rezervační systém pro osobního trenéra

Nabídněte věrným zákazníkům výhodnější a pohodlnější způsob platby za opakované návštěvy – permanentku na určitý počet vstupů či v určité hodnotě nebo dobíjecí zákaznický kredit.

Systém reenio nabízí několik způsobů, jak zákazníkům umožnit platit za rezervace na základě dříve předplacené hodnoty místo jednotlivých přímých plateb.

Permanentky fungují jako speciální typ poukazu s nastaveným počtem vstupů nebo s postupně čerpanou částkou (kreditová permanentka). Aplikace kódu permanentky pak odpovídajícím způsobem upraví cenu rezervace, a to odečtením definované částky nebo slevou klidně 100%. Tyto kódy nemusí být vázané na konkrétní registrovaný účet zákazníka, takže se dají snadno a flexibilně používat. Lze je také omezit na konkrétní termíny, takže jasně určíte, na které nabízené aktivity permanentku použít lze, a na které nikoliv.

Zákaznický kredit naproti tomu funguje jako virtuální peněženka napojená na registrovaný a přihlášený zákaznický účet. Zákazník si kredit může sám dobít online přes platební bránu (i s případným bonusem), nebo mu jej dobijete ručně v administraci, například při platbě na recepci v hotovosti. Kreditová peněženka může mít z principu také nastavenu expiraci.

Obě řešení lze efektivně využívat ve spojení s online platbami, kdy celý proces pořízení permanentky či kreditů může být plně automatizovaný. Možností jsou široké a je vždy na konkrétním nastavení a promyšlení fungování, jak a podle jakých pravidel budou tyto prozákaznické nástroje fungovat v konkrétním typu podnikání.

Pokud nabízíte služby v režimu pravidelných časových intervalů (60 minut, 90 minut atd.) pak toto je ideální typ termínu, který nabídne jednoduchou a přehlednou rezervaci.

Typ termínu Interval umožňuje definovat časový rozsah v rámci jednoho dne a ten rozdělit na menší pravidelné úseky. Zákazník si na rezervační stránce volí tyto konkrétní časové úseky, které na sebe mohou i navazovat a tím si prodlouží svou rezervaci podle definovaných pravidel.

Tento typ termínu se typicky hodí pro sportoviště a sportovní areály, poradenské a konzultační služby, wellness nebo saunu.

Rezervační systém umí automaticky informovat zákazníky, ale i správce a zaměstnance, o dění kolem rezervací – odeslání systémových upozornění můžete nastavit dle svých potřeb a způsobu fungování.

Systémová upozornění jsou automatické e-maily a SMS zprávy, které systém odesílá jménem vaší rezervační stránky bez jakéhokoli dalšího zásahu z vaší strany. Patří sem potvrzení úspěšné rezervace, potvrzení zrušení, potvrzení platby, schválení rezervace, PDF s rezervačními kódy, upozornění na blížící se termín konání a další.

V nastavení si u jednotlivých typů událostí určíte, jakým kanálem se mají posílat – e-mailem, SMS, nebo obojím – a případně i s jakým předstihem. Například upozornění na blížící se konání může odejít 24 hodin a zároveň 3 hodiny předem. Odeslání samozřejmě předpokládá, že máte k dispozici odpovídající kontaktní údaje zákazníka.

• Pro zákazníky

  Veškerá komunikace a informace směrem od systému k zákazníkovi, vč. připomenutí, aby rezervace zbytečně nepropadla.

• Pro správce

  Pro zajištění základního přehledu o dění v systému bez potřeby jeho neustálé kontroly a přihlašování se do administrace.

• Pro zaměstnance

  Ideální, pokud je potřeba upozornit konkrétního zaměstnance, že na jeho služby vznikla rezervace a musí s tím počítat.

Na rozdíl od vlastních zpráv jde v tomto případě o zprávy s pevně daným obsahem zohledňujícím informace o rezervaci – jejich obsah či podobu nelze volně upravovat, pouze nastavit, kdy a komu se mají posílat.

Oslovte a komunikujte se svými zákazníky v jejich jazyce, ať už rezervují z Česka, Slovenska nebo ze zahraničí – rezervační stránku i celou administraci lze provozovat ve více jazykových verzích současně. Pro administraci jsou dostupné 4 podporované jazyky, pro rezervační stránku pak 7 jazyků pro možnou lokalizaci.

Vlastní obsah, který si do systému zadáváte sami (obchodní podmínky, popisy zdrojů, názvy termínů, informace na úvodní stránce apod.), je potřeba přeložit a zajistit z vaší strany. Systém nabízí přehledný způsob, jak spravovat informace ve více jazycích.

Nechte zákazníky zaplatit za rezervaci nebo vstupenky hned online, ještě před poskytnutím služby – rychleji, pohodlněji a s jistotou, že rezervace bude uhrazená a tedy využitá.

Systém reenio umožňuje vyžadovat platbu předem jako součást rezervačního procesu, takže zákazník má platnou rezervaci až po zaplacení. Sami si nastavíte, zda je online platba povinná, nebo zda necháte na rozhodnutí zákazníka zaplatit až na místě. Při povinné platbě je možné určit lhůtu, do kdy musí být nová rezervace uhrazena, jinak je automaticky stornována a místo je uvolněno pro dalšího zákazníka.

V rámci online plateb je možné si vybrat z několika podporovaných platebních bran. Rezervační systém pak zajistí technické propojení a komunikaci s vybranou platební bránou, ale veškeré obchodní a formální záležitosti řešíte přímo s poskytovatelem platební brány - přijaté peníze máte přímo pod svou kontrolou a na svém vlastním obchodním účtu.

• GoPay

  Online platební brána nabízející širokou paletu platebních metod od platby kartou, až po rychlé bankovní převody, Apple Pay či Google Pay.

• Comgate

  Další z českých platebních bran působících i v dalších evropských zemích. Platební meotdy jsou různé a pokrývají běžné potřeby.

• Stripe

  Globální platební brána, která je stále populárnější. Nabízí rychlou integraci a schválení, takže platby je možné začít přijímat během pár minut.

• Platba převodem

  Speciální typ platební metody, kdy rezervační systém sám umí generovat QR kód pro platbu a následně automatizovaně ověřovat a párovat přijaté platby.

Po úspěšné platbě systém automaticky označí rezervaci jako uhrazenou a zákazníkovi vygeneruje a odešle doklad o platbě. Systém reenio nabízí širokou množinu možností a funkcí, jak s platbami pracovat, včetně exportů, refudnací apod. Je ale třeba brát v úvahu, že reenio samo o sobě není účetním systémem.

Nabídněte svým zákazníkům dárkové poukazy na vaše služby, a zároveň jim umožněte nákup dárkových poukazů online – zákazník svůj poukaz obratem obdrží e-mailem a může jej darovat nebo rovnou použít.

Dárkové poukazy jsou součástí širší funkcionality slevových poukazů a permanentek, kdy pro všechny tyto nástroje je obdobný způsob a možnosti použití. Poukaz vytvoříte s předem danými parametry – nastavenou dobou platnosti, výší slevy nebo hodnotou, a přiřadíte jej konkrétním termínům, na které je možné jej uplatnit (je tak možné mít zároveň různé poukazy pro různé nabídky služeb nebo termíny, které poukazy vůbec neakceptují). Zákazník pak získává kód poukazu, ať již přímo od vás nebo online nákupem.

• Jednorázově čerpatelná částka

  Klasický poukaz s pevně danou finanční hodnotou typicky pro jednorázové použití jako dárek.

• Procentuální sleva

  Slevový poukaz na poměrnou část, typicky vhodný pro rozdávání novým zákazníkům nebo jako permanentka apod.

• Postupně čerpatelná částka

  Poukaz má určitou finanční hodnotu a ta se postupně využívá - forma virtuální peněženky.

• Bez slevy

  Typ poukazu, který nijak neupravuje cenu, ale je možné pomocí něj např. omezovat rezervace jen pro omezenou skupinu zákazníků.

V případě opravdu dárkových poukazů je pak důležitá možnost tvorby vlastního vzhledu (PDF), který bude zohledňovat nejen váš grafický styl, účel použití, ale také možnost umístění vjenování apod.

Veďte si přehlednou databázi zákazníků s historií rezervací, a celou řadou navazujících nástrojů. Systém reenio automaticky vytváří databázi zákazníků na základě provedených rezervací nebo přímo registrací. Registrovaný zákazník získává možnost přihlášení a správy svých rezervací přímo v prostředí rezervační stránky. Pokud je využíván zákaznický kredit, pak v rámci svého účtu vidí zůstatek a může so jej online dobíjet.

Rezervaci lze podle nastavení umožnit i bez registrace, jen zadáním e-mailu či telefonního čísla, což je vhodné především tam, kde se nepředpokládá pravidelné a časté využívání rezervačního systému jedním konkrétním zákazníkem.

Kvalitně vedená a rozsáhlá databáze zákazníků je důležitým marketingovým nástrojem. Systém nabízí možnost hromadné rozesílky e-mailových nebo SMS zpráv, což je vhodné pro oslovení zákazníků s novou nabídkou, slevovou akcí, ale i provozními informacemi či v rámci krizového managementu.

Součastí databáze zákazníků jsou samozřejmě osobní údaje, což dnes vyžaduje určitý režim práce s nimi a také jejich ochrany. Rezervační systém umožňuje nastavit automatické mazání osobních údajů po uplynutí zvolené doby a eviduje i žádosti zákazníků o výmaz údajů. Toto tak usnadňuje plnění požadavků GDPR ve vazbě na pravidla definovaná v rámci konkrétního podnikání.

Pokud potřebujete zákaznickou databázi importovat z jiného systému nebo ručně spravované tabulky, není to žádný probém – existující seznam zákazníků lze do systému reenio snadno a chytře naimportovat.

Nabídněte zákazníkům rezervaci na pevně daný časový úsek s omezenou kapacitou – ideální tam, kde je potřeba, aby se jedné akce mohlo zúčastnit více lidí, ale zároveň ne více než kolik dokážete obsloužit.

Termínu typu Celý jeden termín si zákazník vždy rezervuje celý stanovený termín, tedy pevný časový úsek od – do, bez možnosti volby vlastního času. Typicky jde o termín s vyšší kapacitou, který se koná v pevně daný čas - hodí se pro sportovní akce a lekce, semináře, přednášky, koncerty, vernisáže, jednorázové kurzy, workshopy nebo prohlídky.

U tohoto typu lze zapnout i funkci tzv. náhradníků, kdy zákazník i po vyčerpání dostupné kapacity může projevit zájem o rezervaci. Termín podporuje také vytváření opakovaných rezervací a také podporuje on-line události.

Synchronizace kalendáře umožňuje propojit systém reenio s externím kalendářem. Typické je propojení s Google Kalendářem a nastavuje se jednoduše přes přihlášení vaším Google účtem a povolením přístupu.

Vytvořené rezervace v systému reenio se objeví ve vašem kalendáři, ale naopak rezervace z vašich událostí v Google kalendáři nevznikají (rezervační proces je natolik komplexní, že událost v kalendáři nestačí). Opačným směrem, tedy z Google Kalendáře do systému reenio, lze tedy synchronizovat jen omezeně - události mohou být synchronizovány jako blokace času, takže na dané datum a čas už nepůjde vytvořit další novou rezervaci.