reenio je cloudový rezervační systém, se kterým fyzioterapeut objednává pacienty na ošetření různé délky, plánuje celé rehabilitační série a hlídá obsazení terapeutů, ošetřoven i přístrojů.
Rehabilitační plán
Typ termínu Celá sekvence objedná pacienta na všechny návštěvy rehabilitace najednou.
Co systém hlídá
Terapeuti, ošetřovny a přístroje jsou zdroje s hlídáním kolizí, takže se termíny nepřekryjí.
Co víte předem
Vlastní formulář sbírá anamnézu a zdravotní omezení ještě před prvním ošetřením.
Verze FREE zdarma bez časového omezení
Permanentky a zákaznický kredit
Uživatelské role a oprávnění pro zaměstnance
Podpora GDPR, DSA a dalších formálních požadavků
Data uložená v datových centrech v EU
Vyvíjeno v Česku
a mnoho dalšího…
Fyzioterapie je obor, kde čas a přesnost jsou stejně důležité jako odbornost. Každý pacient přichází s jiným problémem, každé ošetření trvá jinak dlouho a rehabilitační plán se může skládat z desítek návštěv v průběhu týdnů. Zvládnout tuto komplexitu bez spolehlivého systému rezervací je náročné – ať už pracujete sami nebo v týmu více terapeutů. Online rezervace proto není v moderní fyzioterapeutické praxi luxusem, ale přirozenou součástí profesionálního provozu.
Co je potřeba řešit ...
Koordinaci termínů pro různé typy ošetření s odlišnou délkou trvání.
Správu rozvrhu pro více fyzioterapeutů nebo specializací pod jednou střechou.
Sběr vstupních informací od pacienta ještě před prvním ošetřením.
Připomínání termínů pacientům, aby se minimalizovaly neomluvené absence a zbytečné prostoje.
Koordinaci využití ošetřoven, přístrojů nebo pomůcek.
Příjem online plateb za komerční nebo nadstandardní sužby.
Objednávání pacientů bylo ještě nedávno záležitostí telefonátů, papírových diářů nebo tabulek v Excelu. Dnes pacienti očekávají možnost objednat se online – kdykoli a bez čekání na uvolněnou linku nebo odpověď na zprávu. Pro fyzioterapeutické praxe je online rezervační systém nejen praktickým nástrojem, ale i signálem profesionality a moderního přístupu. Pacient si snadno najde volný termín, objedná se ve chvíli, která mu vyhovuje, a dostane okamžité potvrzení – bez zdlouhavé koordinace nebo e-mailování. Systém přitom automaticky hlídá obsazenost jednotlivých terapeutů i ošetřoven, takže k dvojitému objednání nebo kolizi v rozvrhu prostě nemůže dojít. Synchronizace s Google kalendářem pak zajistí, že osobní blokace nebo jiné závazky terapeuta se automaticky propisují do dostupnosti pro pacienty, aniž by bylo nutné cokoliv manuálně přepisovat nebo aktualizovat. Přehledná databáze pacientů s historií jejich rezervací umožňuje snadno dohledat, kdy byl kdo naposledy objednaný a jaké ošetření absolvoval. Pro praxe s více terapeuty je navíc klíčová možnost nastavit různá přístupová oprávnění – recepce vidí celý rozvrh a spravuje objednávky, každý terapeut pracuje se svým rozvrhem a pacientskými informacemi.
Fyzioterapie má jedno specifikum, které ji odlišuje od jednorázových konzultací – pacienti se vrací opakovaně a jejich léčba probíhá podle předem stanoveného plánu. Rezervační systém proto musí zvládnout nejen plánování jednotlivých sezení, ale i komplexnější strukturu celého průběhu rehabilitace, kdy pacient absolvuje sérii ošetření ve stanovených intervalech. Při prvním objednání je zároveň ideální příležitost získat od pacienta základní vstupní informace – popis obtíží, dosavadní léčbu nebo relevantní zdravotní omezení. Díky vlastnímu rezervačnímu formuláři se tyto údaje sbírají automaticky a terapeut se může na každou konzultaci připravit ještě před příchodem pacienta. To šetří čas na začátku ošetření i zbytečné opakování anamnestických otázek při každé návštěvě. Možnost online platby je pak klíčová pro fyzioterapeuty pracující v komerčním segmentu – pro nadstandardní ošetření, speciální balíčky nebo metody, které pojišťovna nehradí. Zákazník zaplatí přímo při rezervaci, platba je potvrzena automaticky a fyzioterapeut nemusí řešit platbustě ani vymáhání pohledávek za neuhrazená sezení. Automatické hodnotící dotazníky po ukončené sérii ošetření navíc přinášejí zpětnou vazbu, která pomáhá zkvalitňovat péči a budovat dobrou reputaci praxe na základě reálných zkušeností pacientů – což je v oboru, kde doporučení hrají zásadní roli, nedocenitelné.
Fyzioterapeutická praxe potřebuje rezervační systém, který zvládne jak jednoduché objednání na jednorázové ošetření, tak plánování strukturovaných rehabilitačních kurzů probíhajících v průběhu týdnů. Níže uvedené funkce pokrývají celý provozní cyklus – od prvního kontaktu s pacientem přes sběr vstupních informací a správu termínů až po platby, komunikaci a hodnocení kvality péče.
Rezervační formuláře
Když základní údaje od zákazníka získané při rezervaci nestačí, je řešení jednoduché. Rezervační formuláře lze rozšiřovat o vlastní položky, které může/musí zákazník při rezervaci vyplnit.
Zjistěte o zákaznících vše potřebné už při rezervaci – rozšiřte standardní formulář o vlastní pole a přizpůsobte formulář konkrétnímu termínu i typu služby.
Vlastní rezervační formuláře umožňují doplnit standardní rezervační formulář (jméno, e-mail, telefon) o libovolná další pole podle potřeb vašeho podnikání – od zaškrtávacích políček přes výběr z možností, zadávání textu až po nahrání souboru (např. fotka zákazníka nebo scan potvrzení). Možné je i zadávání specializovaných údajů, kdy se systém postará o kontrolu jejich správného formátu.
Jednotlivá vlastní pole je možné vyžadovat jako povinná nebo je zobrazovat až na základě rezervované kapacity či dříve vybrané hodnoty. Speciální skupinu pak tvoří formulářová pole, která ovlivňují cenu rezervace - typicky je tak snadné řešit např. příplatek za zapůjčení vybavení, slevu pro členy nebo úpravu ceny při nadstandardním rozsahu poskytnuté služby.
Formulář lze přiřadit jednotlivému termínu, nebo nastavit globálně tak, aby platil automaticky pro všechny termíny na rezervační stránce. Práce s vlastními formuláři je tedy velmi jednoduchá a zároveň nabízí velmi široké možnosti využití.
Data zadaná v rámci vlastního rezervačního formuláře se ukládají jako součást konkrétní rezervace a lze je také zahrnout do exportu do Excelu a dále s nimi dle potřeby pracovat.
Termín: Interval
Termín umožňuje rozdělení provozní doby do pravidelných časových úseků. Zákazníci si rezervují jeden nebo více navazujících časových intervalů podle vlastní potřeby. Jeden z nejpoužívanějších a nejefektivnějších typů termínů.
Pokud nabízíte služby v režimu pravidelných časových intervalů (60 minut, 90 minut atd.) pak toto je ideální typ termínu, který nabídne jednoduchou a přehlednou rezervaci.
Typ termínu Interval umožňuje definovat časový rozsah v rámci jednoho dne a ten rozdělit na menší pravidelné úseky. Zákazník si na rezervační stránce volí tyto konkrétní časové úseky, které na sebe mohou i navazovat a tím si prodlouží svou rezervaci podle definovaných pravidel.
Tento typ termínu se typicky hodí pro sportoviště a sportovní areály, poradenské a konzultační služby, wellness nebo saunu.
Hlídání kolizí
Klíčovým prvkem celého fungování rezervačního systému jsou Zdroje. Díky nim umí systém automaticky pohlídat, aby se nikdy nepřekrývaly dvě rezervace vyžadující stejný zdroj – zaměstnance, místo či službu.
Nechte rezervační systém automaticky hlídat, aby se vám nikdy nepřekrývaly dvě rezervace ve stejný čas, pokud využívají stejný zdroj. Díky hlídání kolizí není problém vytvořit složitou nabídku termínů a služeb, ale zároveň zajistit efektivní řízení rezervací na stejný časový okamžik.
Zdroje (služba, zaměstnanec, místo) slouží v systému reenio nejen jako informační základ pro nabídku termínů, jejich filtrování a navigaci, ale i jako důležitý prvek automatizace celého rezervačního procesu. Díky hlídání kolizí v čase systém automaticky vyhodnotí, zda je v daném čase možné rezervaci vytvořit, nebo zda by došlo ke kolizi kvůli obsazenosti použitých zdrojů – například pokud by měla být sauna ve stejný čas obsazená jinou rezervací, ale s jinou využitou službou.
Pokud chcete rezervovat opravdu efektivně a chcete svým zákazníkům nabídnout různé možnosti, služby, ceny atd., tak hlídání kolizí je určitě funkce, kterou stojí za to správně pochopit a uchopit. Například, pokud máte pneuservis a automyčku se 3 garážemi, tak díky hlídání kolizí můžete nabídnout různé služby (termíny) napříč garážemi a pokud si zákazník zarezervuje jednu službu v garáži 1, žádná další rezervace na stejnou dobu už pro garáž 1 nemůže vzniknout. A právě toto pohlídá rezervační systém automaticky.
Hlídání kolizí je dostupné téměř pro všechny typy termínů. Není možné jej použít pro hlídání kolizí na úrovni jednotlivých míst v mapě sedadel.
Databáze zákazníků
Přehled o zákaznících, jejich údajích a historii je klíčem každého podnikání. Databáze zákazníků umožňuje nejen evidenci údajů, ale také poskytuje nástroje pro komunikaci, export dat či naplňování požadavků GDPR.
Veďte si přehlednou databázi zákazníků s historií rezervací, a celou řadou navazujících nástrojů. Systém reenio automaticky vytváří databázi zákazníků na základě provedených rezervací nebo přímo registrací. Registrovaný zákazník získává možnost přihlášení a správy svých rezervací přímo v prostředí rezervační stránky. Pokud je využíván zákaznický kredit, pak v rámci svého účtu vidí zůstatek a může si jej online dobíjet.
Rezervaci lze podle nastavení umožnit i bez registrace, jen zadáním e-mailu či telefonního čísla, což je vhodné především tam, kde se nepředpokládá pravidelné a časté využívání rezervačního systému jedním konkrétním zákazníkem.
Kvalitně vedená a rozsáhlá databáze zákazníků je důležitým marketingovým nástrojem. Systém nabízí možnost hromadné rozesílky e-mailových nebo SMS zpráv, což je vhodné pro oslovení zákazníků s novou nabídkou, slevovou akcí, ale i provozními informacemi či v rámci krizového managementu.
Součástí databáze zákazníků jsou samozřejmě osobní údaje, což dnes vyžaduje určitý režim práce s nimi a také jejich ochrany. Rezervační systém umožňuje nastavit automatické mazání osobních údajů po uplynutí zvolené doby a eviduje i žádosti zákazníků o výmaz údajů. Toto tak usnadňuje plnění požadavků GDPR ve vazbě na pravidla definovaná v rámci konkrétního podnikání.
Pokud potřebujete zákaznickou databázi importovat z jiného systému nebo ručně spravované tabulky, není to žádný problém – existující seznam zákazníků lze do systému reenio snadno a chytře naimportovat.
Synchronizace s Google kalendářem
Přehled v kalendáři je důležitý prvek organizace času, zvlášť v případě online rezervaci. Díky synchronizaci je možné udržovat Google kalendář aktualizovaný a naopak blokovat čas v rámci nabídky termínů.
Synchronizace kalendáře umožňuje propojit systém reenio s externím kalendářem. Typické je propojení s Google Kalendářem a nastavuje se jednoduše přes přihlášení vaším Google účtem a povolením přístupu.
Vytvořené rezervace v systému reenio se objeví ve vašem kalendáři, ale naopak rezervace z vašich událostí v Google kalendáři nevznikají (rezervační proces je natolik komplexní, že událost v kalendáři nestačí). Opačným směrem, tedy z Google Kalendáře do systému reenio, lze tedy synchronizovat jen omezeně - události mohou být synchronizovány jako blokace času, takže na dané datum a čas už nepůjde vytvořit další novou rezervaci.
Termín: Celý termín
Nejsnadněji nastavitelný a použitelný typ termínu, který nabízí rezervaci na konkrétní pevně stanovený čas od a do, a to včetně případného omezení kapacitou. Zákazník si vždy rezervuje celý tento vypsaný termín.
Nabídněte zákazníkům rezervaci na pevně daný časový úsek s omezenou kapacitou – ideální tam, kde je potřeba, aby se jedné akce mohlo zúčastnit více lidí, ale zároveň ne více než kolik dokážete obsloužit.
Termínu typu Celý jeden termín si zákazník vždy rezervuje celý stanovený termín, tedy pevný časový úsek od – do, bez možnosti volby vlastního času. Typicky jde o termín s vyšší kapacitou, který se koná v pevně daný čas - hodí se pro sportovní akce a lekce, semináře, přednášky, koncerty, vernisáže, jednorázové kurzy, workshopy nebo prohlídky.
U tohoto typu lze zapnout i funkci tzv. náhradníků, kdy zákazník i po vyčerpání dostupné kapacity může projevit zájem o rezervaci. Termín podporuje také vytváření opakovaných rezervací a také podporuje on-line události.
Online platby
Možnost zaplatit za rezervovanou službu pomocí online platební brány je dnes již standard. Zákazníci jsou dnes zvyklí rychle a bezpečně platit na e-shopech a tento stejný komfort očekávají i při online rezervaci či objednání služeb.
Nechte zákazníky zaplatit za rezervaci nebo vstupenky hned online, ještě před poskytnutím služby – rychleji, pohodlněji a s jistotou, že rezervace bude uhrazená a tedy využitá.
Systém reenio umožňuje vyžadovat platbu předem jako součást rezervačního procesu, takže zákazník má platnou rezervaci až po zaplacení. Sami si nastavíte, zda je online platba povinná, nebo zda necháte na rozhodnutí zákazníka zaplatit až na místě. Při povinné platbě je možné určit lhůtu, do kdy musí být nová rezervace uhrazena, jinak je automaticky stornována a místo je uvolněno pro dalšího zákazníka.
V rámci online plateb je možné si vybrat z několika podporovaných platebních bran. Rezervační systém pak zajistí technické propojení a komunikaci s vybranou platební bránou, ale veškeré obchodní a formální záležitosti řešíte přímo s poskytovatelem platební brány - přijaté peníze máte přímo pod svou kontrolou a na svém vlastním obchodním účtu.
GoPay
Online platební brána nabízející širokou paletu platebních metod od platby kartou, až po rychlé bankovní převody, Apple Pay či Google Pay.
Comgate
Další z českých platebních bran působících i v dalších evropských zemích. Platební metody jsou různé a pokrývají běžné potřeby.
Stripe
Globální platební brána, která je stále populárnější. Nabízí rychlou integraci a schválení, takže platby je možné začít přijímat během pár minut.
Platba převodem
Speciální typ platební metody, kdy rezervační systém sám umí generovat QR kód pro platbu a následně automatizovaně ověřovat a párovat přijaté platby.
Po úspěšné platbě systém automaticky označí rezervaci jako uhrazenou a zákazníkovi vygeneruje a odešle doklad o platbě. Systém reenio nabízí širokou množinu možností a funkcí, jak s platbami pracovat, včetně exportů, refundací apod. Je ale třeba brát v úvahu, že reenio samo o sobě není účetním systémem.
Upozornění
Informování zákazníků je jedna z klíčových funkcích každého systému. Možnost zaslat zákazníkovi potvrzení o vytvoření rezervace, jejím stornu, provedené úhradě nebo připomenutí na její konání je tak nedílnou součástí systému reenio.
Rezervační systém umí automaticky informovat zákazníky, ale i správce a zaměstnance, o dění kolem rezervací – odeslání systémových upozornění můžete nastavit dle svých potřeb a způsobu fungování.
Systémová upozornění jsou automatické e-maily a SMS zprávy, které systém odesílá jménem vaší rezervační stránky bez jakéhokoli dalšího zásahu z vaší strany. Patří sem potvrzení úspěšné rezervace, potvrzení zrušení, potvrzení platby, schválení rezervace, PDF s rezervačními kódy, upozornění na blížící se termín konání a další.
V nastavení si u jednotlivých typů událostí určíte, jakým kanálem se mají posílat – e-mailem, SMS, nebo obojím – a případně i s jakým předstihem. Například upozornění na blížící se konání může odejít 24 hodin a zároveň 3 hodiny předem. Odeslání samozřejmě předpokládá, že máte k dispozici odpovídající kontaktní údaje zákazníka.
Pro zákazníky
Veškerá komunikace a informace směrem od systému k zákazníkovi, vč. připomenutí, aby rezervace zbytečně nepropadla.
Pro správce
Pro zajištění základního přehledu o dění v systému bez potřeby jeho neustálé kontroly a přihlašování se do administrace.
Pro zaměstnance
Ideální, pokud je potřeba upozornit konkrétního zaměstnance, že na jeho služby vznikla rezervace a musí s tím počítat.
Na rozdíl od vlastních zpráv jde v tomto případě o zprávy s pevně daným obsahem zohledňujícím informace o rezervaci – jejich obsah či podobu nelze volně upravovat, pouze nastavit, kdy a komu se mají posílat.
Hodnocení zákazníků
Zpětná vazba od zákazníků je velmi důležitá. Automatizované zasílání hodnotícího dotazníku krátce po proběhlé rezervaci je tak velmi silným nástrojem, který dobře zapadá do celkového marketingu daného podnikání.
Chcete vědět, jak jsou vaši zákazníci spokojení – stačí jim po skončení termínu poslat žádost o hodnocení. Rezervační systém s tímto umí pomoci a může automatizovaně zasílat, ukládat a zpracovávat hodnotící dotazníky od zákazníků.
Sběr zpětné vazby funguje s využitím kombinace dvou funkcí – hodnotícího formuláře a vlastních zpráv. Hodnotící formulář definuje vlastní otázky různého typu, na které chcete získat odpovědi, a pak také hodnocení pomocí hvězdiček. Tento formulář je pak možné spojit s vlastní zprávou, která zajistí odeslání zákazníkovi dle definovaných pravidel a na základě konkrétní události.
