rezervační systém pro restauraci

Nenechte zákazníky vytvářet rezervace online, ale rozhodněte sami, kterou rezervaci schválíte – to je užitečné všude tam, kde je potřeba žádost o rezervaci nejdřív posoudit, než zákazníkovi termín skutečně přiřadíte.

Funkce schvalování rezervací mění standardní proces tak, že rezervace vytvořená zákazníkem nevznikne rovnou jako schválená, ale nejprve čeká na vaše schválení v administraci. Zákazník po vytvoření rezervace dostane informaci, že jeho rezervace čeká na schválení, a definitivní potvrzení (případně i výzvu k online platbě) obdrží až ve chvíli, kdy rezervaci sami schválíte, nebo naopak zamítnete.

Toto se hodí všude tam, kde chcete mít nad obsazením termínů plnou kontrolu – například u individuálních konzultací, kde si potřebujete nejdřív ověřit vhodnost termínu, u služeb vyžadujících zařízení návazných potřeb, nebo tam, kde chcete zamezit náhodným či nevhodným rezervacím.

Pokud nabízíte služby v režimu pravidelných časových intervalů (60 minut, 90 minut atd.) pak toto je ideální typ termínu, který nabídne jednoduchou a přehlednou rezervaci.

Typ termínu Interval umožňuje definovat časový rozsah v rámci jednoho dne a ten rozdělit na menší pravidelné úseky. Zákazník si na rezervační stránce volí tyto konkrétní časové úseky, které na sebe mohou i navazovat a tím si prodlouží svou rezervaci podle definovaných pravidel.

Tento typ termínu se typicky hodí pro sportoviště a sportovní areály, poradenské a konzultační služby, wellness nebo saunu.

Propojte rezervační stránku s Google Analytics nebo Facebook Pixelem a sledujte úspěšnost kampaní, a získávejte tak důležitá data. Zároveň můžete pomocí systému komunikovat se zákazníky automatizovaně a efektivně a udržet si je, motivovat či získávat zpětnou vazbu.

Do rezervační stránky lze vložit měřicí kód Google Analytics, Facebook Pixelu nebo podobných nástrojů a sledovat tak chování návštěvníků i konverze z reklamních kampaní.

Rezervační systém reenio nabízí také celou řadu nástrojů pro udržení kontaktu se zákazníky v různých fázích životního procesu. Například, pomocí vlastních zpráv lze automaticky odeslat dotazník spokojenosti krátce po konci termínu a získat tak zpětnou vazbu, aniž byste museli zákazníky obesílat ručně. Stejným způsobem lze zákazníka, který se dlouho nerezervoval, motivovat k návratu připomínkou nebo nabídkou, případně mu popřát k narozeninám či svátku a rovnou přidat dárkový poukaz. Díky štítkům lze zákazníky navíc automaticky rozřadit podle toho, jakou službu využili, a dál s nimi cíleně pracovat v rámci vlastních marketingových aktivit.

Rezervační systém umí automaticky informovat zákazníky, ale i správce a zaměstnance, o dění kolem rezervací – odeslání systémových upozornění můžete nastavit dle svých potřeb a způsobu fungování.

Systémová upozornění jsou automatické e-maily a SMS zprávy, které systém odesílá jménem vaší rezervační stránky bez jakéhokoli dalšího zásahu z vaší strany. Patří sem potvrzení úspěšné rezervace, potvrzení zrušení, potvrzení platby, schválení rezervace, PDF s rezervačními kódy, upozornění na blížící se termín konání a další.

V nastavení si u jednotlivých typů událostí určíte, jakým kanálem se mají posílat – e-mailem, SMS, nebo obojím – a případně i s jakým předstihem. Například upozornění na blížící se konání může odejít 24 hodin a zároveň 3 hodiny předem. Odeslání samozřejmě předpokládá, že máte k dispozici odpovídající kontaktní údaje zákazníka.

• Pro zákazníky

  Veškerá komunikace a informace směrem od systému k zákazníkovi, vč. připomenutí, aby rezervace zbytečně nepropadla.

• Pro správce

  Pro zajištění základního přehledu o dění v systému bez potřeby jeho neustálé kontroly a přihlašování se do administrace.

• Pro zaměstnance

  Ideální, pokud je potřeba upozornit konkrétního zaměstnance, že na jeho služby vznikla rezervace a musí s tím počítat.

Na rozdíl od vlastních zpráv jde v tomto případě o zprávy s pevně daným obsahem zohledňujícím informace o rezervaci – jejich obsah či podobu nelze volně upravovat, pouze nastavit, kdy a komu se mají posílat.

Zjistěte o zákaznících vše potřebné už při rezervaci – rozšiřte standardní formulář o vlastní pole a přizpůsobte formulář konkrétnímu termínu i typu služby.

Vlastní rezervační formuláře umožňují doplnit standardní rezervační formulář (jméno, e-mail, telefon) o libovolná další pole podle potřeb vašeho podnikání – od zaškrtávacích políček přes výběr z možností, zadávání textu až po nahrání souboru (např. fotka zákazníka nebo scan potvrzení). Možné je i zadávání specializovaných údajů, kdy se systém postará o kontrolu jejich správného formátu.

Jednotlivá vlastní pole je možné vyžadovat jako povinná nebo je zobrazovat až na základě rezervované kapacity či dříve vybrané hodnoty. Speciální skupinu pak tvoří formulářová pole, která ovlivňují cenu rezervace - typicky je tak snadné řešit např. příplatek za zapůjčení vybavení, slevu pro členy nebo úpravu ceny při nadstandardnímu rozsahu poskytnuté služby.

Formulář lze přiřadit jednotlivému termínu, nebo nastavit globálně tak, aby platil automaticky pro všechny termíny na rezervační stránce. Práce s vlastními formuláři je tedy velmi jednoduchá a zároveň nabízí velmi široké možnosti využití.

Data zadaná v rámci vlastního rezervačního formuláře se ukládají jako součást konkrétní rezervace a lze je také zahrnout do exportu do Excelu a dále s nimi dle potřeby pracovat.

Poskytněte zákazníkům výběr konkrétního místa přímo v mapě sálu, restaurace nebo parkoviště – ať už na celý termín, nebo jen na vybraný časový úsek.

Tento typ termínu umožňuje vytvořit mapu konkrétních míst a dalších prvků, ze kterých si zákazník sám vybere, kde chce sedět, stát, zaparkovat auto apod. Rezervovat lze pak dvěma způsoby: buď na celý termín najednou (klasický prodej vstupenek na akci s konkrétním místem), nebo formou libovolného časového úseku, kdy si zákazník k místu zvolí i konkrétní čas od a do (např. rezervace místa v restauraci nebo na parkovišti). Hodí se pro koncerty, plesy, divadla, kina, restaurace, pronájem místností, sdílené kanceláře nebo parkovací místa.

Silným prvkem tohoto termínu je také cenotvorba, kdy se cena odvíjí od kategorie místa v mapě, ke které lze dále doplnit i cenové varianty nebo podmíněné ceny. Ve spojení s generováním samostatného rezervačního kódu pro každé rezervované místo, pak vznikne pro jednotlivá místa vždy samosttaná vstupenka s označením konkrétního místa v mapě, takže lze snadno odbavit jednotlivé účastníky odděleně.

Veďte si přehlednou databázi zákazníků s historií rezervací, a celou řadou navazujících nástrojů. Systém reenio automaticky vytváří databázi zákazníků na základě provedených rezervací nebo přímo registrací. Registrovaný zákazník získává možnost přihlášení a správy svých rezervací přímo v prostředí rezervační stránky. Pokud je využíván zákaznický kredit, pak v rámci svého účtu vidí zůstatek a může so jej online dobíjet.

Rezervaci lze podle nastavení umožnit i bez registrace, jen zadáním e-mailu či telefonního čísla, což je vhodné především tam, kde se nepředpokládá pravidelné a časté využívání rezervačního systému jedním konkrétním zákazníkem.

Kvalitně vedená a rozsáhlá databáze zákazníků je důležitým marketingovým nástrojem. Systém nabízí možnost hromadné rozesílky e-mailových nebo SMS zpráv, což je vhodné pro oslovení zákazníků s novou nabídkou, slevovou akcí, ale i provozními informacemi či v rámci krizového managementu.

Součastí databáze zákazníků jsou samozřejmě osobní údaje, což dnes vyžaduje určitý režim práce s nimi a také jejich ochrany. Rezervační systém umožňuje nastavit automatické mazání osobních údajů po uplynutí zvolené doby a eviduje i žádosti zákazníků o výmaz údajů. Toto tak usnadňuje plnění požadavků GDPR ve vazbě na pravidla definovaná v rámci konkrétního podnikání.

Pokud potřebujete zákaznickou databázi importovat z jiného systému nebo ručně spravované tabulky, není to žádný probém – existující seznam zákazníků lze do systému reenio snadno a chytře naimportovat.

Nechte zákazníky zaplatit za rezervaci nebo vstupenky hned online, ještě před poskytnutím služby – rychleji, pohodlněji a s jistotou, že rezervace bude uhrazená a tedy využitá.

Systém reenio umožňuje vyžadovat platbu předem jako součást rezervačního procesu, takže zákazník má platnou rezervaci až po zaplacení. Sami si nastavíte, zda je online platba povinná, nebo zda necháte na rozhodnutí zákazníka zaplatit až na místě. Při povinné platbě je možné určit lhůtu, do kdy musí být nová rezervace uhrazena, jinak je automaticky stornována a místo je uvolněno pro dalšího zákazníka.

V rámci online plateb je možné si vybrat z několika podporovaných platebních bran. Rezervační systém pak zajistí technické propojení a komunikaci s vybranou platební bránou, ale veškeré obchodní a formální záležitosti řešíte přímo s poskytovatelem platební brány - přijaté peníze máte přímo pod svou kontrolou a na svém vlastním obchodním účtu.

• GoPay

  Online platební brána nabízející širokou paletu platebních metod od platby kartou, až po rychlé bankovní převody, Apple Pay či Google Pay.

• Comgate

  Další z českých platebních bran působících i v dalších evropských zemích. Platební meotdy jsou různé a pokrývají běžné potřeby.

• Stripe

  Globální platební brána, která je stále populárnější. Nabízí rychlou integraci a schválení, takže platby je možné začít přijímat během pár minut.

• Platba převodem

  Speciální typ platební metody, kdy rezervační systém sám umí generovat QR kód pro platbu a následně automatizovaně ověřovat a párovat přijaté platby.

Po úspěšné platbě systém automaticky označí rezervaci jako uhrazenou a zákazníkovi vygeneruje a odešle doklad o platbě. Systém reenio nabízí širokou množinu možností a funkcí, jak s platbami pracovat, včetně exportů, refudnací apod. Je ale třeba brát v úvahu, že reenio samo o sobě není účetním systémem.

Mobilní aplikace reenio (Android a iOS) slouží především k jednoduchému a rychlému online odbavování jednotlivých rezervací a vstupenek přímo na místě. Mimo to obsahuje také přehledový kalendář s rezervacemi a seznamem zákazníků, takže rezervaci lze dohledat i bez znalosti konkrétního kódu.

Aplikace je tedy určena pro správce příp. další uživatele (např. brigádníci, obsluha, recepční), kteří potřebují mít přístup k datům a informacím rychle a operativně. S tímto se i počítá v tom, že pro přihlášení do aplikace nemusí mít uživatel přístup do plné administrace systému, ale pro přihlášení lze využít speciální autorizační QR kód.

Kód rezervace se primárně skenuje v podobě QR kódu pomocí fotoaparátu mobilního zařízení, ale lze jej zadat i ručně nebo dohledat. Při větším počtu návštěvníků je vhodné si pořídit mobilní zařízení s hardwarovou laserovou čtečkou kódů – čtení je výrazně rychlejší a spolehlivější. Ve spojení s režimem automatického odbavení, kdy se kód, pokud je s rezervací/vstupenkou vše v pořádku, po naskenování po chvíli sám označí jako odbavený, je to velmi rychlý pomocník.

Aplikace umí odbavit i jednotlivá místa v rámci jedné rezervace (např. konkrétní sedadla), a kromě rezervací zvládá i uplatnění poukazů či permanentek naskenováním jejich kódu.