rezervační systém pro
vaše podnikání

Nabídněte zákazníkům rezervaci na několik po sobě jdoucích dní najednou – ideální pro pronájmy a ubytování, kde se počítá spíš v nocích nebo dnech než v hodinách.

Tento typ termínu umožňuje zákazníkovi rezervovat jeden nebo víc po sobě jdoucích dní. Definice termínů v tomto případě na sebe navazuje (podle zdrojů) a systém umí automaticky takovéto termíny propojit. To umožňuje snadno nastavit např. rozdílnou cenu pro různé dny – typicky vyšší cenu za víkendové ubytování oproti všedním dnům. V kombinaci s podmíněnou cenou tak může být cenotvorba v rámci tohoto typu termínu velmi flexibilní.

Hodí se především pro ubytování a pronájmy prostor, ale využijete ho i u nejrůznějších půjčoven – aut, karavanů, elektrokol nebo jiného vybavení, kde se cena i dostupnost počítají na úrovni dnů či nocí. Díky nastavení minimální a maximální délky rezervace snadno nabídnete týdenní nebo víkendový pronájem.

Systém reenio prochází průběžným a neustálým vývojem, díky kterému přibývají nové funkce, integrace s dalšími nástroji a zařízeními i vylepšení stávajících funkcí a prvků administrace či rezervační stránky. Vývoj sleduje jak potřeby uživatelů a jejich podnikání, tak dění ve světě technologií – nová technická řešení či webové technologie se do systému postupně zapracovávají tak, aby s nimi mohl každý uživatel efektivně pracovat.

Vývoj zároveň automaticky reaguje na aktuální formální a legislativní požadavky, například v oblasti ochrany osobních údajů (GDPR) nebo na povinnosti spojené s hlášením závadného obsahu nebo online odstoupením od smlouvy. Díky tomu můžete rezervační systém provozovat v souladu s aktuálními pravidly, aniž byste museli sami sledovat a řešit každou legislativní změnu.

Díky koncepci systému, která pro svůj provoz využívá cloudové technologie a funguje formou SaaS (Software as a Service), tak vždy platí, že nové funkce či aktualizace jsou dostupné pro všechny uživatele. Dostupnost těchto funkcí a úprav je vždy automatická a uživatel nemusí provádět žádnou aktualizaci systému nebo instalaci.

Přehled novinek a aktuálních změn najdete průběžně v dokumentaci nebo v administraci systému.

Nechte rezervační systém automaticky hlídat, aby se vám nikdy nepřekrývaly dvě rezervace ve stejný čas, pokud využívají stejný zdroj. Díky hlídání kolizí není problém vytvořit složitou nabídku termínů a služeb, ale zároveň zajistit efektivní řízení rezervací na stejný časový okamžik.

Zdroje (služba, zaměstnanec, místo) slouží v systému reenio nejen jako informační základ pro nabídku termínů, jejich filtrování a navigaci, ale i jako důležitý prvek automatizace celého rezervačního procesu. Díky hlídání kolizí v čase systém automaticky vyhodnotí, zda je v daném čase možné rezervaci vytvořit, nebo zda by došlo ke kolizi kvůli obsazenosti použitých zdrojů – například pokud by měla být sauna ve stejný čas obsazená jinou rezervací, ale s jinou využitou službou.

Pokud chcete rezervovat opravdu efektivně a chcete svým zákazníkům nabídnout různé možnosti, služby, ceny atd., tak hlídání kolizí je určitě funkce, kterou stojí za to správně pochopit a uchopit. Například, pokud máte pneuservis a automyčku se 3 garážemi, tak díky hlídání kolizí můžete nabídnout různé služby (termíny) napříč garážemi a pokud zi zákazník zarezervuje jednu službu v garáži 1, žádná další rezervace na stejnou dobu už pro garáž 1 nemůže vzniknout. A právě toto pohlídá rezervační systém automaticky.

Hlídání kolizí je dostupné téměř pro všechny typy termínů. Není možné jej použít pro hlídání kolizí na úrovni jednotlivých míst v mapě sedadel.

Synchronizace kalendáře umožňuje propojit systém reenio s externím kalendářem. Typické je propojení s Google Kalendářem a nastavuje se jednoduše přes přihlášení vaším Google účtem a povolením přístupu.

Vytvořené rezervace v systému reenio se objeví ve vašem kalendáři, ale naopak rezervace z vašich událostí v Google kalendáři nevznikají (rezervační proces je natolik komplexní, že událost v kalendáři nestačí). Opačným směrem, tedy z Google Kalendáře do systému reenio, lze tedy synchronizovat jen omezeně - události mohou být synchronizovány jako blokace času, takže na dané datum a čas už nepůjde vytvořit další novou rezervaci.

Přizpůsobte si rezervační systém podle svého podnikání – ať provozujete sportoviště, kosmetický salon, půjčovnu nebo pořádáte vzdělávací kurzy, systém dokáže flexibilně reagovat na různé potřeby a představy spojené s konkértním type podnikání. Samozřejmě, pořád se jedná o univerzální cloudový systém a nikoliv řešení na míru, takže některé specifické představy fungování, vzhledu atd. nemusí být reálně možné pokrýt.

Systém nabízí širokou škálu nastavení, díky kterým je možné snadněji přizpůsobit rezervování právě vašim zákazníkům a podnikání. Základem flexibility jsou různé typy termínů (Celý jeden termín, Intervaly, Celá sekvence, Libovolný čas, Vícedenní, Poukaz, Rezervace místenek), z nichž je možné si vybrat ten nejvhodnější – od jednorázových workshopů přes hodinové pronájmy sportovišť až po vícedenní pobyty nebo prodej vstupenek na akce.

Na tento základ pak navazuje řada dalších nastavení, kterými lze proces dále doladit: vlastní rezervační formuláře pro sběr specifických údajů, různé typy cen a slev, online platby i platby kreditem, schvalování rezervací, náhradníci, hlídání kolizí mezi zdroji, nebo automatizovanou komunikaci pomocí systémových a vlastních zpráv. Díky uživatelským rolím lze zapojit i celý tým se správně nastavenými oprávněními a přes API či webhooky propojit rezervační systém s dalšími systémy podle potřeby.

Systém tak roste spolu s podnikáním – od jednoduchého nasazení s minimem nastavení až po komplexní řešení využívající většinu dostupných funkcí najednou.

Nabídněte zákazníkům rezervaci na pevně daný časový úsek s omezenou kapacitou – ideální tam, kde je potřeba, aby se jedné akce mohlo zúčastnit více lidí, ale zároveň ne více než kolik dokážete obsloužit.

Termínu typu Celý jeden termín si zákazník vždy rezervuje celý stanovený termín, tedy pevný časový úsek od – do, bez možnosti volby vlastního času. Typicky jde o termín s vyšší kapacitou, který se koná v pevně daný čas - hodí se pro sportovní akce a lekce, semináře, přednášky, koncerty, vernisáže, jednorázové kurzy, workshopy nebo prohlídky.

U tohoto typu lze zapnout i funkci tzv. náhradníků, kdy zákazník i po vyčerpání dostupné kapacity může projevit zájem o rezervaci. Termín podporuje také vytváření opakovaných rezervací a také podporuje on-line události.

Provozujte rezervační systém v souladu s aktuální legislativou, aniž byste museli sami sledovat každou změnu v této oblasti – průběžně doplňujeme funkce, které vám plnění povinností usnadní. Samozřejmě rezervační systém je v tomto ohledu jen nástroj, legislativní požadavky a procesy vždy musí vycházet z reality vašeho podnikání i mimo svět internetu.

Například v rámci GDPR umožňuje systém reenio nastavit automatické mazání osobních údajů po uplynutí zvolené doby nebo eviduje žádosti zákazníků o výmaz osobních údajů. Dále můžete definovat vlastní souhlasy, které přesahují definovaný oprávněný zájem a na jejich základě pak např. zasílat marketingová sdělení jen těm zákazníkům, kteří k tomuto dali přímý souhlas.

V reakci na průběžné změny legislativy a novelizace zákonů se tak v systému reenio objevily nové funkce usnadňující naplnění tzv. tlačítkového zákona, požadavku na snadné odstoupení od smlouvy nebo možnost nahlášení závadného obsahu na rezervační stránce.

Nepřicházejte o zákazníky jen proto, že je termín již plně obsazený – nechte je zapsat se jako náhradníky a automaticky je informujte, jakmile se pro ně uvolní místo díky tomu, že některý předchozí zákazník svou rezervaci stornuje.

Funkce náhradníci umožňuje zákazníkům projevit zájem o rezervaci i v okamžiku, kdy už termín nemá volnou kapacitu. Rezervace jim v tu chvíli ještě nevznikne, systém pouze eviduje jejich zájem vč. jejich údajů. Jakmile se odpovídající kapacita uvolní (např. jiný zákazník rezervaci zruší), systém automaticky vybere dle pořadí a kapacity náhradníka z fronty a vytvoří pro něj standardní rezervaci se vším, co k tomu patří – odesláním potvrzení, případnou výzvou k platbě, storno pravidly apod. Pokud se na náhradníka nedostane, systém ho již více nijak nijak neinformuje.

Tato funkcionalita je dostupná pouze u termínu typu Celý jeden termín a je třeba ji nejprve povolit a nastavit její parametry v rámci konkrétního termínu.

Mobilní aplikace reenio (Android a iOS) slouží především k jednoduchému a rychlému online odbavování jednotlivých rezervací a vstupenek přímo na místě. Mimo to obsahuje také přehledový kalendář s rezervacemi a seznamem zákazníků, takže rezervaci lze dohledat i bez znalosti konkrétního kódu.

Aplikace je tedy určena pro správce příp. další uživatele (např. brigádníci, obsluha, recepční), kteří potřebují mít přístup k datům a informacím rychle a operativně. S tímto se i počítá v tom, že pro přihlášení do aplikace nemusí mít uživatel přístup do plné administrace systému, ale pro přihlášení lze využít speciální autorizační QR kód.

Kód rezervace se primárně skenuje v podobě QR kódu pomocí fotoaparátu mobilního zařízení, ale lze jej zadat i ručně nebo dohledat. Při větším počtu návštěvníků je vhodné si pořídit mobilní zařízení s hardwarovou laserovou čtečkou kódů – čtení je výrazně rychlejší a spolehlivější. Ve spojení s režimem automatického odbavení, kdy se kód, pokud je s rezervací/vstupenkou vše v pořádku, po naskenování po chvíli sám označí jako odbavený, je to velmi rychlý pomocník.

Aplikace umí odbavit i jednotlivá místa v rámci jedné rezervace (např. konkrétní sedadla), a kromě rezervací zvládá i uplatnění poukazů či permanentek naskenováním jejich kódu.

Nenechte zákazníky vytvářet rezervace online, ale rozhodněte sami, kterou rezervaci schválíte – to je užitečné všude tam, kde je potřeba žádost o rezervaci nejdřív posoudit, než zákazníkovi termín skutečně přiřadíte.

Funkce schvalování rezervací mění standardní proces tak, že rezervace vytvořená zákazníkem nevznikne rovnou jako schválená, ale nejprve čeká na vaše schválení v administraci. Zákazník po vytvoření rezervace dostane informaci, že jeho rezervace čeká na schválení, a definitivní potvrzení (případně i výzvu k online platbě) obdrží až ve chvíli, kdy rezervaci sami schválíte, nebo naopak zamítnete.

Toto se hodí všude tam, kde chcete mít nad obsazením termínů plnou kontrolu – například u individuálních konzultací, kde si potřebujete nejdřív ověřit vhodnost termínu, u služeb vyžadujících zařízení návazných potřeb, nebo tam, kde chcete zamezit náhodným či nevhodným rezervacím.

Automatizujte komunikaci se zákazníky přesně podle svých potřeb – od upomínek přes dotazníky spokojenosti až po marketingové nabídky, a to formou e-mailů či SMS zpráv. Možnosti vlastních zpráv jsou ale daleko širší. Pomocí vlastních zpráv je možné notifikovat externí systém či zařízení nebo informovat správce či zaměstnance.

Vlastní zprávy umožňují nastavit odesílání zpráv navázaných na konkrétní událost v rezervačním procesu a odpovídající okamžik v čase. Událost může být automatická (vytvoření rezervace, konec konání rezervace apod.) nebo navázaná na ruční změnu stavu rezervace v administraci či mobilní aplikaci.

• E-mail

  Základní typ vlastní zprávy, kdy se odesílá textová e-mailová zpráva a vlastním obsahem.

• SMS

  Populární typ zprávy, která je sice omezena svou velikostí a formátem, ale zase má větší jistotu doručení.

• Webhook

  Technické řešení pro notifikaci externího systému o tom, že nastala nějaká událost. Typicky pro různé automatizace.

• Mobilní aplikace

  Rychlá možnost zaslání upozornění přímo do konkrétní mobilní aplikace reenio.

• Smartemailing

  Pokud nestačí jednoduchý textový obsah e-mailové zprávy, je možné využít šablony a odesílání pomocí nástroje Smartemailing.

Na rozdíl od systémových notifikací, které obsahují pevně danou strukturu a obsah, u vlastních zpráv si sami určujete obsah a účel použití – typicky jde o poděkování či prosbu o zpětnou vazbu po skončení termínu, upomínku před blížícím se termínem, marketingovou nabídku, instrukce k rezervaci, přání k narozeninám či svátku (i s dárkovým poukazem) nebo připomenutí se zákazníkovi, který se dlouho nerezervoval.

Obsah vlastních zpráv můž eobsahovat také tzv. zástupné proměnné, které jsou při samotném odeslání zprávy nahrazeny odpovídající hodnotou, např. jménem zákazníka, časem začátku rezervace. Vlastní zprávy se k termínům přiřazují přes skupiny zpráv, takže není nutné nastavovat pravidla pro každý termín zvlášť a zároveň je zachována flexibilita pro různé sitace a potřeby.

Specialitou něktrých typů zpráv a konkrétních událostí je možnost doplnit vlastní zprávu o dynamické prvky - dotazník spokojenosti nebo vygenerovaný kód poukazu. Zde je jen na vás, jak tyto možnosti zaintegrujete do svých marketingových aktivit a činností.

Dostaňte data o rezervacích a zákaznících snadno mimo systém reenio a můžete s nimi dále pracovat v Excelu, pomocí AI nebo je využít pro import do dalších systémů, např. pro emailový marketing.

Přehledy rezervací i zákazníků lze kdykoliv snadno exportovat do Excelu, a to i s daty z vlastních rezervačních a registračních formulářů.

Kromě jednoduchého exportu dat lze rezervační systém propojit s dalšími systémy i pomocí API nebo webhooků, a předávat tak data programově a v reálném čase, stejně jako s nimi pracovat na úrovni jejich datové struktury.