rezervační systém pro samoobslužné posilovny

Rezervace v systému reenio můžete propojit přímo s podporovanými chytrými zámky a automaticky tak řídit přístup zákazníků.

Jsou podporovány zámky Igloohome (možný i offline provoz díky technologii algoPIN), Nuki a systém Unifi Access od Ubiquiti. Každý z nich má svá specifika a je ideálním řešením pro různé typy provozu a scénářů fungování.

• Igloohome

  Nejen online provoz pomocí internetové brány, ale také standardně offline režim pomocí algoritmu algoPIN.

• Nuki

  Známá a ověřená značka chytrých zámků s online cloudovým řešením.

• Unifi Access

  Profesionální řešení pro náročné provozy umožňující plnohodnotné řízení přůstupů a napojení např. na kamerový systém.

Celý proces může fungovat podle konkrétního nastavení, ale typicky se např. 1 hodinu před konáním rezervace, která musí být uhrazená, automaticky vygeneruje a zákazníkovi zašle PIN kód platný jen pro něj a po dobu jeho rezervace. U Igloohome existuje možnost, že zámek nemusí být připojen k internetu a přesto zákazník obdrží unikátní PIN kód. Nicméně online propojení nabízí větší flexibilitu a kontrolu nad přístupy.

Pro využívání této integrace potřebujete mít v administraci aktivní funkci REENIO Connect a možnost používat Vlastní zprávy, přes které probíhá samotná automatizace. Unikátní PIN kód je pak zákazníkovi zasílán pomocí e-mailové zprávy nebo SMS.

Nechte zákazníky zaplatit za rezervaci nebo vstupenky hned online, ještě před poskytnutím služby – rychleji, pohodlněji a s jistotou, že rezervace bude uhrazená a tedy využitá.

Systém reenio umožňuje vyžadovat platbu předem jako součást rezervačního procesu, takže zákazník má platnou rezervaci až po zaplacení. Sami si nastavíte, zda je online platba povinná, nebo zda necháte na rozhodnutí zákazníka zaplatit až na místě. Při povinné platbě je možné určit lhůtu, do kdy musí být nová rezervace uhrazena, jinak je automaticky stornována a místo je uvolněno pro dalšího zákazníka.

V rámci online plateb je možné si vybrat z několika podporovaných platebních bran. Rezervační systém pak zajistí technické propojení a komunikaci s vybranou platební bránou, ale veškeré obchodní a formální záležitosti řešíte přímo s poskytovatelem platební brány - přijaté peníze máte přímo pod svou kontrolou a na svém vlastním obchodním účtu.

• GoPay

  Online platební brána nabízející širokou paletu platebních metod od platby kartou, až po rychlé bankovní převody, Apple Pay či Google Pay.

• Comgate

  Další z českých platebních bran působících i v dalších evropských zemích. Platební meotdy jsou různé a pokrývají běžné potřeby.

• Stripe

  Globální platební brána, která je stále populárnější. Nabízí rychlou integraci a schválení, takže platby je možné začít přijímat během pár minut.

• Platba převodem

  Speciální typ platební metody, kdy rezervační systém sám umí generovat QR kód pro platbu a následně automatizovaně ověřovat a párovat přijaté platby.

Po úspěšné platbě systém automaticky označí rezervaci jako uhrazenou a zákazníkovi vygeneruje a odešle doklad o platbě. Systém reenio nabízí širokou množinu možností a funkcí, jak s platbami pracovat, včetně exportů, refudnací apod. Je ale třeba brát v úvahu, že reenio samo o sobě není účetním systémem.

Pokud nabízíte služby v režimu pravidelných časových intervalů (60 minut, 90 minut atd.) pak toto je ideální typ termínu, který nabídne jednoduchou a přehlednou rezervaci.

Typ termínu Interval umožňuje definovat časový rozsah v rámci jednoho dne a ten rozdělit na menší pravidelné úseky. Zákazník si na rezervační stránce volí tyto konkrétní časové úseky, které na sebe mohou i navazovat a tím si prodlouží svou rezervaci podle definovaných pravidel.

Tento typ termínu se typicky hodí pro sportoviště a sportovní areály, poradenské a konzultační služby, wellness nebo saunu.

Nabídněte věrným zákazníkům výhodnější a pohodlnější způsob platby za opakované návštěvy – permanentku na určitý počet vstupů či v určité hodnotě nebo dobíjecí zákaznický kredit.

Systém reenio nabízí několik způsobů, jak zákazníkům umožnit platit za rezervace na základě dříve předplacené hodnoty místo jednotlivých přímých plateb.

Permanentky fungují jako speciální typ poukazu s nastaveným počtem vstupů nebo s postupně čerpanou částkou (kreditová permanentka). Aplikace kódu permanentky pak odpovídajícím způsobem upraví cenu rezervace, a to odečtením definované částky nebo slevou klidně 100%. Tyto kódy nemusí být vázané na konkrétní registrovaný účet zákazníka, takže se dají snadno a flexibilně používat. Lze je také omezit na konkrétní termíny, takže jasně určíte, na které nabízené aktivity permanentku použít lze, a na které nikoliv.

Zákaznický kredit naproti tomu funguje jako virtuální peněženka napojená na registrovaný a přihlášený zákaznický účet. Zákazník si kredit může sám dobít online přes platební bránu (i s případným bonusem), nebo mu jej dobijete ručně v administraci, například při platbě na recepci v hotovosti. Kreditová peněženka může mít z principu také nastavenu expiraci.

Obě řešení lze efektivně využívat ve spojení s online platbami, kdy celý proces pořízení permanentky či kreditů může být plně automatizovaný. Možností jsou široké a je vždy na konkrétním nastavení a promyšlení fungování, jak a podle jakých pravidel budou tyto prozákaznické nástroje fungovat v konkrétním typu podnikání.

Rezervační systém umí automaticky informovat zákazníky, ale i správce a zaměstnance, o dění kolem rezervací – odeslání systémových upozornění můžete nastavit dle svých potřeb a způsobu fungování.

Systémová upozornění jsou automatické e-maily a SMS zprávy, které systém odesílá jménem vaší rezervační stránky bez jakéhokoli dalšího zásahu z vaší strany. Patří sem potvrzení úspěšné rezervace, potvrzení zrušení, potvrzení platby, schválení rezervace, PDF s rezervačními kódy, upozornění na blížící se termín konání a další.

V nastavení si u jednotlivých typů událostí určíte, jakým kanálem se mají posílat – e-mailem, SMS, nebo obojím – a případně i s jakým předstihem. Například upozornění na blížící se konání může odejít 24 hodin a zároveň 3 hodiny předem. Odeslání samozřejmě předpokládá, že máte k dispozici odpovídající kontaktní údaje zákazníka.

• Pro zákazníky

  Veškerá komunikace a informace směrem od systému k zákazníkovi, vč. připomenutí, aby rezervace zbytečně nepropadla.

• Pro správce

  Pro zajištění základního přehledu o dění v systému bez potřeby jeho neustálé kontroly a přihlašování se do administrace.

• Pro zaměstnance

  Ideální, pokud je potřeba upozornit konkrétního zaměstnance, že na jeho služby vznikla rezervace a musí s tím počítat.

Na rozdíl od vlastních zpráv jde v tomto případě o zprávy s pevně daným obsahem zohledňujícím informace o rezervaci – jejich obsah či podobu nelze volně upravovat, pouze nastavit, kdy a komu se mají posílat.

Propojte rezervační systém s dalšími aplikacemi, chytrými zařízeními nebo automatizačními procesy podle vlastních potřeb, a to pomocí API (Application Programming Interface).

Možnost využívat API rozhraní přináší zcela nový pohled na to, jak je možné pracovat s daty, které spravuje a poskytuje rezervační systém. Díky dotazům pomocí technologie HTTP je možné získávat konkrétní data o rezervacích, přehledy zákazníků, účetní dokumenty, číselníky apod.

Dalším důležitým prvkem jsou v tomto ohledu také tzv. Webhooky. Jedná se o notifikace, které umí na základě vzniklé události upozornit jakýkoliv externí systém, že vznikla nová rezervace, že byla přijatá platba apod. Kombinací notifikace pomocí Webhooku a následného získání dat pomocí API tak může vzniknout komplexní implemnetace vlatsní logiky zpracování dat.

Potřebujete-li tedy vytvářet vlastní statistické přehledy, ovládat osvětlení v hale ve vazbě na probíhající rezervace, zapnout ohřev sauny, komunikovat s chytrým zámkem atd., pak využití API, které rezervační systém nabízí je nezbytnost. Typickým využitím je také přímé napojení na automatizační služby jako Make nebo Home Assistant. Jaká data a metody API poskytuje (z větší části se jedná o přístup k datům), je detailně popsáno v dokumentaci.

Automatizujte komunikaci se zákazníky přesně podle svých potřeb – od upomínek přes dotazníky spokojenosti až po marketingové nabídky, a to formou e-mailů či SMS zpráv. Možnosti vlastních zpráv jsou ale daleko širší. Pomocí vlastních zpráv je možné notifikovat externí systém či zařízení nebo informovat správce či zaměstnance.

Vlastní zprávy umožňují nastavit odesílání zpráv navázaných na konkrétní událost v rezervačním procesu a odpovídající okamžik v čase. Událost může být automatická (vytvoření rezervace, konec konání rezervace apod.) nebo navázaná na ruční změnu stavu rezervace v administraci či mobilní aplikaci.

• E-mail

  Základní typ vlastní zprávy, kdy se odesílá textová e-mailová zpráva a vlastním obsahem.

• SMS

  Populární typ zprávy, která je sice omezena svou velikostí a formátem, ale zase má větší jistotu doručení.

• Webhook

  Technické řešení pro notifikaci externího systému o tom, že nastala nějaká událost. Typicky pro různé automatizace.

• Mobilní aplikace

  Rychlá možnost zaslání upozornění přímo do konkrétní mobilní aplikace reenio.

• Smartemailing

  Pokud nestačí jednoduchý textový obsah e-mailové zprávy, je možné využít šablony a odesílání pomocí nástroje Smartemailing.

Na rozdíl od systémových notifikací, které obsahují pevně danou strukturu a obsah, u vlastních zpráv si sami určujete obsah a účel použití – typicky jde o poděkování či prosbu o zpětnou vazbu po skončení termínu, upomínku před blížícím se termínem, marketingovou nabídku, instrukce k rezervaci, přání k narozeninám či svátku (i s dárkovým poukazem) nebo připomenutí se zákazníkovi, který se dlouho nerezervoval.

Obsah vlastních zpráv můž eobsahovat také tzv. zástupné proměnné, které jsou při samotném odeslání zprávy nahrazeny odpovídající hodnotou, např. jménem zákazníka, časem začátku rezervace. Vlastní zprávy se k termínům přiřazují přes skupiny zpráv, takže není nutné nastavovat pravidla pro každý termín zvlášť a zároveň je zachována flexibilita pro různé sitace a potřeby.

Specialitou něktrých typů zpráv a konkrétních událostí je možnost doplnit vlastní zprávu o dynamické prvky - dotazník spokojenosti nebo vygenerovaný kód poukazu. Zde je jen na vás, jak tyto možnosti zaintegrujete do svých marketingových aktivit a činností.

Veďte si přehlednou databázi zákazníků s historií rezervací, a celou řadou navazujících nástrojů. Systém reenio automaticky vytváří databázi zákazníků na základě provedených rezervací nebo přímo registrací. Registrovaný zákazník získává možnost přihlášení a správy svých rezervací přímo v prostředí rezervační stránky. Pokud je využíván zákaznický kredit, pak v rámci svého účtu vidí zůstatek a může so jej online dobíjet.

Rezervaci lze podle nastavení umožnit i bez registrace, jen zadáním e-mailu či telefonního čísla, což je vhodné především tam, kde se nepředpokládá pravidelné a časté využívání rezervačního systému jedním konkrétním zákazníkem.

Kvalitně vedená a rozsáhlá databáze zákazníků je důležitým marketingovým nástrojem. Systém nabízí možnost hromadné rozesílky e-mailových nebo SMS zpráv, což je vhodné pro oslovení zákazníků s novou nabídkou, slevovou akcí, ale i provozními informacemi či v rámci krizového managementu.

Součastí databáze zákazníků jsou samozřejmě osobní údaje, což dnes vyžaduje určitý režim práce s nimi a také jejich ochrany. Rezervační systém umožňuje nastavit automatické mazání osobních údajů po uplynutí zvolené doby a eviduje i žádosti zákazníků o výmaz údajů. Toto tak usnadňuje plnění požadavků GDPR ve vazbě na pravidla definovaná v rámci konkrétního podnikání.

Pokud potřebujete zákaznickou databázi importovat z jiného systému nebo ručně spravované tabulky, není to žádný probém – existující seznam zákazníků lze do systému reenio snadno a chytře naimportovat.

Zjistěte o zákaznících vše potřebné už při rezervaci – rozšiřte standardní formulář o vlastní pole a přizpůsobte formulář konkrétnímu termínu i typu služby.

Vlastní rezervační formuláře umožňují doplnit standardní rezervační formulář (jméno, e-mail, telefon) o libovolná další pole podle potřeb vašeho podnikání – od zaškrtávacích políček přes výběr z možností, zadávání textu až po nahrání souboru (např. fotka zákazníka nebo scan potvrzení). Možné je i zadávání specializovaných údajů, kdy se systém postará o kontrolu jejich správného formátu.

Jednotlivá vlastní pole je možné vyžadovat jako povinná nebo je zobrazovat až na základě rezervované kapacity či dříve vybrané hodnoty. Speciální skupinu pak tvoří formulářová pole, která ovlivňují cenu rezervace - typicky je tak snadné řešit např. příplatek za zapůjčení vybavení, slevu pro členy nebo úpravu ceny při nadstandardnímu rozsahu poskytnuté služby.

Formulář lze přiřadit jednotlivému termínu, nebo nastavit globálně tak, aby platil automaticky pro všechny termíny na rezervační stránce. Práce s vlastními formuláři je tedy velmi jednoduchá a zároveň nabízí velmi široké možnosti využití.

Data zadaná v rámci vlastního rezervačního formuláře se ukládají jako součást konkrétní rezervace a lze je také zahrnout do exportu do Excelu a dále s nimi dle potřeby pracovat.