rezervační systém pro terapeuty

Nenechte zákazníky vytvářet rezervace online, ale rozhodněte sami, kterou rezervaci schválíte – to je užitečné všude tam, kde je potřeba žádost o rezervaci nejdřív posoudit, než zákazníkovi termín skutečně přiřadíte.

Funkce schvalování rezervací mění standardní proces tak, že rezervace vytvořená zákazníkem nevznikne rovnou jako schválená, ale nejprve čeká na vaše schválení v administraci. Zákazník po vytvoření rezervace dostane informaci, že jeho rezervace čeká na schválení, a definitivní potvrzení (případně i výzvu k online platbě) obdrží až ve chvíli, kdy rezervaci sami schválíte, nebo naopak zamítnete.

Toto se hodí všude tam, kde chcete mít nad obsazením termínů plnou kontrolu – například u individuálních konzultací, kde si potřebujete nejdřív ověřit vhodnost termínu, u služeb vyžadujících zařízení návazných potřeb, nebo tam, kde chcete zamezit náhodným či nevhodným rezervacím.

Nabídněte zákazníkům rezervaci na pevně daný časový úsek s omezenou kapacitou – ideální tam, kde je potřeba, aby se jedné akce mohlo zúčastnit více lidí, ale zároveň ne více než kolik dokážete obsloužit.

Termínu typu Celý jeden termín si zákazník vždy rezervuje celý stanovený termín, tedy pevný časový úsek od – do, bez možnosti volby vlastního času. Typicky jde o termín s vyšší kapacitou, který se koná v pevně daný čas - hodí se pro sportovní akce a lekce, semináře, přednášky, koncerty, vernisáže, jednorázové kurzy, workshopy nebo prohlídky.

U tohoto typu lze zapnout i funkci tzv. náhradníků, kdy zákazník i po vyčerpání dostupné kapacity může projevit zájem o rezervaci. Termín podporuje také vytváření opakovaných rezervací a také podporuje on-line události.

Veďte si přehlednou databázi zákazníků s historií rezervací, a celou řadou navazujících nástrojů. Systém reenio automaticky vytváří databázi zákazníků na základě provedených rezervací nebo přímo registrací. Registrovaný zákazník získává možnost přihlášení a správy svých rezervací přímo v prostředí rezervační stránky. Pokud je využíván zákaznický kredit, pak v rámci svého účtu vidí zůstatek a může so jej online dobíjet.

Rezervaci lze podle nastavení umožnit i bez registrace, jen zadáním e-mailu či telefonního čísla, což je vhodné především tam, kde se nepředpokládá pravidelné a časté využívání rezervačního systému jedním konkrétním zákazníkem.

Kvalitně vedená a rozsáhlá databáze zákazníků je důležitým marketingovým nástrojem. Systém nabízí možnost hromadné rozesílky e-mailových nebo SMS zpráv, což je vhodné pro oslovení zákazníků s novou nabídkou, slevovou akcí, ale i provozními informacemi či v rámci krizového managementu.

Součastí databáze zákazníků jsou samozřejmě osobní údaje, což dnes vyžaduje určitý režim práce s nimi a také jejich ochrany. Rezervační systém umožňuje nastavit automatické mazání osobních údajů po uplynutí zvolené doby a eviduje i žádosti zákazníků o výmaz údajů. Toto tak usnadňuje plnění požadavků GDPR ve vazbě na pravidla definovaná v rámci konkrétního podnikání.

Pokud potřebujete zákaznickou databázi importovat z jiného systému nebo ručně spravované tabulky, není to žádný probém – existující seznam zákazníků lze do systému reenio snadno a chytře naimportovat.

Zjistěte o zákaznících vše potřebné už při rezervaci – rozšiřte standardní formulář o vlastní pole a přizpůsobte formulář konkrétnímu termínu i typu služby.

Vlastní rezervační formuláře umožňují doplnit standardní rezervační formulář (jméno, e-mail, telefon) o libovolná další pole podle potřeb vašeho podnikání – od zaškrtávacích políček přes výběr z možností, zadávání textu až po nahrání souboru (např. fotka zákazníka nebo scan potvrzení). Možné je i zadávání specializovaných údajů, kdy se systém postará o kontrolu jejich správného formátu.

Jednotlivá vlastní pole je možné vyžadovat jako povinná nebo je zobrazovat až na základě rezervované kapacity či dříve vybrané hodnoty. Speciální skupinu pak tvoří formulářová pole, která ovlivňují cenu rezervace - typicky je tak snadné řešit např. příplatek za zapůjčení vybavení, slevu pro členy nebo úpravu ceny při nadstandardnímu rozsahu poskytnuté služby.

Formulář lze přiřadit jednotlivému termínu, nebo nastavit globálně tak, aby platil automaticky pro všechny termíny na rezervační stránce. Práce s vlastními formuláři je tedy velmi jednoduchá a zároveň nabízí velmi široké možnosti využití.

Data zadaná v rámci vlastního rezervačního formuláře se ukládají jako součást konkrétní rezervace a lze je také zahrnout do exportu do Excelu a dále s nimi dle potřeby pracovat.

Získávejte od zákazníků potřebné dokumenty přímo v průběhu rezervace – souhlasy, potvrzení, fotografie nebo jiné soubory, které pak máte vždy po ruce ke konkrétní rezervaci či zákazníkovi. Podobně je možné si ukládat dokumenty i ke konkrétnímu zákazníkovi a mít tak ucelený profil a jeho historii.

Funkce úložiště umožňuje zákazníkům nahrávat a systému ukládat soubory navázané na konkrétní rezervaci nebo zákaznický profil. Typickým využitím jsou různá potvrzení, plné moci, fotografie nebo kopie dokladů potřebných k poskytnutí služby – vše, co usnadní komunikaci i samotný průběh poskytnutí služby, protože dokumenty máte k dispozici už v okamžiku rezervace.

Nahrávání souborů se do rezervačního formuláře doplňuje pomocí vlastních formulářů jako samostatná formulářová položka. Soubor lze získat i v procesu registrace zákazníka, obdobným rozšířením registračního formuláře. Další možností je správa souborů přímo v administraci, kdy je možné s nimi typicky pracovat v rámci detailu konkrétního zákazníka.

Pokud nabízíte služby v režimu pravidelných časových intervalů (60 minut, 90 minut atd.) pak toto je ideální typ termínu, který nabídne jednoduchou a přehlednou rezervaci.

Typ termínu Interval umožňuje definovat časový rozsah v rámci jednoho dne a ten rozdělit na menší pravidelné úseky. Zákazník si na rezervační stránce volí tyto konkrétní časové úseky, které na sebe mohou i navazovat a tím si prodlouží svou rezervaci podle definovaných pravidel.

Tento typ termínu se typicky hodí pro sportoviště a sportovní areály, poradenské a konzultační služby, wellness nebo saunu.

Synchronizace kalendáře umožňuje propojit systém reenio s externím kalendářem. Typické je propojení s Google Kalendářem a nastavuje se jednoduše přes přihlášení vaším Google účtem a povolením přístupu.

Vytvořené rezervace v systému reenio se objeví ve vašem kalendáři, ale naopak rezervace z vašich událostí v Google kalendáři nevznikají (rezervační proces je natolik komplexní, že událost v kalendáři nestačí). Opačným směrem, tedy z Google Kalendáře do systému reenio, lze tedy synchronizovat jen omezeně - události mohou být synchronizovány jako blokace času, takže na dané datum a čas už nepůjde vytvořit další novou rezervaci.

Nechte rezervační systém automaticky hlídat, aby se vám nikdy nepřekrývaly dvě rezervace ve stejný čas, pokud využívají stejný zdroj. Díky hlídání kolizí není problém vytvořit složitou nabídku termínů a služeb, ale zároveň zajistit efektivní řízení rezervací na stejný časový okamžik.

Zdroje (služba, zaměstnanec, místo) slouží v systému reenio nejen jako informační základ pro nabídku termínů, jejich filtrování a navigaci, ale i jako důležitý prvek automatizace celého rezervačního procesu. Díky hlídání kolizí v čase systém automaticky vyhodnotí, zda je v daném čase možné rezervaci vytvořit, nebo zda by došlo ke kolizi kvůli obsazenosti použitých zdrojů – například pokud by měla být sauna ve stejný čas obsazená jinou rezervací, ale s jinou využitou službou.

Pokud chcete rezervovat opravdu efektivně a chcete svým zákazníkům nabídnout různé možnosti, služby, ceny atd., tak hlídání kolizí je určitě funkce, kterou stojí za to správně pochopit a uchopit. Například, pokud máte pneuservis a automyčku se 3 garážemi, tak díky hlídání kolizí můžete nabídnout různé služby (termíny) napříč garážemi a pokud zi zákazník zarezervuje jednu službu v garáži 1, žádná další rezervace na stejnou dobu už pro garáž 1 nemůže vzniknout. A právě toto pohlídá rezervační systém automaticky.

Hlídání kolizí je dostupné téměř pro všechny typy termínů. Není možné jej použít pro hlídání kolizí na úrovni jednotlivých míst v mapě sedadel.

Nechte zákazníky zaplatit za rezervaci nebo vstupenky hned online, ještě před poskytnutím služby – rychleji, pohodlněji a s jistotou, že rezervace bude uhrazená a tedy využitá.

Systém reenio umožňuje vyžadovat platbu předem jako součást rezervačního procesu, takže zákazník má platnou rezervaci až po zaplacení. Sami si nastavíte, zda je online platba povinná, nebo zda necháte na rozhodnutí zákazníka zaplatit až na místě. Při povinné platbě je možné určit lhůtu, do kdy musí být nová rezervace uhrazena, jinak je automaticky stornována a místo je uvolněno pro dalšího zákazníka.

V rámci online plateb je možné si vybrat z několika podporovaných platebních bran. Rezervační systém pak zajistí technické propojení a komunikaci s vybranou platební bránou, ale veškeré obchodní a formální záležitosti řešíte přímo s poskytovatelem platební brány - přijaté peníze máte přímo pod svou kontrolou a na svém vlastním obchodním účtu.

• GoPay

  Online platební brána nabízející širokou paletu platebních metod od platby kartou, až po rychlé bankovní převody, Apple Pay či Google Pay.

• Comgate

  Další z českých platebních bran působících i v dalších evropských zemích. Platební meotdy jsou různé a pokrývají běžné potřeby.

• Stripe

  Globální platební brána, která je stále populárnější. Nabízí rychlou integraci a schválení, takže platby je možné začít přijímat během pár minut.

• Platba převodem

  Speciální typ platební metody, kdy rezervační systém sám umí generovat QR kód pro platbu a následně automatizovaně ověřovat a párovat přijaté platby.

Po úspěšné platbě systém automaticky označí rezervaci jako uhrazenou a zákazníkovi vygeneruje a odešle doklad o platbě. Systém reenio nabízí širokou množinu možností a funkcí, jak s platbami pracovat, včetně exportů, refudnací apod. Je ale třeba brát v úvahu, že reenio samo o sobě není účetním systémem.