu s nejvyšší dosažitelnou bezpečnostní úrovní BÚ3. Provoz v takto prověřeném prostředí přináší vyšší odolnost proti útokům či výpadkům, moderní zabezpečení dat i průběžné bezpečnostní aktualizace již na úrovni platformy jako takové.

Díky cloudovému provozu je rezervační systém dostupný odkudkoli s připojením k internetu a dokáže pružně reagovat na rostoucí nároky – ať už jde o počet zákazníků, rezervací nebo objem dat.

Nechte rezervační systém automaticky hlídat, aby se vám nikdy nepřekrývaly dvě rezervace ve stejný čas, pokud využívají stejný zdroj. Díky hlídání kolizí není problém vytvořit složitou nabídku termínů a služeb, ale zároveň zajistit efektivní řízení rezervací na stejný časový okamžik.

Zdroje (služba, zaměstnanec, místo) slouží v systému reenio nejen jako informační základ pro nabídku termínů, jejich filtrování a navigaci, ale i jako důležitý prvek automatizace celého rezervačního procesu. Díky hlídání kolizí v čase systém automaticky vyhodnotí, zda je v daném čase možné rezervaci vytvořit, nebo zda by došlo ke kolizi kvůli obsazenosti použitých zdrojů – například pokud by měla být sauna ve stejný čas obsazená jinou rezervací, ale s jinou využitou službou.

Pokud chcete rezervovat opravdu efektivně a chcete svým zákazníkům nabídnout různé možnosti, služby, ceny atd., tak hlídání kolizí je určitě funkce, kterou stojí za to správně pochopit a uchopit. Například, pokud máte pneuservis a automyčku se 3 garážemi, tak díky hlídání kolizí můžete nabídnout různé služby (termíny) napříč garážemi a pokud si zákazník zarezervuje jednu službu v garáži 1, žádná další rezervace na stejnou dobu už pro garáž 1 nemůže vzniknout. A právě toto pohlídá rezervační systém automaticky.

Hlídání kolizí je dostupné téměř pro všechny typy termínů. Není možné jej použít pro hlídání kolizí na úrovni jednotlivých míst v mapě sedadel.

Zjistěte o zákaznících vše potřebné už při rezervaci – rozšiřte standardní formulář o vlastní pole a přizpůsobte formulář konkrétnímu termínu i typu služby.

Vlastní rezervační formuláře umožňují doplnit standardní rezervační formulář (jméno, e-mail, telefon) o libovolná další pole podle potřeb vašeho podnikání – od zaškrtávacích políček přes výběr z možností, zadávání textu až po nahrání souboru (např. fotka zákazníka nebo scan potvrzení). Možné je i zadávání specializovaných údajů, kdy se systém postará o kontrolu jejich správného formátu.

Jednotlivá vlastní pole je možné vyžadovat jako povinná nebo je zobrazovat až na základě rezervované kapacity či dříve vybrané hodnoty. Speciální skupinu pak tvoří formulářová pole, která ovlivňují cenu rezervace - typicky je tak snadné řešit např. příplatek za zapůjčení vybavení, slevu pro členy nebo úpravu ceny při nadstandardním rozsahu poskytnuté služby.

Formulář lze přiřadit jednotlivému termínu, nebo nastavit globálně tak, aby platil automaticky pro všechny termíny na rezervační stránce. Práce s vlastními formuláři je tedy velmi jednoduchá a zároveň nabízí velmi široké možnosti využití.

Data zadaná v rámci vlastního rezervačního formuláře se ukládají jako součást konkrétní rezervace a lze je také zahrnout do exportu do Excelu a dále s nimi dle potřeby pracovat.