rezervační systém pro
vaše podnikání

Veďte si přehlednou databázi zákazníků s historií rezervací, a celou řadou navazujících nástrojů. Systém reenio automaticky vytváří databázi zákazníků na základě provedených rezervací nebo přímo registrací. Registrovaný zákazník získává možnost přihlášení a správy svých rezervací přímo v prostředí rezervační stránky. Pokud je využíván zákaznický kredit, pak v rámci svého účtu vidí zůstatek a může si jej online dobíjet.

Rezervaci lze podle nastavení umožnit i bez registrace, jen zadáním e-mailu či telefonního čísla, což je vhodné především tam, kde se nepředpokládá pravidelné a časté využívání rezervačního systému jedním konkrétním zákazníkem.

Kvalitně vedená a rozsáhlá databáze zákazníků je důležitým marketingovým nástrojem. Systém nabízí možnost hromadné rozesílky e-mailových nebo SMS zpráv, což je vhodné pro oslovení zákazníků s novou nabídkou, slevovou akcí, ale i provozními informacemi či v rámci krizového managementu.

Součástí databáze zákazníků jsou samozřejmě osobní údaje, což dnes vyžaduje určitý režim práce s nimi a také jejich ochrany. Rezervační systém umožňuje nastavit automatické mazání osobních údajů po uplynutí zvolené doby a eviduje i žádosti zákazníků o výmaz údajů. Toto tak usnadňuje plnění požadavků GDPR ve vazbě na pravidla definovaná v rámci konkrétního podnikání.

Pokud potřebujete zákaznickou databázi importovat z jiného systému nebo ručně spravované tabulky, není to žádný problém – existující seznam zákazníků lze do systému reenio snadno a chytře naimportovat.

Doručte zákazníkovi důležité informace přímo do jeho mobilu, a to i v případech, kdy e-mailová zpráva z různých důvodů nestačí – potvrzení rezervace, upomínka před termínem nebo instrukce k využití služeb.

SMS zprávy jsou v systému dostupné jak v podobě systémových notifikací, tak jako vlastní zprávy s libovolným textem. Ty pak mohou být automatické, kdy se odesílají v souvislosti s nějakou událostí, nebo odeslané ručně přímo z detailu konkrétního zákazníka či hromadně pro více zákazníků najednou. SMS zprávy jsou omezeny svou délkou a možnostmi sdělení, nicméně i tak hrají důležitou roli při informování zákazníků.

Zajímavou možností je využití SMS zpráv pro další funkcionality. Ať už jde o ověření telefonního čísla zákazníka při registraci či vytváření nové rezervace nebo jako technický komunikační kanál – pro ovládání zařízení pomocí předem definovaného textu SMS zprávy, např. spuštění topení v sauně před začátkem rezervace.

Pokud nabízíte služby v režimu pravidelných časových intervalů (60 minut, 90 minut atd.) pak toto je ideální typ termínu, který nabídne jednoduchou a přehlednou rezervaci.

Typ termínu Interval umožňuje definovat časový rozsah v rámci jednoho dne a ten rozdělit na menší pravidelné úseky. Zákazník si na rezervační stránce volí tyto konkrétní časové úseky, které na sebe mohou i navazovat a tím si prodlouží svou rezervaci podle definovaných pravidel.

Tento typ termínu se typicky hodí pro sportoviště a sportovní areály, poradenské a konzultační služby, wellness nebo saunu.

Systém reenio prochází průběžným a neustálým vývojem, díky kterému přibývají nové funkce, integrace s dalšími nástroji a zařízeními i vylepšení stávajících funkcí a prvků administrace či rezervační stránky. Vývoj sleduje jak potřeby uživatelů a jejich podnikání, tak dění ve světě technologií – nová technická řešení či webové technologie se do systému postupně zapracovávají tak, aby s nimi mohl každý uživatel efektivně pracovat.

Vývoj zároveň automaticky reaguje na aktuální formální a legislativní požadavky, například v oblasti ochrany osobních údajů (GDPR) nebo na povinnosti spojené s hlášením závadného obsahu nebo online odstoupením od smlouvy. Díky tomu můžete rezervační systém provozovat v souladu s aktuálními pravidly, aniž byste museli sami sledovat a řešit každou legislativní změnu.

Díky koncepci systému, která pro svůj provoz využívá cloudové technologie a funguje formou SaaS (Software as a Service), tak vždy platí, že nové funkce či aktualizace jsou dostupné pro všechny uživatele. Dostupnost těchto funkcí a úprav je vždy automatická a uživatel nemusí provádět žádnou aktualizaci systému nebo instalaci.

Přehled novinek a aktuálních změn najdete průběžně v dokumentaci nebo v administraci systému.

Nechte zákazníky zaplatit za rezervaci nebo vstupenky hned online, ještě před poskytnutím služby – rychleji, pohodlněji a s jistotou, že rezervace bude uhrazená a tedy využitá.

Systém reenio umožňuje vyžadovat platbu předem jako součást rezervačního procesu, takže zákazník má platnou rezervaci až po zaplacení. Sami si nastavíte, zda je online platba povinná, nebo zda necháte na rozhodnutí zákazníka zaplatit až na místě. Při povinné platbě je možné určit lhůtu, do kdy musí být nová rezervace uhrazena, jinak je automaticky stornována a místo je uvolněno pro dalšího zákazníka.

V rámci online plateb je možné si vybrat z několika podporovaných platebních bran. Rezervační systém pak zajistí technické propojení a komunikaci s vybranou platební bránou, ale veškeré obchodní a formální záležitosti řešíte přímo s poskytovatelem platební brány - přijaté peníze máte přímo pod svou kontrolou a na svém vlastním obchodním účtu.

• GoPay

  Online platební brána nabízející širokou paletu platebních metod od platby kartou, až po rychlé bankovní převody, Apple Pay či Google Pay.

• Comgate

  Další z českých platebních bran působících i v dalších evropských zemích. Platební metody jsou různé a pokrývají běžné potřeby.

• Stripe

  Globální platební brána, která je stále populárnější. Nabízí rychlou integraci a schválení, takže platby je možné začít přijímat během pár minut.

• Platba převodem

  Speciální typ platební metody, kdy rezervační systém sám umí generovat QR kód pro platbu a následně automatizovaně ověřovat a párovat přijaté platby.

Po úspěšné platbě systém automaticky označí rezervaci jako uhrazenou a zákazníkovi vygeneruje a odešle doklad o platbě. Systém reenio nabízí širokou množinu možností a funkcí, jak s platbami pracovat, včetně exportů, refundací apod. Je ale třeba brát v úvahu, že reenio samo o sobě není účetním systémem.

Zjistěte o zákaznících vše potřebné už při rezervaci – rozšiřte standardní formulář o vlastní pole a přizpůsobte formulář konkrétnímu termínu i typu služby.

Vlastní rezervační formuláře umožňují doplnit standardní rezervační formulář (jméno, e-mail, telefon) o libovolná další pole podle potřeb vašeho podnikání – od zaškrtávacích políček přes výběr z možností, zadávání textu až po nahrání souboru (např. fotka zákazníka nebo scan potvrzení). Možné je i zadávání specializovaných údajů, kdy se systém postará o kontrolu jejich správného formátu.

Jednotlivá vlastní pole je možné vyžadovat jako povinná nebo je zobrazovat až na základě rezervované kapacity či dříve vybrané hodnoty. Speciální skupinu pak tvoří formulářová pole, která ovlivňují cenu rezervace - typicky je tak snadné řešit např. příplatek za zapůjčení vybavení, slevu pro členy nebo úpravu ceny při nadstandardním rozsahu poskytnuté služby.

Formulář lze přiřadit jednotlivému termínu, nebo nastavit globálně tak, aby platil automaticky pro všechny termíny na rezervační stránce. Práce s vlastními formuláři je tedy velmi jednoduchá a zároveň nabízí velmi široké možnosti využití.

Data zadaná v rámci vlastního rezervačního formuláře se ukládají jako součást konkrétní rezervace a lze je také zahrnout do exportu do Excelu a dále s nimi dle potřeby pracovat.

Nepřicházejte o zákazníky jen proto, že je termín již plně obsazený – nechte je zapsat se jako náhradníky a automaticky je informujte, jakmile se pro ně uvolní místo díky tomu, že některý předchozí zákazník svou rezervaci stornuje.

Funkce náhradníci umožňuje zákazníkům projevit zájem o rezervaci i v okamžiku, kdy už termín nemá volnou kapacitu. Rezervace jim v tu chvíli ještě nevznikne, systém pouze eviduje jejich zájem vč. jejich údajů. Jakmile se odpovídající kapacita uvolní (např. jiný zákazník rezervaci zruší), systém automaticky vybere dle pořadí a kapacity náhradníka z fronty a vytvoří pro něj standardní rezervaci se vším, co k tomu patří – odesláním potvrzení, případnou výzvou k platbě, storno pravidly apod. Pokud se na náhradníka nedostane, systém ho již více nijak nijak neinformuje.

Tato funkcionalita je dostupná pouze u termínu typu Celý jeden termín a je třeba ji nejprve povolit a nastavit její parametry v rámci konkrétního termínu.

Přizpůsobte si rezervační systém podle svého podnikání – ať provozujete sportoviště, kosmetický salon, půjčovnu nebo pořádáte vzdělávací kurzy, systém dokáže flexibilně reagovat na různé potřeby a představy spojené s konkrétním type podnikání. Samozřejmě, pořád se jedná o univerzální cloudový systém a nikoliv řešení na míru, takže některé specifické představy fungování, vzhledu atd. nemusí být reálně možné pokrýt.

Systém nabízí širokou škálu nastavení, díky kterým je možné snadněji přizpůsobit rezervování právě vašim zákazníkům a podnikání. Základem flexibility jsou různé typy termínů (Celý jeden termín, Intervaly, Celá sekvence, Libovolný čas, Vícedenní, Poukaz, Rezervace místenek), z nichž je možné si vybrat ten nejvhodnější – od jednorázových workshopů přes hodinové pronájmy sportovišť až po vícedenní pobyty nebo prodej vstupenek na akce.

Na tento základ pak navazuje řada dalších nastavení, kterými lze proces dále doladit: vlastní rezervační formuláře pro sběr specifických údajů, různé typy cen a slev, online platby i platby kreditem, schvalování rezervací, náhradníci, hlídání kolizí mezi zdroji, nebo automatizovanou komunikaci pomocí systémových a vlastních zpráv. Díky uživatelským rolím lze zapojit i celý tým se správně nastavenými oprávněními a přes API či webhooky propojit rezervační systém s dalšími systémy podle potřeby.

Systém tak roste spolu s podnikáním – od jednoduchého nasazení s minimem nastavení až po komplexní řešení využívající většinu dostupných funkcí najednou.

Chcete vědět, jak jsou vaši zákazníci spokojení – stačí jim po skončení termínu poslat žádost o hodnocení. Rezervační systém s tímto umí pomoci a může automatizovaně zasílat, ukládat a zpracovávat hodnotící dotazníky od zákazníků.

Sběr zpětné vazby funguje s využitím kombinace dvou funkcí – hodnotícího formuláře a vlastních zpráv. Hodnotící formulář definuje vlastní otázky různého typu, na které chcete získat odpovědi, a pak také hodnocení pomocí hvězdiček. Tento formulář je pak možné spojit s vlastní zprávou, která zajistí odeslání zákazníkovi dle definovaných pravidel a na základě konkrétní události.

Nabídněte zákazníkům rezervaci na několik po sobě jdoucích dní najednou – ideální pro pronájmy a ubytování, kde se počítá spíš v nocích nebo dnech než v hodinách.

Tento typ termínu umožňuje zákazníkovi rezervovat jeden nebo víc po sobě jdoucích dní. Definice termínů v tomto případě na sebe navazuje (podle zdrojů) a systém umí automaticky takovéto termíny propojit. To umožňuje snadno nastavit např. rozdílnou cenu pro různé dny – typicky vyšší cenu za víkendové ubytování oproti všedním dnům. V kombinaci s podmíněnou cenou tak může být cenotvorba v rámci tohoto typu termínu velmi flexibilní.

Hodí se především pro ubytování a pronájmy prostor, ale využijete ho i u nejrůznějších půjčoven – aut, karavanů, elektrokol nebo jiného vybavení, kde se cena i dostupnost počítají na úrovni dnů či nocí. Díky nastavení minimální a maximální délky rezervace snadno nabídnete týdenní nebo víkendový pronájem.

Nabídněte zákazníkům rezervaci přesně v čase, který jim i vám vyhovuje – nemusí se vejít do předem daných časových bloků jako u Typu interval, prostě si zvolí start i délku podle možností termínu.

U typu termínu Libovolný čas definujete časové okno, ve kterém je rezervace možná, a další nastavení pak určuje, v jakých časových krocích může rezervace začínat a jak dlouho může trvat. Hodí se tam, kde je základem provozní doba a typicky se jedná o poskytování různých služeb jako pronájem prostor, masáže, kadeřnictví, solárium nebo osobní schůzky.

V kombinaci s hlídáním kolizí tak tento typ nabízí velmi flexibilní možnost nabídky různých služeb, za různé ceny a s různou délkou, a to tak, že objednáním jedné služby se blokuje nabídka na jiné služby ve stejný čas.

Automatizujte komunikaci se zákazníky přesně podle svých potřeb – od upomínek přes dotazníky spokojenosti až po marketingové nabídky, a to formou e-mailů či SMS zpráv. Možnosti vlastních zpráv jsou ale daleko širší. Pomocí vlastních zpráv je možné notifikovat externí systém či zařízení nebo informovat správce či zaměstnance.

Vlastní zprávy umožňují nastavit odesílání zpráv navázaných na konkrétní událost v rezervačním procesu a odpovídající okamžik v čase. Událost může být automatická (vytvoření rezervace, konec konání rezervace apod.) nebo navázaná na ruční změnu stavu rezervace v administraci či mobilní aplikaci.

• E-mail

  Základní typ vlastní zprávy, kdy se odesílá textová e-mailová zpráva a vlastním obsahem.

• SMS

  Populární typ zprávy, která je sice omezena svou velikostí a formátem, ale zase má větší jistotu doručení.

• Webhook

  Technické řešení pro notifikaci externího systému o tom, že nastala nějaká událost. Typicky pro různé automatizace.

• Mobilní aplikace

  Rychlá možnost zaslání upozornění přímo do konkrétní mobilní aplikace reenio.

• Smartemailing

  Pokud nestačí jednoduchý textový obsah e-mailové zprávy, je možné využít šablony a odesílání pomocí nástroje Smartemailing.

Na rozdíl od systémových notifikací, které obsahují pevně danou strukturu a obsah, u vlastních zpráv si sami určujete obsah a účel použití – typicky jde o poděkování či prosbu o zpětnou vazbu po skončení termínu, upomínku před blížícím se termínem, marketingovou nabídku, instrukce k rezervaci, přání k narozeninám či svátku (i s dárkovým poukazem) nebo připomenutí se zákazníkovi, který se dlouho nerezervoval.

Obsah vlastních zpráv můž eobsahovat také tzv. zástupné proměnné, které jsou při samotném odeslání zprávy nahrazeny odpovídající hodnotou, např. jménem zákazníka, časem začátku rezervace. Vlastní zprávy se k termínům přiřazují přes skupiny zpráv, takže není nutné nastavovat pravidla pro každý termín zvlášť a zároveň je zachována flexibilita pro různé situace a potřeby.

Specialitou některých typů zpráv a konkrétních událostí je možnost doplnit vlastní zprávu o dynamické prvky - dotazník spokojenosti nebo vygenerovaný kód poukazu. Zde je jen na vás, jak tyto možnosti zaintegrujete do svých marketingových aktivit a činností.